Eine Projektabwicklung wird erst dann steuerbar, wenn man sie misst – und zwar während das Projekt läuft, nicht erst danach. Dieser Artikel gehört zu Schicht 3 des Projektabwicklungs-Lotsen – „messbare Daten” – und beschreibt die Kennzahlen, mit denen du Projekte führst: was jede aussagt, warum sie zählt, und ehrlich: ob du sie mit teamspace erreichst und über welche Auswertung.
Voraussetzung für fast alles: Marge, Deckungsbeitrag und Earned Value rechnen nur, wenn der interne Kostensatz der Mitarbeiter gepflegt ist (HR-Portal, pro Zeitraum) und Stunden zeitnah gebucht werden. Siehe Stundensätze, Gehälter und Entlohnung und Projektzeiten buchen.
Drei Leitdisziplinen, drei Fragen
Die Kennzahlen der Projektabwicklung ordnen sich drei Haltungen zu – jede beantwortet eine andere Frage:
- Marge als Leitkennzahl: Verdienen wir am Projekt – oder verbrennen wir es?
- Frühwarnung statt Nachbericht: Läuft das Projekt nach Plan – und wenn nicht, sehe ich es früh genug?
- Ressourcen vor Aufgaben: Sind die eingeplanten Mitarbeiter sinnvoll ausgelastet?
Marge – verdienen wir am Projekt?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Projektmarge / Deckungsbeitrag | Einnahmen minus Kosten des Projekts – wie rentabel es läuft. | ✅ Direkt – teamspace berechnet den Deckungsbeitrag automatisch und immer aktuell (auf Basis des internen Kostensatzes); Auswertung in Projektanalyse, Mitarbeiteranalyse, Kundenanalyse. |
| Realisierungsrate | Abrechenbare ÷ geleistete Stunden – wie viel der Arbeit sich in Umsatz verwandelt. | ⚠️ Mit Auswertung – geleistete und (über Abrechnungsarten) abrechenbare Zeiten erfasst teamspace; die Quote leitest du aus der Projektzeitanalyse ab, eine fertige „Realisierungsrate”-Spalte ist nicht garantiert. |
Die Methoden dahinter erklärt Methoden des Projektcontrollings; die Bedienung der Berichte zeigen die Projektberichte.
Frühwarnung – laufen wir nach Plan?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Earned Value | Fertigstellungswert gegen Plan- und Istkosten – Prognose, ob Zeit- und Kostenrahmen halten. | ✅ Direkt – teamspace rechnet aus Plankosten, Istkosten und Fertigstellungswert die Plan-/Kostenabweichung sowie Zeit- und Kosteneffizienz. |
| Budgetverbrauch | Verbrauchtes Budget gegen den Fortschritt – läuft das Projekt zu teuer für seinen Stand? | ✅ Direkt – Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit (Kosten, Projektzeiten) gegen den automatisch berechneten Fortschritt. |
| Terminabweichung | Verzug gegen Plan in Tagen oder Prozent. | ✅ Direkt – Soll-Ist auf Start/Ende/Dauer, dazu die Planabweichung aus Earned Value und die Trendlinie der Meilensteintrendanalyse. |
Hebel-Hinweis: Die eigentliche Frühwarnung ist keine Zahl, sondern ein Mechanismus: Über die Ampelmethode (grün/gelb/rot je Schwellwert) und automatische Warnungen (auf Wunsch per Mail) siehst du Abweichungen, ohne ständig nachzusehen. Welche Projekte gerade Warnungen auslösen, zeigt die
Projektstatus-Analyse. Eingerichtet wird das beim Projekte durchführen.
Ressourcen – sind wir sinnvoll ausgelastet?
| Kennzahl | Was sie sagt | Mit teamspace? |
|---|---|---|
| Ressourcenauslastung | Wie stark die eingeplanten Mitarbeiter ausgelastet sind – Über- und Unterlast. | ✅ Direkt – die Berichte Kapazitätsplanung, Mitarbeiterüberblick und der Reiter Kapazitätsanalyse zeigen die Auslastung; siehe Kapazitäten auswerten. |
Häufige Probleme
Warum bleibt mein Deckungsbeitrag leer oder sieht zu gut aus? Marge, Deckungsbeitrag und Earned Value rechnen nur, wenn der interne Kostensatz der Mitarbeiter gepflegt ist (HR-Portal, pro Zeitraum) und Stunden zeitnah gebucht werden. Fehlt der Kostensatz oder fehlen Stunden, rechnet teamspace mit zu niedrigen Kosten – die Marge wirkt höher, als sie ist. Siehe Stundensätze, Gehälter und Entlohnung.
Warum finde ich keine fertige „Realisierungsrate”? Geleistete und abrechenbare Stunden erfasst teamspace, eine fertige „Realisierungsrate”-Spalte ist aber nicht garantiert. Die Quote leitest du aus der Projektzeitanalyse ab (abrechenbare ÷ geleistete Stunden).
Warum schlägt keine Warnung an, wenn ein Projekt aus dem Rahmen läuft? Die Ampel- und Warnmechanik greift erst, wenn du je Kennzahl die Schwellen auf grün/gelb/rot festlegst und die Warnungen einrichtest – beim Projekte durchführen. Ohne gesetzte Schwellen bleibt die Ampel aus.
Kurzfazit: Was teamspace liefert – und was ihr beisteuert
- Direkt aus dem System: Projektmarge (Deckungsbeitrag), Earned Value, Budgetverbrauch, Terminabweichung und Ressourcenauslastung – plus die Ampel- und Warnmechanik. Diese Zahlen entstehen automatisch, sobald Plan, Stunden und Kostensätze gepflegt sind.
- Mit etwas Einrichtung: Realisierungsrate (aus der Zeitanalyse ableiten) und die Ampelschwellen, die ihr je Kennzahl auf grün/gelb/rot festlegt.
- Mit Kontext von euch: der Marge-Zielkorridor und jedes „soll” – teamspace liefert das „ist”, den Sollwert bringt ihr.
Der rote Faden bleibt: Earned Value und Marge sind nur so verlässlich wie die zeitnah gebuchten Stunden und die gepflegten Kostensätze. Steigt der Reifegrad, werden aus einzelnen Zahlen automatische Auswertungen und Frühwarnungen – siehe die Reifegrad-Einteilung im Lotsen.