In dieser Übung legst du dein erstes Projekt an, planst es und startest es. Der schnellste Weg führt aus einem Auftrag (Variante A) – so entstehen die meisten Projekte. Variante B zeigt den manuellen Weg. Am besten machst du die Schritte direkt in teamspace mit.
Variante A: Projekt aus einem Auftrag erzeugen
Ausgangslage: Ein Kunde hat Leistungen beauftragt, und daraus soll ein Projekt werden.
- Projekt erzeugen. Öffne den Auftrag und wähle in der Aktionsbox die Schaltfläche zum Erstellen des Projekts. teamspace legt ein Hauptprojekt an – du passt nur den Namen an.
- Aufbau prüfen. Aus dem Auftrag werden Informationen übernommen. In der tabellarischen Ansicht stehen in den Zeilen die übernommenen Aufgaben (z. B. „Schulung”, „Beratung”). Eine reine Lizenzposition wird bewusst nicht übernommen, weil sie keine bearbeitbare Aufgabe ist.
- Budget kontrollieren. Die Spalten „Projektzeit” bzw. „verrechenbare Zeit” zeigen das Budget, das den Positionen im Auftrag zugewiesen war.
- Zeitplan und Rolle eintragen. Trage die zwei noch offenen Informationen ein – per Klick in die Felder: Spalte „Zeitplan” (von wann bis wann) und Spalte „Projektrolle” (wer die Aufgabe ausführt).
- Projekt starten. Die Spalte „Status” steht auf „In Planung”. Klicke auf „In Arbeit” – das Projekt ist gestartet und alle eingeteilten Kollegen werden über ihre Aufgaben informiert.
Das Video zu dieser Variante ist oben im Steckbrief eingebunden („Projekt aus einem Auftrag erstellen – Prozess”).
Variante B: Projekt von Hand anlegen
Wenn (noch) kein Auftrag existiert – z. B. bei einem internen Projekt:
- Projekt anlegen. Lege im Projekt-Modul ein neues Projekt an. Die wichtigsten Angaben: ein Projekttyp, ein Projektname und für welchen Kunden das Projekt läuft. Danach öffnest du das Projekt.
- Struktur anlegen. Über das orange, runde Plus erstellst du Projektphasen, Teilprojekte oder Arbeitspakete. Für den Anfang reichen Arbeitspakete – jedes gliedert sich unter dem Hauptprojekt ein. Lege so viele an, wie du zum Abarbeiten brauchst.
- Zeitlich planen. Unterscheide Zeitraum (Dauer – wie lange das Projekt läuft) und Zeitbudget (wie viel Zeit aufgewendet wird). Die Planung der Arbeitspakete wirkt sich auf die Gesamtplanung aus und ermöglicht später einen Soll-Ist-Vergleich.
- Rollen zuweisen. Weise über die Projektrolle Bearbeiter eine oder mehrere Personen zu.
- Projekt starten. Setze den Status von „In Planung” auf „In Arbeit”.
Passendes Video: Projekt erstellen – Erste Schritte in teamspace.
Geschafft – und jetzt?
Dein erstes Projekt läuft. Buche als Nächstes Zeiten darauf und beobachte, wie sich Fortschritt und Auswertung füllen. Vertiefen kannst du mit:
- Projekte erstellen, anpassen und verschieben – alle fünf Erstellwege im Detail.
- Projekte planen und strukturieren – Phasen, Meilensteine und Abhängigkeiten.
- Projekte durchführen – Status, Fortschritt und Zeitbuchung.
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