DATEV-Buchungsdatenservice

Der Buchungsdatenservice überträgt Rechnungen und Reisekosten aus teamspace/projectfacts an die DATEV-Cloud. Um die Schnittstelle zu nutzen, müsst ihr die Funktion zunächst über den DATEV-Shop erwerben und freischalten.

Hinweis: Wenn ihr das System im Standardhosting oder auf einem eigenen Server betreibt, meldet euch bitte beim Support-Team. Wir kümmern uns darum, die Schnittstelle serverseitig zu aktivieren und einzurichten.

Voraussetzungen

Bevor ihr mit der Einrichtung beginnt, prüft die folgenden Punkte in teamspace bzw. projectfacts:

Gepflegter Artikelstamm und Kostentypen: Aus ihnen leiten sich die Sachkontonummern ab.
Kreditoren- und Debitorennummern: Diese müssen im Kundenstamm und in den Abteilungen vorhanden sein.
Abteilung = Mandant: Die Abteilung (zum Beispiel der Auftragnehmer einer Rechnung) bestimmt auch den DATEV-Mandanten, für den die Buchungsdaten übertragen werden.
Zulässige Rechnungsnummern: Beachtet die Hinweise von DATEV zu zulässigen Rechnungsnummern.

Aktiviert anschließend in der Konfiguration unter Finanzen > DATEV den Buchungsdatenservice und tragt eure Beraternummer sowie die Mandant-Nummer(n) ein. Pro Mandant-Nummer könnt ihr zusätzlich den Beginn des Wirtschaftsjahres (WJ) eintragen. (Die Nummern findet ihr in eurem DATEV-Zugang, auf Belegen von DATEV oder erhaltet sie von eurem Steuerberater.)

Wählt ein Startdatum aus, ab welchem Belege übertragen werden sollen. So stellt das System sicher, dass euch keine älteren Belege angeboten werden, die bereits anderweitig übertragen oder exportiert wurden.

Das Nutzerkonto für die Datenübertragung benötigt Finanzsachbearbeiterrechte sowie die Berechtigung „DATEV-Datenservice“ für die Menüpunkte, unter denen der Buchungsdatenservice zu finden ist.

Wichtig sind zwei Kacheln: „Zu exportierende Belege“ und „Buchungsstapel“. Falls diese Menüpunkte im Hauptmenü fehlen, können sie auch direkt aus einer Benutzergruppe heraus angelegt werden.

Konfiguration der Benutzergruppenrechte: Recht für den DATEV-Buchungsdatenservice vorhanden, Menüpunkte fehlen noch — Die Benutzergruppe hat zwar das Recht für den DATEV-Buchungsdatenservice, es fehlen aber noch die Menüpunkte.

Buchungsstapel

Ein Buchungsstapel enthält alle Rechnungen und Reisekosten eines bestimmten Zeitraums für einen DATEV-Mandanten. Dabei ist zu beachten, dass keine Belege aus verschiedenen Geschäftsjahren oder von verschiedenen Mandanten in einem Buchungsstapel enthalten sein dürfen.

Um einen neuen Buchungsstapel zu erstellen, stellt zuerst sicher, dass die Verbindung zu DATEV hergestellt ist. Für einen Buchungsstapel wird der Zeitraum festgelegt, der übertragen werden soll. Die Kundenstamm- und Buchungsdaten werden immer an DATEV gesendet. Belegbilder (wie PDFs oder Scans) sind jedoch optional.

Ein neuer Buchungsstapel sammelt automatisch alle relevanten Belege und Kosten des angegebenen Zeitraums. Zu Beginn befindet er sich im Entwurf.

Wenn die Verbindung zu DATEV besteht, könnt ihr im Detailmanager des Buchungsstapels die Übertragung starten. Je nach Umfang kann die Übertragung und die anschließende Verarbeitung durch DATEV eine Weile dauern. Ihr bekommt eine Menübenachrichtigung, sobald die Verarbeitung durch DATEV abgeschlossen ist.

Buchungsdaten

Die Buchungsdaten entstammen den Modulen Faktura und Kosten. Aus der Faktura sind dies die Belegtypen Rechnung, Korrekturrechnung, Storno sowie Eingangsrechnung.

Bei Kosten gibt es die Möglichkeit, dass diese für sich selbst stehen oder Teil einer Kostenabrechnung sind. Kostenabrechnungen können eine Reisekostenabrechnung oder auch eine Sammel-, Wochen- oder Monatsabrechnung sein. Kosten, die Teil einer Abrechnung sind, werden wie Rechnungspositionen behandelt: Belegbild und Belegnummer ergeben sich aus der Abrechnung.

Einrichtung Schritt für Schritt

1. Berater- und Mandantennummer eintragen

Die Mandantennummer und die Beraternummer müssen in der Konfiguration unter Finanzen → Einstellungen im Reiter DATEV eingetragen werden.

Reiter DATEV unter Finanzen → Einstellungen mit den Feldern für Mandantennummer und Beraternummer — Mandanten- und Beraternummer im Reiter „DATEV“ unter Finanzen → Einstellungen.

2. Mandantennummer der Organisation zuordnen

Die Mandantennummer muss danach in Ihrer Organisation ausgewählt werden – das ist der Auftraggeber bei Ausgangsrechnungen bzw. der Auftragnehmer bei Eingangsrechnungen.

Auswahl der Mandantennummer in der eigenen Organisation — Die Mandantennummer wird in der eigenen Organisation ausgewählt (Auftraggeber bzw. Auftragnehmer).

3. Länge der Sachkontonummer einstellen

Die Länge der Sachkontonummer muss korrekt eingestellt werden.

Einstellung der Länge der Sachkontonummer — Die Länge der Sachkontonummer korrekt einstellen.

4. Schnittstelle auf „Buchungsdatenservice“ stellen

In der Konfiguration den Button auf „Buchungsdatenservice“ stellen.

Umschalter in der Konfiguration auf „Buchungsdatenservice“ gestellt — Die Schnittstelle auf „Buchungsdatenservice“ stellen.

5. Buchungstext und Sonderregeln

Inhalt für den Buchungstext: Welche Daten sollen an DATEV übertragen werden? Euer Steuerberater entscheidet, welche Informationen benötigt werden. Meistens ist es sinnvoll, den „Positionsnamen“ zu übernehmen.

Hinweis: Der Buchungstext ist von DATEV-Seite auf 60 Zeichen limitiert.

Falls im Reiter „Globale Sonderregeln DATEV MwSt zu BU-Feldzuordnung (nicht empfohlen)“ Einträge vorhanden sind, entfernt diese bitte. Stattdessen könnt ihr im Artikel unter „Steuercodes des Finanzartikels“ Buchungsschlüssel hinterlegen, falls erwünscht.

Einstellungen für den Buchungstext und die globalen Sonderregeln zur MwSt-zu-BU-Feldzuordnung — Buchungstext („Positionsnamen“) und der Bereich „Globale Sonderregeln DATEV MwSt zu BU-Feldzuordnung (nicht empfohlen)“.

6. Kacheln und Belegbilder

Zwei Kacheln im System sind wichtig: „Zu exportierende Belege“ und „Buchungsstapel“. In den Berechtigungen muss das Feld „DATEV-Datenservice“ aktiviert werden, damit die Kacheln sichtbar sind.

Die Layouts „Eingangsrechnung“ und „Sammelabrechnung“ benötigen im Reiter „Layout“ im Feld „Referenzbeleg“ die Einstellung „Voranstellen“ oder „Anhängen“ – ihr entscheidet, was ihr bevorzugt.

Allgemein geht es darum, dass der Steuerberater die steuerlich entscheidenden Belegbilder erhält. Bei allen Belegen und Kosten, bei denen Benutzer eigene Bilder hochladen, müssen diese in das generierte PDF einbezogen werden, da immer nur das generierte PDF an DATEV übermittelt wird.

Layout-Einstellung „Referenzbeleg“ mit den Optionen „Voranstellen“ und „Anhängen“ — Im Reiter „Layout“ das Feld „Referenzbeleg“ auf „Voranstellen“ oder „Anhängen“ setzen.

7. Konten und Kostentypen konfigurieren

Konten müssen im Finanzbereich konfiguriert werden – nach Vorgabe des Steuerberaters. Die Artikel im System benötigen eine Kontenzuordnung. Es gibt zwei Möglichkeiten:

Jeder Artikel erhält eine eigene Kontenzuordnung.
Es werden im System zwei Konten unterschieden:
- Aufwandkonto für Einkaufsartikel
- Ertragskonto für Verkaufsartikel

Falls Kostenelemente bzw. Reisekosten-/Mitarbeiterabrechnungen übertragen werden sollen, müssen die Kostentypen ein Standardkonto und ein Gegenkonto haben.

Konfiguration eines Kostentyps mit Standardkonto und Gegenkonto — Kostentypen benötigen für die Übertragung von Kostenelementen ein Standard- und ein Gegenkonto.

8. Mitarbeiterabrechnungen

Bei Mitarbeiterabrechnungen ist zu beachten, dass Mitarbeiter eine Kreditorenkontonummer haben müssen. Das entsprechende Feld muss ggf. zuerst in der Konfiguration unter Benutzer & Rechte → Einstellungen aktiviert werden. Zudem muss unter Finanzen → Einstellungen im Reiter DATEV das „Exportkonto für Kostenelemente“ auf Mitarbeiter gestellt werden.

Einstellung „Exportkonto für Kostenelemente“ auf Mitarbeiter im Reiter DATEV — Für Mitarbeiterabrechnungen das „Exportkonto für Kostenelemente“ auf „Mitarbeiter“ stellen.

9. Debitoren- und Kreditorennummern

Debitoren- und Kreditorennummern müssen in den Kundenprofilen hinterlegt werden. Dabei ist der Kontenrahmen zu beachten; eine Rücksprache mit dem Steuerberater ist erforderlich. Falls keine Vorgaben bestehen:

Debitoren: 10001 bis 69999
Kreditoren: 70000 bis 99999

Hinterlegen von Debitoren- und Kreditorennummern im Kundenprofil — Debitoren- (10001–69999) und Kreditorennummern (70000–99999) im Kundenprofil hinterlegen.

10. Testlauf des Buchungsstapels

Wichtig: Die Option „Festschreiben“ im Dialog deaktivieren.
Danach kann auf der linken Seite der Testlauf gestartet werden.
Wenn alles korrekt ist, enthält die ZIP-Datei einen Ordner mit Belegbildern (PDFs) sowie zwei Excel-Tabellen mit den buchungsrelevanten Informationen.

Hinweise

Mischt in einem Buchungsstapel niemals Belege aus verschiedenen Geschäftsjahren oder von verschiedenen Mandanten.
Es wird immer nur das generierte PDF an DATEV übermittelt – manuell hochgeladene Belegbilder müssen über die Referenzbeleg-Einstellung in dieses PDF einbezogen werden.
Der Buchungstext ist auf 60 Zeichen begrenzt.
Stimmt Kontenrahmen, Buchungsschlüssel und Belegbild-Anforderungen vorab mit eurem Steuerberater ab.
Nutzt den Testlauf (Festschreiben deaktiviert), bevor ihr einen Buchungsstapel verbindlich an DATEV übertragt.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Die Schnittstelle erstmals nutzen	Den Buchungsdatenservice über den DATEV-Shop erwerben/freischalten und unter Finanzen > DATEV mit Berater- und Mandantennummer aktivieren.
Festlegen, welcher DATEV-Mandant bebucht wird	Über die Abteilung – sie bestimmt den Mandanten (Auftraggeber bei Ausgangs-, Auftragnehmer bei Eingangsrechnungen).
Die Kacheln „Zu exportierende Belege“ und „Buchungsstapel“ einblenden	In den Berechtigungen das Feld „DATEV-Datenservice“ aktivieren bzw. die Menüpunkte aus der Benutzergruppe heraus anlegen.
Mitarbeiterabrechnungen übertragen	Mitarbeitern eine Kreditorenkontonummer geben (Feld ggf. unter Benutzer & Rechte aktivieren) und das „Exportkonto für Kostenelemente“ auf Mitarbeiter stellen.
Den Buchungstext anpassen	Im Reiter DATEV den Inhalt wählen – meist den „Positionsnamen“ (max. 60 Zeichen).
Vor der Übertragung prüfen	Einen Testlauf starten („Festschreiben“ deaktivieren) – das ZIP enthält PDFs und zwei Excel-Tabellen.