Die meisten Dateien in teamspace sind Word- oder PDF-Dokumente – technisch erst einmal alle gleich. Über Dateiklassen gibst du ihnen eine fachliche Bedeutung: teamspace weiß dann, dass es sich z. B. um einen Arbeitsvertrag, ein NDA oder einen Vertrag zur Datenverarbeitung handelt. Das ist die Grundlage, um Dokumente zu kategorisieren, gezielt zu schützen und auf Vollständigkeit zu prüfen.
Wozu Dateiklassen?
- Kategorisieren: Dokumente eines Typs sind systemweit erkennbar und auffindbar – unabhängig vom Dateinamen.
- Schützen: An eine Dateiklasse lassen sich besondere Schutz- und Behandlungsregeln knüpfen.
- Prüfen: Du kannst auswerten, welchem Element ein Dokument einer bestimmten Klasse noch fehlt.
Notwendige Dateien: „Was fehlt noch?”
Eng mit den Dateiklassen verbunden ist das Merkmal notwendige Dateien. Damit hinterlegst du, welche Dokumente an einem Kunden, Projekt oder Vorgang vorhanden sein müssen – und teamspace zeigt dir, wo etwas fehlt.
Typisches Beispiel: Du willst wissen, zu welchem Kunden noch kein NDA oder kein Vertrag zur Datenverarbeitung vorliegt. Über die Dateiklasse erkennt teamspace die vorhandenen Dokumente und macht die Lücken sichtbar.
Zusammenspiel mit Vorlagen
Dateiklassen und Vorlagen ergänzen sich: Aus einer Vorlage mit Platzhaltern erzeugst du das fehlende Dokument (z. B. das NDA) schnell und korrekt vorausgefüllt – und mit der passenden Dateiklasse zählt es sofort als „vorhanden”.
ℹ Hinweis (Prüfen). Dateiklassen und notwendige Dateien sind im Überblicks-Video als Eigenschaft jeder Datei beschrieben. Die konkrete Einrichtung (Klassen anlegen, notwendige Dateien je Element-Typ definieren) liegt im Konfigurations-Modus und ist in dieser Fassung noch nicht gegen die Live-Oberfläche geprüft (
last_verified: null). Details folgen, sobald die UI-Pfade verifiziert sind.
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