Prozess-Index · dritte Achse
Kundenbetreuung
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Die Kundenbetreuung in teamspace
Kunden schnell und nach Wert betreuen – nicht durch Software, sondern in Schichten: von Ziel und Kernfrage über messbare Kennzahlen bis zur Modellierung im Werkzeug. Mit Reifegrad, Bestandsaufnahme und dem empfohlenen Weg durch teamspace.
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Kennzahlen & Messdaten
Kennzahlen für die Kundenbetreuung
Die wichtigsten Service-Kennzahlen entlang der drei Haltungen SLA, Kundenwert und Überblick – was sie aussagen und ob bzw. wie teamspace sie liefert.
Die wichtigsten Stationen
Der empfohlene Weg durch den Prozess – Schritt für Schritt.
- 1
Anfrage erfassen
Tickets anlegen
Die drei Wege, auf denen ein Ticket entsteht: Mailticket, Ticket aus Anfrage und internes Ticket — plus die externen Zugänge, über die Kunden selbst Tickets erstellen.
- 2
Nach Wert priorisieren
Key Account Manager, VIPs und Servicehinweise
Wie du wichtige Kunden gezielt betreust: Key Account Manager zuweisen, VIPs markieren, Servicehinweise kontextabhängig sichtbar machen und besondere Kontakte über Organisationsgrenzen hinweg abbilden.
- 3
Bearbeiten
Mit Tickets arbeiten
Vorgänge anlegen, auf Mails antworten und nachhaken, Notizen und Lösungsansatz pflegen, Status und Besitzer wechseln, Tickets zusammenfassen und einen Vorgang in ein eigenes Ticket abspalten — alles im Detailmanager.
- 4
Zuständigkeit & Eskalation
Sichtbarkeit & Zugriff
Wer welche Tickets sieht, wer Notifications bekommt und wer zuständig ist: Ticketkanäle, die vier Rollen, Besitzer und Verantwortlicher sowie die Sichtbarkeit am einzelnen Vorgang.
- 5
Abrechnen
Servicezeiten erfassen & Tickets abrechnen
Bearbeitungszeit direkt am Ticket buchen, zur Abrechnung freigeben und mit wenigen Klicks in eine Rechnung überführen — inklusive Stundensätze, Zuschläge, Service-Intervalle und Sammelabrechnung.
- 6
Auswerten
Ticketberichte
Ticketbericht und Ticketanalyse – alle Tickets in vier Ansichten auflisten und nach Bearbeiter, Kunde oder Projekt auswerten.
Alle Artikel zum Prozess (26)
Übungen zum Prozess
Einstieg & Konzepte
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CRM – Einführung
leadWas das CRM in teamspace leistet: Organisationen, Kontakte und Vorgänge, die drei Beziehungen Interessent/Kunde/Lieferant sowie Vertriebs- und Kampagnen-Werkzeuge im Überblick.
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Ticketsystem – Einführung
leadWas das Ticketsystem in teamspace ist, wie ein Ticket aufgebaut ist und wie Kanäle, Vorgänge, Status und Rollen zusammenspielen.
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Organisation, Kontakt und Vorgang – das Datenmodell
Das Mentalmodell hinter dem CRM: Wie Organisationen, Kontakte und Vorgänge zusammenhängen, wie sich Adressen vererben und wie die Zeitleiste einer Organisation entsteht.
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Interessenten, Kunden und Lieferanten
Wie teamspace die drei Beziehungen automatisch setzt und über eine eigene ABC-Analyse pro Beziehung Top-Kunden, schwache Konten und Klumpenrisiken sichtbar macht.
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Dateiklassen und notwendige Dateien
Wie Dateiklassen Dokumente kategorisieren und schützen – und wie teamspace darüber prüft, welchem Kunden oder Projekt ein bestimmtes Dokument noch fehlt.
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Grundlagen & Bedienkonzepte
Wie das Ticket-Modul aufgebaut ist: drei Listen, der Detailmanager mit seinen Reitern, wie ein Vorgang entsteht und welche vier Rollen Notifications bekommen.
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Sichtbarkeit & Zugriff
Wer welche Tickets sieht, wer Notifications bekommt und wer zuständig ist: Ticketkanäle, die vier Rollen, Besitzer und Verantwortlicher sowie die Sichtbarkeit am einzelnen Vorgang.
How-tos
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CRM- & Vertriebsberichte
leadAnalyse der Vertriebschancen, Vertriebschancen, CRM-Analyse, Kundenanalyse und Aktivitätsanalyse – Pipeline, Kundenrentabilität und Vertriebsaktivitäten auswerten.
Module: CRM
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Kampagnen anlegen und versenden
leadEine Kampagne anlegen, Kontakte zuordnen, Mail-Vorgänge mit Testmail und Platzhaltern versenden, Serienbriefe und Adressetiketten erzeugen, Mail-Strecken automatisieren und den Status pro Kontakt verfolgen.
Module: CRM
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Key Account Manager, VIPs und Servicehinweise
leadWie du wichtige Kunden gezielt betreust: Key Account Manager zuweisen, VIPs markieren, Servicehinweise kontextabhängig sichtbar machen und besondere Kontakte über Organisationsgrenzen hinweg abbilden.
Module: CRM
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Kontakte anlegen und pflegen
leadKontakte anlegen, den Detailmanager mit Übersicht, Stammdaten und Aktivitäten nutzen, Hauptkontakt und Adressvererbung verstehen, dynamische Links und externen Zugang einrichten.
Module: CRM
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Organisationen anlegen und pflegen
leadEine Organisation anlegen, ihre Stammdaten-Bereiche pflegen, das Organigramm aufbauen und die wichtigsten Aktionen am Detailmanager nutzen.
Module: CRM
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Vorgänge und Wiedervorlagen
leadVorgänge anlegen und dokumentieren, den Datum-/Abschlussdatum-Mechanismus verstehen und die Wiedervorlagen-Liste als tägliche Telefonliste nutzen – inklusive Telefon-Integration.
Module: CRM
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Mit Tickets arbeiten
leadVorgänge anlegen, auf Mails antworten und nachhaken, Notizen und Lösungsansatz pflegen, Status und Besitzer wechseln, Tickets zusammenfassen und einen Vorgang in ein eigenes Ticket abspalten — alles im Detailmanager.
Module: Service Desk
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Servicezeiten erfassen & Tickets abrechnen
leadBearbeitungszeit direkt am Ticket buchen, zur Abrechnung freigeben und mit wenigen Klicks in eine Rechnung überführen — inklusive Stundensätze, Zuschläge, Service-Intervalle und Sammelabrechnung.
Module: Service Desk, Rechnungssoftware
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Tickets anlegen
leadDie drei Wege, auf denen ein Ticket entsteht: Mailticket, Ticket aus Anfrage und internes Ticket — plus die externen Zugänge, über die Kunden selbst Tickets erstellen.
Module: Service Desk
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Aufgaben & Elemente aus anderen Modulen auf ein Board holen
Tickets, Arbeitspakete, Kontakte und mehr per Drag & Drop oder automatisch auf ein Board übertragen und dort weiterbearbeiten.
Module: Teamwork, Service Desk, CRM, Projektmanagement
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Ticketberichte
Ticketbericht und Ticketanalyse – alle Tickets in vier Ansichten auflisten und nach Bearbeiter, Kunde oder Projekt auswerten.
Module: Service Desk
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Dateien mit Externen teilen (Freigaben)
Dateien und Verzeichnisse über öffentliche Links mit Kunden und Partnern teilen – mit QR-Code, optionalem Login-Zwang, Ablaufdatum und Upload-Recht.
Module: Teamwork
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Outlook-Add-In nutzen
Mit dem Outlook-Add-In wandelst du eine Outlook-Mail in ein Ticket um, wählst Kanal, Status und Besitzer und verfolgst den Ticketstatus direkt in Outlook.
Module: Service Desk
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Ticketlisten & Ansichten
Die drei Listen Meine Tickets, Ticketüberblick und Entwürfe, ihre Sidebar-Filter, Mehrfachauswahl und Suche — und wann du welche Liste nimmst.
Module: Service Desk
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Ticketwecker nutzen
Mit dem Ticketwecker stellst du dir eine Erinnerung an einem Ticket — es verschwindet bis zum Stichtag aus der aktiven Sicht und holt sich dann per Notification zurück.
Module: Service Desk
Einrichten & verwalten
Beteiligte Module
In diesem Prozess kommen folgende Module zum Einsatz: