Der Mitarbeiterprozess wird erst dann steuerbar, wenn man ihn misst – sonst werden Engpässe und Leerläufe erst quartalsweise sichtbar. Dieser Artikel gehört zu Schicht 3 des Mitarbeiter-Lotsen – „messbare Daten” – und beschreibt die Kennzahlen, mit denen du Kapazität, Kompetenz und Motivation führst: was jede aussagt, warum sie zählt, und ehrlich: ob du sie mit teamspace erreichst und über welche Auswertung.
Voraussetzung: Jede Kennzahl setzt voraus, dass Mitarbeiter zeitnah Zeiten buchen und Skills wirklich gepflegt werden. Was nicht erfasst ist, taucht in keiner Auslastung und keiner Skill-Suche auf.
Drei Dimensionen, drei Fragen
Die Kennzahlen des Mitarbeiterprozesses ordnen sich drei Dimensionen zu – jede beantwortet eine andere Frage:
- Kapazität: Sind wir richtig ausgelastet – heute und in den nächsten Wochen?
- Kompetenz: Haben wir die Fähigkeiten, die wir brauchen?
- Produktivität & Bindung: Wie viel bringt ein Mitarbeiter – und halten wir die Guten?
Kapazität – sind wir richtig ausgelastet?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Auslastung | Fakturierbare ÷ verfügbare Stunden – der Produktivitäts-Richtwert (70–85 %). | ✅ Direkt – die Kapazitätsanalyse der Mitarbeiterberichte stellt verfügbare und geplante Kapazität gegenüber. |
| Auslastungsvorschau | Wie ausgelastet wir in den nächsten Wochen sind. | ✅ Direkt – dieselbe Kapazitätsanalyse zeigt monatliche Spalten und die freie Kapazität vorausschauend. |
| Realisierungsrate | Abrechenbare ÷ geleistete Stunden – wie viel der Arbeit sich verrechnen lässt. | ⚠️ Mit Auswertung – geleistete und abrechenbare Zeiten sind erfasst; die Quote leitest du aus der Projektzeit-/Tätigkeitsanalyse ab, eine fertige Kennzahl ist nicht garantiert. |
Kompetenz – haben wir die richtigen Skills?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Skill-Abdeckung | Welche Kompetenzen wir haben – und welche fehlen. | ⚠️ Mit Auswertung – Skills sind je Mitarbeiter mit Skala 0–9 gepflegt und über die Skill-Suche filterbar (Kompetenzen & Personalentwicklung); eine fertige „Abdeckungs-/Lücken”-Kennzahl gibt es nicht, sie entsteht über die Suche. |
Produktivität & Bindung – bringt es genug, bleiben die Guten?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Umsatz pro Mitarbeiter | Gesamtumsatz geteilt durch Mitarbeiterzahl – grobe Produktivität (100–250 k€). | ⚠️ Mit Auswertung – Umsatz (Fakturaanalyse) und der Beitrag je Mitarbeiter (Mitarbeiteranalyse) sind da; das Verhältnis bildest du selbst. |
| Fluktuation | Anteil ausgeschiedener Mitarbeiter pro Jahr. | ⚠️ Mit Auswertung – Ein- und Austrittsdaten stehen in den Stammdaten; die Rate ist daraus ableitbar, eine fertige Fluktuations-Kennzahl ist nicht garantiert. |
Häufige Probleme
Warum stimmt meine Auslastung nicht?
Jede Kennzahl setzt voraus, dass Mitarbeiter zeitnah Zeiten buchen und Verträge gepflegt sind. Was nicht erfasst ist, taucht in keiner Auslastung auf – die Kapazitätsanalyse stellt nur die gebuchten gegen die verfügbaren Stunden.
Warum finde ich keine fertige Skill-Abdeckung? Skills sind je Mitarbeiter mit Skala 0–9 gepflegt und über die Skill-Suche filterbar (Kompetenzen & Personalentwicklung). Eine fertige „Abdeckungs-/Lücken”-Kennzahl gibt es nicht – sie entsteht über die Suche, und nur wenn die Skills wirklich gepflegt werden.
Warum gibt es keine fertige Zahl für Umsatz pro Mitarbeiter oder Fluktuation?
Umsatz (Fakturaanalyse), der Beitrag je Mitarbeiter (Mitarbeiteranalyse) sowie Ein- und Austrittsdaten (Stammdaten) sind erfasst; das Verhältnis bzw. die Rate bildest du selbst, eine fertige Kennzahl ist nicht garantiert.
Kurzfazit: Was teamspace liefert – und was ihr beisteuert
- Direkt aus dem System: Auslastung und Auslastungsvorschau (
Kapazitätsanalyse). Diese Zahlen entstehen automatisch, sobald Verträge gepflegt und Zeiten gebucht sind. - Mit etwas Auswertung: Realisierungsrate, Skill-Abdeckung, Umsatz pro Mitarbeiter und Fluktuation – jeweils aus vorhandenen Daten ableitbar, aber ohne fertige Kennzahl.
- Mit Kontext von euch: die Richtwerte (Ziel-Auslastung, Soll-Skill-Profile) – teamspace liefert das „ist”, die Zielwerte bringt ihr.
Der rote Faden bleibt: Personalkennzahlen sind nur so verlässlich wie die gebuchten Zeiten und gepflegten Skills. Steigt der Reifegrad, wird aus der nachträglichen Auswertung eine vorausschauende Steuerung mit sichtbaren Skill-Lücken – siehe die Reifegrad-Einteilung im Lotsen.