CRM einrichten: Felder, Bewertungsmodelle und Vorgangstypen

Die CRM-Konfiguration steuert, wie Kunden, Interessenten und Lieferanten bewertet werden, welche Felder am Kontakt und an der Organisation zur Verfügung stehen und welche Vorgangstypen euer Team nutzt. Du erreichst sie über die Schaltfläche Systemkonfiguration (unten, neben der Anzeige Administrator Modus) → Kategorie CRM → Reiter Einstellungen. In der Konfiguration ist der Administrator-Modus ohnehin immer aktiv.

ℹ Info: Änderungen an Bewertungsmodellen wirken sofort: teamspace kalkuliert die ABC-Klassifizierung im Hintergrund neu durch. Du siehst das Ergebnis direkt in den Listen Kunden, Interessenten, Lieferanten.

Hinweis zu den Pfaden (Stand 2026-06-22, live geprüft): Die Bewertungsmodelle und Felder liegen nicht unter eigenen Menüpunkten Kundenaspekte/Vertriebsaspekte/Lieferant/CRM Vorlagen, sondern gebündelt unter Konfiguration → CRM → Einstellungen. Dort öffnest du die Klapp-Bereiche: Organisation - Kunde → Kundenaspekte (Kunden-Bewertungsmodell), Organisation - Interessent (Interessenten), Organisation - Lieferant (Lieferanten), CRM Vorgänge → Verfügbare Typen (Vorgangstypen) und Kontakte (Kontaktfelder, dynamischer Link, Sichtbarkeit der Felder). Eigene Menüpunkte sind dagegen Kontakte und CRM Aktivitäten (das sind Listen der Kontakte bzw. der CRM-Vorgänge, nicht die Feld-/Typ-Konfiguration) sowie Löschfristen. Die folgenden Abschnitte nennen die alten Kurzpfade weiterhin in Backticks; die echten Klapppfade stehen hier.

1. Bewertungsmodelle (ABC) einstellen

Jede der drei Beziehungen hat ihr eigenes Bewertungsmodell mit einer Mess-Größe und einem Zeithorizont. Das Schema ist immer 20 % A / 60 % B / 20 % C – die Logik dahinter steht in Interessenten, Kunden und Lieferanten.

• Kunden (Konfiguration → CRM → Einstellungen → Organisation - Kunde → Kundenaspekte): Bewertungsmodell wählen. Häufig steht es voreingestellt auf Projektzeiten (im Demo-Mandanten mit Zeithorizont 180 Tage); für die meisten Häuser ist Rechnungen über die letzten 365 Tage aussagekräftiger – teamspace summiert dann alle Rechnungen pro Kunde im Jahr, bildet die Reihenfolge und teilt A/B/C zu. Auch der Zeithorizont (z. B. statt 180 nun 365 Tage) ist hier einstellbar.
• Interessenten (Konfiguration → CRM → Einstellungen → Organisation - Interessent): Bewertungsmodell wählen – Umsatzpotenzial, Angebote (z. B. der letzten 60 Tage), Umsatzpotenzial und Angebote, Vertriebschancen oder Umsatzpotenzial und Vertriebschancen. Empfehlung bei genutzten Vertriebschancen: Vertriebschancen oder Umsatzpotenzial und Vertriebschancen, weil sie Zielwert und Wahrscheinlichkeit tragen und sich nicht durch konkurrierende Angebote aufblähen.
• Lieferanten (Konfiguration → CRM → Einstellungen → Organisation - Lieferant): das Bewertungsmodell läuft über Zeit, Qualität und Kosten; zusätzlich stellst du den Zeithorizont ein. Die möglichen Auswahl-Werte und ihre Gewichtung definierst du hier.

⚠ Achtung: Das Umsatzpotenzial ist ein freies, statisches Feld – wird es nicht gepflegt, bleibt ein einmal hoch angesetzter Wert dauerhaft stehen und bläht die A-Interessenten auf. Entweder ein Pflege-Intervall festlegen oder auf ein dynamisches Modell (Vertriebschancen) umstellen.

2. Freie Felder und Standardfelder

teamspace bringt eine große Zahl optionaler Felder mit, die du je nach Bedarf aktivierst:

• Standardfelder unter Konfiguration → CRM → Einstellungen → Kontakte → Sichtbarkeit der Felder (für Kontakte) bzw. den entsprechenden Organisation - …-Bereichen aktivieren – etwa Social-Media-Profile, weitere Adresstypen, Berufsbezeichnung.
• Freie Felder dort anlegen, wenn ein benötigtes Feld nicht dabei ist – getrennt nach Kontakt und Organisation, da Kontakt-Felder und Organisations-Felder unterschiedlich abgelegt werden.
• Branchen, Größenkategorien, Kundenkategorien: die Auswahl-Werte, die in Statistik und Einstufungen bzw. Kundenaspekte erscheinen, pflegst du ebenfalls hier.
• Besondere Kontakte / Rollen: die zuweisbaren Rollen (Geschäftsführer, Datenschutzbeauftragter usw.) legst du in der CRM-Konfiguration an (siehe Key Account Manager, VIPs und Servicehinweise).

3. Vorgangstypen (CRM-Vorlagen) pflegen

Im Detailmanager sieht der Anwender beim Plus-Button vier bis fünf Standard-Vorgänge direkt; alle weiteren („passive” CRM-Vorgänge) aktivierst oder deaktivierst du unter Konfiguration → CRM → Einstellungen → CRM Vorgänge → Verfügbare Typen (live z. B. Akquise, Anfrage, Nachhaken, Notiz).

• Nimmst du einen Typ aus der Liste heraus, steht er den Anwendern nicht mehr direkt zur Verfügung.
• Die Typen verteilen sich auf die drei Gruppen weiche Aktivitäten, harte Faktoren und interne Angelegenheiten (siehe Vorgänge und Wiedervorlagen).
• Hier liegen auch die Vorlagen, die in Kampagnen angeboten werden (Mail, Serienbrief, Adressetiketten, CRM-Vorgang) sowie die zugehörigen Serienbrief- und Etiketten-Layouts.

4. Servicehinweis-Sichtbarkeit

Über die Konfiguration legst du fest, wo Servicehinweise auftauchen – nur in der Organisation, im Ticketsystem, in Belegen, in Projekten. So wandert ein Hinweis wie „zahlt erst nach Mahnstufe 2” automatisch in den richtigen Kontext. Details zum Servicehinweis selbst stehen in Key Account Manager, VIPs und Servicehinweise.

5. Dynamische Links

Dynamische Links verbinden jeden Kontakt mit einem externen System (z. B. seinem SharePoint-Ordner). Konfiguriert werden sie unter Konfiguration → CRM → Einstellungen → Kontakte → Dynamischer Link: Im Feld Name setzt du den allgemeinen Teil des Links, darunter den individuellen Linkteil mit Platzhaltern aus dem [x]-Symbol (z. B. {{kontakt.nachname}} oder {{kontakt.email}}). Passe die Platzhalter an das Ziel-System an – manche erwarten eine Mail-Adresse, andere eine ID, andere den Nachnamen.

6. Telefon-Integration

Wer aus der Wiedervorlagen-Liste direkt wählen will (Telefonhörer-Symbol, Anrufversuche werden automatisch dokumentiert), richtet die Telefonie-Anbindung in der Konfiguration ein. Den genauen Pfad und die unterstützten Telefonanlagen klärst du mit dem Beratungsteam – die Wähl-Mechanik selbst beschreibt Vorgänge und Wiedervorlagen.

Typische Fragen & Anforderungen

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