Im Projektmanagement planst, steuerst und wertest du Projekte zentral an einem Ort aus: Du gliederst die Arbeit in Teilprojekte und Arbeitspakete, planst Zeit und Budget, teilst Mitarbeiter ein, erfasst Zeiten direkt am Projekt und rechnest die Leistung am Ende ab. Weil alles in teamspace zusammenhängt, sind die Daten immer im zeitlichen Kontext verfügbar – Status, Meilensteine, Fortschritt, Kosten, Dokumente und Buchungen liegen an einer Stelle.
Wie viel Projektmanagement darf es sein?
Das Modul hat über die Jahre sehr viel Funktionalität bekommen – Vorgänger, frühestes Datum, Phasenbudgets, Meilensteine, Alarme. In der Praxis nutzt aber rund 90 % der Anwender bewusst nur einen kleinen Teil davon, und das ist genau richtig so. Bevor du dich in die Tiefe stürzt, drei Leitfragen:
- „Ich möchte einen Überblick über meine offenen Aufträge haben.”
- „Ich möchte wissen, wer wann an was arbeitet.”
- „Ich möchte, dass meine Aufträge richtig abgerechnet werden.”
Reichen dir diese drei Punkte, brauchst du kein komplexes Projektmanagement, sondern die schlanke Auftragsabwicklung: Projekte werden per Knopfdruck aus Aufträgen erzeugt, bleiben überschaubar, und es geht nur um Mitarbeitereinteilung und Projektabrechnung.
Empfehlung für den Start: Nähere dich der Lösung über die einfachen Dinge und frage dich „Wie machen wir das heute?”. Wer bisher mit Excel plant, Zeiten in Listen einträgt und Rechnungen in Word schreibt, sollte nicht sofort mit komplexen PM-Methoden starten. Beginne mit der Auftragsabwicklung und nimm alle Mitarbeiter mit – der Erfolg ist schnell spürbar, und „dann kommt von ganz allein die Lust auf mehr”.
Für echte Großprojekte mit verschachtelten Teilprojekten, Meilensteinen und verstrickten Budgets ist teamspace die richtige Wahl – dann lohnt sich aber auch eine entsprechende Schulung. Für die meisten ist der volle Funktionsumfang am Anfang ein kleiner Overkill.
Die fünf Bausteine eines Projekts
Jedes Projekt setzt sich aus denselben Strukturelementen zusammen, die du frei kombinierst:
- Hauptprojekt – die oberste Klammer; jedes Projekt hat genau eins.
- Teilprojekt – zur Organisation größerer Vorhaben; beliebig tief verschachtelbar.
- Phase – gliedert das Projekt zeitlich (z. B. Vorbereitung → Realisierung → Abnahme), farblich markierbar.
- Arbeitspaket – die kleinste, nicht weiter unterteilbare Einheit; hier wird die konkrete Arbeit erledigt und Zeit gebucht.
- Meilenstein – ein Zielpunkt, der Phasen voneinander trennt (z. B. „Planung fertig, bevor die Umsetzung startet”).
Aufwand und Fortschritt werden von unten nach oben kumuliert (Bottom-up): Trägst du auf den Arbeitspaketen Werte ein, rechnet teamspace sie automatisch auf Teil- und Hauptprojekt hoch.
So findest du dich zurecht
- Erstellen: Projekte entstehen meist aus einem Auftrag, alternativ aus einer Vorlage, per Kopie oder von Hand – siehe Projekte erstellen, anpassen und verschieben.
- Planen: Struktur, Zeitplan und Abhängigkeiten legst du in der Strukturansicht an – siehe Projekte planen und strukturieren.
- Einteilen: Wer macht was? Das klärst du über Projektrollen – siehe Bearbeiter zuordnen.
- Durchführen: Status, Fortschritt und Zeiten im laufenden Betrieb – siehe Projekte durchführen.
- Ordnen & auswerten: Projekttypen, Verzeichnisse, Archiv und Kennzahlen – siehe Projekte auswerten.
Welche Werkzeuge es überhaupt gibt und wann du welches einsetzt, erklärt der Konzeptartikel Die Instrumente des Projektmanagements. Ganz neu? Dann steig mit der geführten Übung ein.
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