Outlook-Add-In nutzen

Wer Kundenmails noch in Outlook bekommt und sie ins Ticketsystem überführen will, nutzt das Outlook-Add-In. Mit wenigen Klicks wandelst du eine Mail in ein Ticket um, wählst Kanal, Status und Besitzer — und arbeitest danach wie gewohnt im Ticket weiter. Folgemails landen automatisch beim richtigen Ticket, weil die Ticket-ID im Betreff steht und teamspace sie darüber zuordnet.

TODO-OPEN · TICKETS-T06 · CLAUDE

TICKETS-15 (Add-In-Dialog „Ticket erstellen” im neuen Outlook) und TICKETS-16 (Vorschaukarte mit Ticket-ID, Bearbeiter, Kanal/Status, verstrichener Zeit) sind am 2026-06-24 belegt und eingebunden. Noch offen: die manuelle Zuordnung einer Folge-Mail und der Installations-/Konfig-Pfad – das braucht weiterhin eine echte Outlook-Umgebung mit installiertem Add-In.

Neues Outlook mit ausgewählter E-Mail und geöffnetem teamspace-Add-In im Apps-Panel: Auswahl „Ticket erstellen / E-Mail zuordnen“ (Neues Ticket), Ticketkanal Support, Besitzer Benni, Ticketstatus Automatisch, ausgewählte E-Mail und Schaltfläche „Ticket erstellen“ — Outlook-Postfach mit aktivem teamspace-Add-In: Mail-Auswahl und Dialog „Ticket erstellen“ mit den Feldern Ticketkanal, Ticketstatus, Besitzer.

Wann das Add-In hilft

Das Add-In ist für den Übergangs-Fall — du benutzt teamspace als Ticketsystem, deine Kunden schreiben aber noch direkt an deine persönliche Mailadresse statt an die zentrale Support-Adresse. Statt Mails von Hand weiterzuleiten, überführst du sie über das Add-In direkt in ein Ticket. Sobald die Mail im Ticketsystem ist, läuft alles wie gewohnt:

Die Mail bekommt eine Ticket-ID.
Folgemails werden anhand der ID automatisch dem Ticket zugeordnet.
Bearbeiter, Workflow, Eskalationen, SLA-Anzeige — alles steht zur Verfügung.

Mail in Ticket umwandeln

Du markierst die Mail in Outlook, öffnest das Add-In und füllst drei Felder aus:

Ticketkanal: in welchen Kanal soll das Ticket geleitet werden (Support, Sales, Bewerbung, deine eigenen Kanäle).
Ticketstatus: mit welchem Status das Ticket starten soll — typisch Neu für neue Anliegen, In Arbeit wenn du es direkt selbst übernimmst, Erfolgreich geschlossen für Mails, die nur dokumentiert werden sollen.
Besitzer: wer ist für das Ticket zuständig — du selbst oder ein Kollege.

Mit Klick auf den Bestätigungs-Button legt teamspace das Ticket an. Die Mail wird als erster Vorgang im Verlauf eingetragen, der Kontakt anhand der Absenderadresse mit dem CRM abgeglichen. Du kannst direkt im Ticketsystem weiterarbeiten — oder erstmal in Outlook bleiben und den Status verfolgen.

Den Ticketstatus aus Outlook verfolgen

Nach der Überführung zeigt das Add-In an der Mail in Outlook eine Vorschaukarte mit den wichtigsten Werten:

Ticket-ID: die eindeutige Nummer des Tickets.
Bearbeiter: der Mitarbeiter, der aktuell als Besitzer eingetragen ist.
Kanal und Status: wo das Ticket liegt und in welcher Bearbeitungs-Phase es ist.
Verstrichene Zeit: seit dem Eingang des Tickets.

Du siehst auch den letzten Ticketvorgang — etwa „an Tom Kraus übergeben” oder „erfolgreich geschlossen” — direkt in Outlook, ohne ins Ticketsystem wechseln zu müssen.

Vorschaukarte des teamspace-Add-Ins an einer Outlook-Mail nach der Ticket-Erstellung: Betreff „CamScanner 23.06.2026 12.01.pdf“, Ticket-ID 5p-184382, Kontakt Thorsten Lenk, Bearbeiter Benni, Kanal Support, verstrichene Zeit 0h 00 und Status Neu — Vorschaukarte des Add-Ins in Outlook mit Ticket-ID, Bearbeiter, Kanal/Status und verstrichener Zeit.

Wenn dieselbe Mail noch einmal aufläuft

Antwortet der Kunde später wieder und die Ticket-ID steht im Betreff, wird die Folge-Mail automatisch dem bestehenden Ticket zugeordnet — auch wenn sie wieder in Outlook landet. Erreicht dich die Folge-Mail ohne Ticket-ID im Betreff, kannst du sie über das Add-In manuell dem bestehenden Ticket zuordnen, statt ein neues anzulegen.

Installation

Das Add-In wird einmal pro Outlook-Profil installiert. Die genauen Schritte hängen von eurer Outlook-Version und vom Mailserver ab — bei Microsoft 365 läuft die Installation über das Microsoft-Admin-Center, bei lokalen Outlook-Installationen meist über eine eigene Installations-Datei.

⚙ Voraussetzung: Damit das Add-In zur teamspace-Installation Kontakt aufnehmen kann, muss ein API-Zugang im Konfigurations-Bereich eingerichtet sein. Wenn du Unterstützung bei der Installation brauchst, melde dich beim Support.

Wenn das Add-In nicht zum Einsatz kommt

Für die meisten Teams ist die saubere Alternative, alle Kundenmails direkt an eine zentrale Adresse (etwa support@deinefirma.de) zu lenken, die an einen Mail-Account vom Typ Ticket angeschlossen ist. Dann entstehen alle Tickets automatisch, ohne dass jemand etwas in Outlook tun muss. Wann der reine Mailticket-Weg funktioniert, steht in Tickets anlegen; die Konfiguration des Mail-Accounts in Ticketsystem-Grundkonfiguration.