Der Mitarbeiterprozess wird erst dann steuerbar, wenn man ihn misst – sonst werden Engpässe und Leerläufe erst quartalsweise sichtbar. Dieser Artikel gehört zu Schicht 3 des Mitarbeiter-Lotsen – „messbare Daten” – und beschreibt die Kennzahlen, mit denen du Kapazität, Kompetenz und Motivation führst: was jede aussagt, warum sie zählt, und ehrlich: ob du sie mit teamspace erreichst und über welche Auswertung.
Voraussetzung: Jede Kennzahl setzt voraus, dass Mitarbeiter zeitnah Zeiten buchen und Skills wirklich gepflegt werden. Was nicht erfasst ist, taucht in keiner Auslastung und keiner Skill-Suche auf.
Drei Dimensionen, drei Fragen
Die Kennzahlen des Mitarbeiterprozesses ordnen sich drei Dimensionen zu – jede beantwortet eine andere Frage:
- Kapazität: Sind wir richtig ausgelastet – heute und in den nächsten Wochen?
- Kompetenz: Haben wir die Fähigkeiten, die wir brauchen?
- Produktivität & Bindung: Wie viel bringt ein Mitarbeiter – und halten wir die Guten?
Kapazität – sind wir richtig ausgelastet?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Auslastung | Fakturierbare ÷ verfügbare Stunden – der Produktivitäts-Richtwert (70–85 %). | ✅ Direkt – die Kapazitätsanalyse der Mitarbeiterberichte stellt verfügbare und geplante Kapazität gegenüber. |
| Auslastungsvorschau | Wie ausgelastet wir in den nächsten Wochen sind. | ✅ Direkt – dieselbe Kapazitätsanalyse zeigt monatliche Spalten und die freie Kapazität vorausschauend. |
| Realisierungsrate | Abrechenbare ÷ geleistete Stunden – wie viel der Arbeit sich verrechnen lässt. | ⚠️ Mit Auswertung – geleistete und abrechenbare Zeiten sind erfasst; die Quote leitest du aus der Projektzeit-/Tätigkeitsanalyse ab, eine fertige Kennzahl ist nicht garantiert. |
Kompetenz – haben wir die richtigen Skills?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Skill-Abdeckung | Welche Kompetenzen wir haben – und welche fehlen. | ⚠️ Mit Auswertung – Skills sind je Mitarbeiter mit Skala 0–9 gepflegt und über die Skill-Suche filterbar (Kompetenzen & Personalentwicklung); eine fertige „Abdeckungs-/Lücken”-Kennzahl gibt es nicht, sie entsteht über die Suche. |
Produktivität & Bindung – bringt es genug, bleiben die Guten?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Umsatz pro Mitarbeiter | Gesamtumsatz geteilt durch Mitarbeiterzahl – grobe Produktivität (100–250 k€). | ⚠️ Mit Auswertung – Umsatz (Fakturaanalyse) und der Beitrag je Mitarbeiter (Mitarbeiteranalyse) sind da; das Verhältnis bildest du selbst. |
| Fluktuation | Anteil ausgeschiedener Mitarbeiter pro Jahr. | ⚠️ Mit Auswertung – Ein- und Austrittsdaten stehen in den Stammdaten; die Rate ist daraus ableitbar, eine fertige Fluktuations-Kennzahl ist nicht garantiert. |
Kurzfazit: Was teamspace liefert – und was ihr beisteuert
- Direkt aus dem System: Auslastung und Auslastungsvorschau (
Kapazitätsanalyse). Diese Zahlen entstehen automatisch, sobald Verträge gepflegt und Zeiten gebucht sind. - Mit etwas Auswertung: Realisierungsrate, Skill-Abdeckung, Umsatz pro Mitarbeiter und Fluktuation – jeweils aus vorhandenen Daten ableitbar, aber ohne fertige Kennzahl.
- Mit Kontext von euch: die Richtwerte (Ziel-Auslastung, Soll-Skill-Profile) – teamspace liefert das „ist”, die Zielwerte bringt ihr.
Der rote Faden bleibt: Personalkennzahlen sind nur so verlässlich wie die gebuchten Zeiten und gepflegten Skills. Steigt der Reifegrad, wird aus der nachträglichen Auswertung eine vorausschauende Steuerung mit sichtbaren Skill-Lücken – siehe die Reifegrad-Einteilung im Lotsen.