Sammelabrechnung & Monatsabschluss

Eine Sammelabrechnung bündelt Belege frei – keine Reise als Klammer, kein fester Zeitraum, du packst beliebige Kostenelemente hinein wie früher in den Schuhkarton. Der Monatsabschluss geht weiter: er schließt einen Kalendermonat und erzeugt automatisch Zuschläge. Beide sind – neben der Reisekostenabrechnung – übergeordnete Abrechnungen, die einzelne Kostenelemente zusammenhalten.

ℹ Hinweis (live geprüft 2026-06-22): Das Plus-Drop-down dieser Liste bietet nur „Neue Reisekostenabrechnung” und „Neue Sammelabrechnung” – einen Eintrag „Neuer Monatsabschluss” gibt es hier nicht. Der Monatsabschluss wird vermutlich an anderer Stelle ausgelöst (zu klären, siehe TODO unten).

Drei Bündel – was wofür

Sammelabrechnung anlegen

Zwei Wege führen rein: über die Liste Reisekosten- & Monatsabrechnungen im Finanzen-Modul oder über die Zeiterfassung-Kachel Meine Reisekosten, falls der Mitarbeiter keinen Zugriff aufs Finanz-Modul hat.

1. Im Plus-Button Neues Element Neue Sammelabrechnung wählen.
2. Pflichtfelder ausfüllen: Titel*, Mitarbeiter*, Beginn*. Optional Ende und Kommentar.
3. Im Akkordeon Standardwerte für neue Kostenelemente Projekt und Kunde vorbelegen – alle neu angelegten Belege übernehmen die Werte.
4. Über Weiter öffnet sich der leere Detailmanager des Bündels.

Belege ins Bündel ziehen

Direkt aus dem Bündel. Im Detailmanager über das Plus-Icon neue Kostenelemente anlegen – Verpflegungssatz, Kostenbeleg, Fahrtkosten, Material. Projekt und Kunde sind aus den Standardwerten vorbefüllt. Noch schneller über die Schnellerfassung (Datum vorbefüllt, der Detailmanager öffnet sich gar nicht erst).

Frei schwebende Belege einsammeln. Hast du Kostenelemente, die irgendwo ohne Bündel angelegt wurden, filterst du im Detailmanager auf nicht zugeordnet. teamspace zeigt alle frei schwebenden Belege aus dem ganzen System. Über die Mehrfachauswahl markierst du sie und wählst Zuordnen – die Belege landen in diesem Bündel.

ℹ Tipp: Den obersten Eintrag anklicken, Shift halten und den untersten anklicken markiert die ganze Liste auf einmal.

Prüfen und freigeben – wie bei der Reisekostenabrechnung

Eine Sammelabrechnung läuft durch denselben Ablauf:

1. Mitarbeiter befüllt das Bündel, klickt Zur Prüfung.
2. Prüfer öffnet das Bündel; im Reiter Kosten sieht er alle Belege als Liste mit Beträgen.
3. Aktion Elemente zur Abrechnung freigeben schaltet alle Belege auf einmal Zur Abrechnung.
4. Aktion Mitarbeiterabrechnung durchführen stößt die Auszahlung über das HR-Modul an.

ℹ Reisekostenabrechnung und Sammelabrechnung erzeugen keine Zuschläge. Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge entstehen ausschließlich beim Monatsabschluss.

Monatsabschluss – der Sonderfall

Der Monatsabschluss ist nicht einfach ein dritter Bündeltyp, sondern eine eigene Mechanik mit drei zusätzlichen Effekten:

1. Monat-Schließung. Nach dem Abschluss kannst du in diesem Monat keine Anwesenheitszeiten mehr buchen oder ändern. Der Monat ist eingefroren.
2. Automatische Zuschläge. Beim Erstellen schaut teamspace die gebuchten Zeiten an: Sonntags-, Feiertags-, Nachtarbeit. Pro Regel-Treffer entsteht ein Kostenelement (Sonntagszuschlag, Nachtzuschlag) gemäß den Konfigurations-Regeln.
3. Überstunden-Auszahlung. Markiert deine Konfiguration Überstunden zur Auszahlung statt zum Abfeiern, erzeugt der Monatsabschluss zusätzlich Überstunden-Auszahlungselemente.

Anlegen.

1. Plus-Button Neues Element, im Drop-down Neuer Monatsabschluss.
2. Mitarbeiter und Monat wählen, Weiter.
3. teamspace zeigt vorab die Arbeitstage und die gefundenen Zuschlags-Zeiten (z. B. Nachtarbeit 2h, Sonntagsarbeit 5h). Du kannst hier auch noch Kostenelemente dazu packen.
4. Monatsabschluss erstellen legt die Zuschlags-Elemente an, hängt sie an die Abrechnung und schließt den Monat.

⚠ Genau ein Monatsabschluss pro Mitarbeiter und Monat. Du kannst ihn zurück in den Entwurfsmodus setzen – die erzeugten Zuschläge verschwinden dann automatisch, der Monat ist wieder offen. Reichst du ihn erneut ein, werden die Zuschläge frisch berechnet.

Voraussetzungen aus der Konfiguration. Damit Zuschläge entstehen, müssen Zuschlagsregeln, Zuschlags-Kostentypen, deren Verknüpfung und die Auszahlungssätze sauber aufgesetzt sein. Zusätzlich muss der Mitarbeiter im HR-Portal Anwesenheit als Zeiterfassungstyp nutzen und einen Auszahlungssatz hinterlegt haben. Die Pfade stehen in Kostentypen, Zuschläge & Belegvorlagen einrichten.

Mitarbeiterabrechnung – der letzte Schritt

Egal welches Bündel – am Ende läuft die Auszahlung über die Mitarbeiterabrechnung im HR-Modul. Dort siehst du pro Mitarbeiter, was an erstattbaren Beträgen offen ist, und fasst alle ausstehenden Posten in einer Abrechnung zusammen: Belege aus Reisekostenabrechnungen, aus Sammelabrechnungen, Zuschläge aus dem Monatsabschluss. Sie läuft durch Entwurf → Freigegeben → Zur Prüfung → Als gebucht markiert.

Typische Fragen & Anforderungen

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