Interessenten, Kunden und Lieferanten

Eine Organisation kann Interessent, Kunde oder Lieferant sein – oder zwei davon gleichzeitig. teamspace setzt die Beziehung automatisch, sobald der passende Beleg entsteht: eine Rechnung macht eine Organisation zum Kunden, eine Eingangsrechnung zum Lieferanten, ein offenes Angebot zum Interessenten. Für jede Beziehung läuft eine eigene ABC-Klassifizierung über einen rollenden Zeitraum, mit der du Top-Kunden, schwache Konten und gefährliche Konzentrationen siehst.

Warum die Unterscheidung zählt

Wer mit der Firma redet, sollte wissen, in welcher Rolle sie gerade steht. Diese Aussage ist nur im zeitlichen Zusammenhang sinnvoll – nur weil jemand vor zehn Jahren ein Angebot bekommen hat, ist er kein aktiver Interessent mehr. Zwei Effekte machen die Pflege lohnend:

• Tagesgeschäft: Beim Anruf oder einer Mail siehst du sofort, mit wem du sprichst – Kunde, Interessent, Lieferant – und welche Servicehinweise gelten. Der Kontakt bekommt die richtige Tonalität, ohne dass du erst die Kundenakte durchblätterst.
• Klumpenrisiko: Wer hat einen unverhältnismäßig großen Anteil an deinem Umsatz oder deinen Einkäufen? Die ABC-Klassifizierung zeigt, wo die Konzentration sitzt – und damit, wo eine ausfallende Beziehung weh täte.

Dazu kommt die Finanzbuchhaltung: In vielen Kontenrahmen stehen nur sechsstellige Debitoren- und Kreditoren-Nummern zur Verfügung. Wer für jede Organisation gleich eine Nummer erzeugt, riskiert irgendwann das Limit. Nummern entstehen darum erst, wenn die Beziehung wirklich gegeben ist.

Die drei Beziehungen

Die Beziehungen schließen sich nicht aus. Eine Firma, die deinen Druckerservice nutzt und gleichzeitig Toner an dich liefert, ist Kunde und Lieferant. Jede Kachel (Kunden, Interessenten, Lieferanten) ist eine Teilmenge der Organisationen.

• Interessent: Organisation mit offenem Vertriebsfall, aber noch ohne Abschluss – Quelle ist meist ein Angebot oder eine Vertriebschance. Ein grünes Häuschen an der Zeile signalisiert ein aktuell gültiges Angebot.
• Kunde: Organisation, an die du verkaufst. Steht Beziehung zur Organisation auf Automatisch, setzt teamspace die Beziehung mit der ersten Rechnung oder dem ersten Kundenprojekt.
• Lieferant: Organisation, von der du beziehst – Eingangsrechnung, Bestellung oder ein Projekt mit dieser Organisation als Auftragnehmer macht sie automatisch zum Lieferanten.

ℹ Info: „Einmal Interessent – immer Interessent” ist genau das, was du nicht willst. Stellst du die Beziehung hart ein, bleibt sie lebenslang stehen. Auf Automatisch lassen ist fast immer richtig, weil teamspace die zeitlichen Abhängigkeiten selbst berücksichtigt.

Das ABC-Schema

Für jede der drei Beziehungen läuft eine eigene ABC-Klassifizierung – das Schema ist immer gleich:

• A: die besten 20 Prozent
• B: die mittleren 60 Prozent
• C: die schlechtesten 20 Prozent

Wer im Auswertungs-Zeitraum keine Bewegung hatte – keine Rechnung, kein offenes Angebot, keine Eingangsbestellung – bleibt Kunde, Interessent oder Lieferant, bekommt aber keinen Buchstaben. Er taucht in der Liste ohne ABC-Badge auf: ein klares Signal, dass hier gerade nichts passiert.

Im Listen-Tab Interessenten zeigt der Sidebar-Block ABC-Analyse die Filter Nur ABC Interessenten, Top-Interessent der letzten 60 Tage, A-Interessenten, B-Interessenten, C-Interessenten, Alle Interessenten. Bei Kunden und Lieferanten läuft dasselbe Muster – nur der Zeitraum unterscheidet sich.

Wie die Berechnung läuft

Jede Beziehung hat ihr eigenes Bewertungsmodell. teamspace nimmt eine Mess-Größe und einen rollenden Zeitraum, sortiert die Organisationen danach und teilt sie in A, B, C. Das Modell stellst du in der CRM-Konfiguration ein (siehe CRM einrichten) – hier die Logik dahinter:

• Kunden werden typisch über Rechnungen bewertet. Voreingestellt ist oft Projektzeiten; in vielen Häusern lohnt sich Rechnungen über die letzten 365 Tage: alle Rechnungen pro Kunde im letzten Jahr summieren, Reihenfolge bilden, A/B/C zuteilen. Wer im letzten Jahr keine Rechnung bekommen hat, bleibt Kunde, aber ohne Buchstaben.
• Interessenten laufen über Umsatzpotenzial und/oder Angebote der letzten 60 Tage. Das Umsatzpotenzial ist ein freies Schätzfeld in den Stammdaten – gut für strategische Pflege, problematisch, wenn niemand es mehr aktualisiert. Wer Vertriebschancen nutzt, stellt besser auf Vertriebschancen oder kombiniert Umsatzpotenzial und Vertriebschancen.
• Lieferanten werden über Zeit, Qualität und Kosten bewertet – die drei Auswahl-Werte pflegst du pro Lieferant unter Lieferantenaspekte. Gewichtung und Zeithorizont (etwa letzte 90 Tage) sind konfigurierbar.

⚠ Achtung: Steht das Umsatzpotenzial bei vielen Interessenten dauerhaft auf einem alten Wert, blähen sich die A-Interessenten auf – zumal sich mehrere alte Angebote aufsummieren. Stell ein konsequentes Pflege-Intervall auf oder schalte das Modell auf Vertriebschancen: die laufen mit Status und Wahrscheinlichkeit von selbst.

Wenn der Pipeline-Wert kippt

Vertriebschancen tragen Zielwert und Wahrscheinlichkeit – das ist genauer als die Summe konkurrierender Angebote. Ein Beispiel:

Ingo Interessent steht als B-Interessent in deiner Liste – mit einem Angebot über 550 €, Wahrscheinlichkeit 5 %, Zielwert 11.000 €. Du legst auf der Vertriebschance einen Neuer Status an und stellst sie auf Standardangebot: die Wahrscheinlichkeit springt auf 10 %, der aktuelle Wert auf 1.100 €. Im Ranking der Interessenten rutscht Ingo hoch.

Setzt du den Status dagegen auf abgelehnt, wird der Wert null. Ingo fällt aus dem A-Block heraus – und ein anderer, der vorher B war, rückt nach oben. Das passiert, ohne dass du am Interessenten-Eintrag selbst etwas tust: die Klassifizierung rechnet neu durch. Die Pipeline-Mechanik dahinter ist ein eigenes Thema – siehe Thema: Vertriebschancen.

Wechselnde Rollen

Ist eine Organisation gleichzeitig Kunde und Lieferant, läuft sie in beiden Listen mit – in Kunden mit ihrer Kunden-ABC, in Lieferanten mit der Lieferanten-Bewertung. Beide Klassifizierungen sind unabhängig: Die eine bewertet nach Ausgangsrechnungen, die andere nach Eingangsrechnungen.

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