Kostensteuerung wird erst dann steuerbar, wenn man sie misst – und zwar tagesaktuell, nicht erst zum Jahresabschluss. Dieser Artikel gehört zu Schicht 3 des Kostensteuerungs-Lotsen – „messbare Daten” – und beschreibt die Kennzahlen, mit denen du Kosten und Marge führst: was jede aussagt, warum sie zählt, und ehrlich: ob du sie mit teamspace erreichst und über welche Auswertung.
Voraussetzung für fast alles: Deckungsbeitrag und Marge rechnen nur, wenn der interne Kostensatz gepflegt ist und jede Position erfasst wird. Kosten, die nicht gebucht sind, fehlen im Projekterfolg – und schönen ihn. Siehe Kostensätze einrichten.
Drei Blickrichtungen, drei Fragen
Die Kennzahlen der Kostensteuerung ordnen sich drei Blickrichtungen zu – jede beantwortet eine andere Frage:
- Marge: Verdienen wir an unseren Projekten genug?
- Plan-Ist & Frühwarnung: Laufen die Kosten im Rahmen – und sehe ich Abweichungen früh?
- Belege & Liquidität: Fließen Kosten sauber durch – und steht Geld aus?
Marge – verdienen wir genug?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Deckungsbeitrag | Erlös minus direkte Kosten je Projekt. | ✅ Direkt – teamspace berechnet den Deckungsbeitrag automatisch und immer aktuell (interner Kostensatz); Auswertung in Projektanalyse, Mitarbeiteranalyse, Kundenanalyse. |
| Durchschnittl. Projektdeckungsbeitrag | Qualitätsindikator fürs Portfolio – wie rentabel die Projekte im Schnitt sind. | ✅ Direkt – über die Finanz-/Projektanalyse je Projekt; den Portfolio-Schnitt liest du über die kumulierte Sicht. |
| Marge | Deckungsbeitrag in Prozent zum Erlös. | ✅ Direkt – ergibt sich aus dem automatisch berechneten Deckungsbeitrag im Verhältnis zum Erlös. |
Das Modell hinter dem Deckungsbeitrag erklärt Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR.
Plan-Ist & Frühwarnung – läuft es im Rahmen?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Plan-Ist-Abweichung | Geplante gegen tatsächliche Kosten, mit Ampel und Schwellwert. | ✅ Direkt – Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit (Kosten, Zeiten) plus die Ampelmethode mit grün/gelb/rot. |
| Forecast-Abweichung | Hochgerechnete Gesamtkosten gegen Plan. | ✅ Direkt – die Earned-Value-Analyse liefert Kostenabweichung und Kosteneffizienz als Prognose; siehe Methoden des Projektcontrollings. |
Belege & Liquidität – fließt es sauber?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Belege in Freigabe | Liegezeit-Monitoring – wie viele Belege auf Freigabe warten. | ⚠️ Mit Auswertung – Eingangsbelege tragen einen Status (z. B. „zu prüfen”); die Anzahl in Freigabe siehst du über den Statusfilter, die Liegezeit ist ableitbar, aber keine fertige Kennzahl. |
| Forderungsbestand | Offene Posten nach Fälligkeit – wie viel Geld aussteht. | ✅ Direkt – der Forderungsstatus und Mahnungen & Forderungsmanagement zeigen überfällige Posten nach Stufe. |
Kurzfazit: Was teamspace liefert – und was ihr beisteuert
- Direkt aus dem System: Deckungsbeitrag, Marge, durchschnittlicher Projektdeckungsbeitrag, Plan-Ist-Abweichung (mit Ampel), Forecast-Abweichung und Forderungsbestand. Diese Zahlen entstehen automatisch, sobald Kostensätze gepflegt und Belege gebucht sind.
- Mit etwas Auswertung: Belege in Freigabe – die Anzahl über den Statusfilter, die Liegezeit daraus ableitbar.
- Mit Kontext von euch: die Ampelschwellen, der Plan/das Budget und jeder „soll”-Wert – teamspace liefert das „ist”, die Schwellen und Pläne bringt ihr.
Der rote Faden bleibt: Marge und Deckungsbeitrag sind nur so echt wie die zeitnah erfassten Belege und die gepflegten Kostensätze. Steigt der Reifegrad, werden aus einzelnen Zahlen ein tagesaktuelles Soll-Ist mit Frühwarnung – siehe die Reifegrad-Einteilung im Lotsen.