Kostensteuerung wird erst dann steuerbar, wenn man sie misst – und zwar tagesaktuell, nicht erst zum Jahresabschluss. Dieser Artikel gehört zu Schicht 3 des Kostensteuerungs-Lotsen – „messbare Daten” – und beschreibt die Kennzahlen, mit denen du Kosten und Marge führst: was jede aussagt, warum sie zählt, und ehrlich: ob du sie mit teamspace erreichst und über welche Auswertung.
Voraussetzung für fast alles: Deckungsbeitrag und Marge rechnen nur, wenn der interne Kostensatz gepflegt ist und jede Position erfasst wird. Kosten, die nicht gebucht sind, fehlen im Projekterfolg – und schönen ihn. Siehe Kostensätze einrichten.
Drei Blickrichtungen, drei Fragen
Die Kennzahlen der Kostensteuerung ordnen sich drei Blickrichtungen zu – jede beantwortet eine andere Frage:
- Marge: Verdienen wir an unseren Projekten genug?
- Plan-Ist & Frühwarnung: Laufen die Kosten im Rahmen – und sehe ich Abweichungen früh?
- Belege & Liquidität: Fließen Kosten sauber durch – und steht Geld aus?
Marge – verdienen wir genug?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Deckungsbeitrag | Erlös minus direkte Kosten je Projekt. | ✅ Direkt – teamspace berechnet den Deckungsbeitrag automatisch und immer aktuell (interner Kostensatz); Auswertung in Projektanalyse, Mitarbeiteranalyse, Kundenanalyse. |
| Durchschnittl. Projektdeckungsbeitrag | Qualitätsindikator fürs Portfolio – wie rentabel die Projekte im Schnitt sind. | ✅ Direkt – über die Finanz-/Projektanalyse je Projekt; den Portfolio-Schnitt liest du über die kumulierte Sicht. |
| Marge | Deckungsbeitrag in Prozent zum Erlös. | ✅ Direkt – ergibt sich aus dem automatisch berechneten Deckungsbeitrag im Verhältnis zum Erlös. |
Das Modell hinter dem Deckungsbeitrag erklärt Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR.
Plan-Ist & Frühwarnung – läuft es im Rahmen?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Plan-Ist-Abweichung | Geplante gegen tatsächliche Kosten, mit Ampel und Schwellwert. | ✅ Direkt – Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit (Kosten, Zeiten) plus die Ampelmethode mit grün/gelb/rot. |
| Forecast-Abweichung | Hochgerechnete Gesamtkosten gegen Plan. | ✅ Direkt – die Earned-Value-Analyse liefert Kostenabweichung und Kosteneffizienz als Prognose; siehe Methoden des Projektcontrollings. |
Belege & Liquidität – fließt es sauber?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Belege in Freigabe | Liegezeit-Monitoring – wie viele Belege auf Freigabe warten. | ⚠️ Mit Auswertung – Eingangsbelege tragen einen Status (z. B. „zu prüfen”); die Anzahl in Freigabe siehst du über den Statusfilter, die Liegezeit ist ableitbar, aber keine fertige Kennzahl. |
| Forderungsbestand | Offene Posten nach Fälligkeit – wie viel Geld aussteht. | ✅ Direkt – der Forderungsstatus und Mahnungen & Forderungsmanagement zeigen überfällige Posten nach Stufe. |
Häufige Probleme
Warum sieht mein Deckungsbeitrag zu gut aus? Deckungsbeitrag und Marge rechnen nur, wenn der interne Kostensatz gepflegt ist und jede Position erfasst wird. Kosten, die nicht gebucht sind, fehlen im Projekterfolg – und schönen ihn. Siehe Kostensätze einrichten.
Warum schlägt die Plan-Ist-Ampel nicht an? Den Soll-Ist-Vergleich rechnet teamspace in Echtzeit, die Ampelmethode mit grün/gelb/rot greift aber erst, wenn ihr die Schwellen festlegt. Ohne gesetzte Schwellen bleibt die Ampel aus.
Wie sehe ich, wie viele Belege auf Freigabe warten? Eingangsbelege tragen einen Status (z. B. „zu prüfen”); die Anzahl in Freigabe siehst du über den Statusfilter. Die Liegezeit ist daraus ableitbar, aber keine fertige Kennzahl.
Kurzfazit: Was teamspace liefert – und was ihr beisteuert
- Direkt aus dem System: Deckungsbeitrag, Marge, durchschnittlicher Projektdeckungsbeitrag, Plan-Ist-Abweichung (mit Ampel), Forecast-Abweichung und Forderungsbestand. Diese Zahlen entstehen automatisch, sobald Kostensätze gepflegt und Belege gebucht sind.
- Mit etwas Auswertung: Belege in Freigabe – die Anzahl über den Statusfilter, die Liegezeit daraus ableitbar.
- Mit Kontext von euch: die Ampelschwellen, der Plan/das Budget und jeder „soll”-Wert – teamspace liefert das „ist”, die Schwellen und Pläne bringt ihr.
Der rote Faden bleibt: Marge und Deckungsbeitrag sind nur so echt wie die zeitnah erfassten Belege und die gepflegten Kostensätze. Steigt der Reifegrad, werden aus einzelnen Zahlen ein tagesaktuelles Soll-Ist mit Frühwarnung – siehe die Reifegrad-Einteilung im Lotsen.