teamspace bringt für das Projektmanagement eine ganze Werkzeugkiste mit. Dieser Artikel ordnet die Instrumente in vier Gruppen und zeigt, wann sich welches lohnt. Wichtig vorab: In den seltensten Fällen wird alles benutzt – das ist eine Übersicht, kein Pflichtprogramm.
Die vier Werkzeuggruppen
1. Strukturelemente – sie gliedern das Projekt:
- Hauptprojekt, Teilprojekt, Phase – dienen nur der Organisation und Strukturierung großer Vorhaben.
- Arbeitspaket – das, was am Ende erledigt und mit einem Aufwand abgeschätzt wird. An ein Arbeitspaket lässt sich nichts mehr anhängen – „das ist Ende”.
- Meilenstein – trennt Phasen und definiert Ziele (z. B. „nicht mit der Umsetzung starten, bevor die Planung fertig ist”). Strukturelemente lassen sich an Meilensteine hängen.
Strukturelemente kumulieren Plan- und Ist-Aufwand ihrer „Kinder” nach oben (Bottom-up-Planung).
2. Plan- und Steuerungselemente – damit lenkst du das Projekt: Budgets, Bearbeiter, Fortschritt, Status, Alarme.
3. Verbrauchs- und Umsetzungselemente – was tatsächlich anfällt: Zeit, Kosten, Material, Kapazitäten.
4. Hilfselemente – ergänzende Informationen direkt am Projekt: Wikiseiten, Dateien, Kalender/Termine, Tickets, offene Punkte, Angebote/Belege.
Struktur: gliedern und kombinieren
Strukturelemente legst du in der Strukturansicht an. Phasen erstellst du über die Aktion „Neue Phase” (links); Teilprojekte und Arbeitspakete über das Kontextmenü (die „Schokotafel”) des Elements, an das sie gehängt werden sollen – z. B. „Neues Teilprojekt”. teamspace hält die zuletzt bearbeitete Aktion im Fokus.
- An ein Teilprojekt lassen sich beliebig weitere Teilprojekte und Arbeitspakete hängen (verschachtelbar).
- An ein Arbeitspaket kommt nichts mehr.
- Elemente lassen sich ineinander umwandeln (Arbeitspaket ↔ Teilprojekt, Phase → Teilprojekt …). Über eine Einstellung legst du fest, ob ein Element überhaupt buchbar ist – das ändert auch sein Icon.
- Mehrere Elemente kopierst du über die drei Punkte → Mehrfachauswahl → Kopieren und wählst das Ziel (z. B. „in Phase Realisierung”).
Planen: Bruttozeit, Aufwand und Abhängigkeiten
In der Zeitplanung unterscheidet teamspace zwei Größen:
- Bruttodauer – wie lange ein Element insgesamt läuft (z. B. „Vorbereitung = 10 Tage”).
- Aufwand / Projektzeit – die tatsächlich geplante Arbeitszeit innerhalb dieser Dauer (Feld „Projektzeit”; Eingabe z. B.
8 hoder1 d).
Editierbare Felder erkennst du an den kleinen Dreiecken; ein- und ausblenden kannst du sie über das Augen-Icon, bearbeiten über das Stift-Icon. Kumulierte (vererbte) Werte erscheinen grau, direkt eingetragene schwarz.
Über Vorgänger und Nachfolger verkettest du Elemente (z. B. „Vorgänger der Realisierung ist die Vorbereitung”). Gibst du dem Hauptprojekt oder einer Phase ein Startdatum, spannt teamspace das Projekt automatisch über alle Phasen auf und ordnet die Arbeitspakete zeitlich ein.
Mitarbeiter einplanen und Rollen
Bearbeiter weist du am einfachsten in der Liste über die Spalte „Bearbeiter” / „Projektrollen” zu (Spalten ein-/ausblendbar über die aktive Ansicht). Es lassen sich mehrere Personen oder ganze Gruppen zuweisen; die Zuweisung reserviert Kapazitäten und macht die Auslastung sichtbar.
Standardmäßig gibt es zwei Rollen: Bearbeiter und Verantwortlich – „Verantwortlich” darf deutlich mehr (Mitarbeiter einteilen, Budgets ändern). Weitere Rollen (z. B. „Praktikant”) sind frei definierbar. Details in Bearbeiter zuordnen.
Steuern: Fortschritt, Status, Warnungen, Alarme
- Fortschritt – ein Wert von 0 bis 100 %.
- Status – über einen Workflow frei bestimmbar (z. B. „Planung”, „in Arbeit”, „fertig”).
- Warnungen – entstehen automatisch, wenn Plangrenzen gesprengt werden (z. B. zu viele gebuchte Stunden); sie kumulieren bis zum Hauptprojekt.
- Alarme – stellst du pro Teilprojekt selbst ein, z. B. „schick mir eine Nachricht, wenn 70 % des Budgets aufgebraucht sind”.
Gebuchte Zeiten, gespeicherte Dokumente sowie Fortschritt und Status dokumentieren das Projekt automatisch.
Faustregel: wann welches Instrument?
Fang klein an und nimm nur, was du wirklich brauchst:
- Immer: Struktur (mind. Arbeitspakete), Bearbeiter, Status, Fortschritt.
- Bei Bedarf: Meilensteine, Vorgänger/Nachfolger, Budgets und Alarme – sinnvoll, sobald Termine und Abhängigkeiten wichtig werden.
- Für Spezialfälle: detaillierte Kapazitätsplanung, Material und Kosten.
So vermeidest du den Overkill und behältst trotzdem alle Möglichkeiten in der Hinterhand.
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