Projekte planen und strukturieren

Nachdem ein Projekt angelegt ist, gibst du ihm in der Strukturansicht seine Form: Du gliederst es in Teilprojekte, Arbeitspakete und Phasen, setzt Meilensteine, planst Aufwand und Termine und definierst Abhängigkeiten.

1. Strukturelemente anlegen

Du arbeitest im Projektstrukturplan. Neue Elemente erstellst du auf zwei Wegen:

über das orange, runde Plus bzw. die Aktion „Neue Phase” (oben/links) – das hängt das Element an das Hauptprojekt;
über das Kontextmenü (die „Schokotafel”) bzw. die „Allgemeine Aktionen”-Tafel in der jeweiligen Zeile – so hängst du gezielt an dieses Element an, z. B. „Neues Teilprojekt”.

Neue Elemente werden an die Ebene angehängt, die mit dem hellorangen Pfeil markiert ist.

Teilprojekt (Icon: grauer Ordner) – beliebig tief verschachtelbar.
Arbeitspaket (Icon: Karteikarte) – die kleinste, nicht weiter unterteilbare Einheit. Über eine Option lässt sich festlegen, dass Zeiten nur auf Arbeitspakete gebucht werden.
Phase – farblich markierbar, erscheint direkt im Zeitplan; mit Vorgängerphasen verkettbar.

Elemente lassen sich nachträglich umwandeln (Arbeitspaket ↔ Teilprojekt usw.). Mehrere Elemente kopierst du über drei Punkte → Mehrfachauswahl → Kopieren und wählst das Ziel.

Strukturansicht des Projekts „Neue Homepage — 1 Über das Plus-Symbol (oben rechts) ein Element an die hellorange markierte Zielebene anhängen.

Aktionentafel („Schokotafel — 2 Alternativ über die „Schokotafel" der Zeile gezielt an dieses Element anhängen – z. B. „Neue Phase", „Neues Teilprojekt" oder „Neues Arbeitspaket".

2. Aufwand planen (Bottom-up)

Trage den Aufwand auf den Arbeitspaketen ein – teamspace kumuliert ihn automatisch nach oben. Editierbare Felder erkennst du an den kleinen Dreiecken.

Bruttodauer – wie lange ein Element insgesamt läuft (z. B. 10 Tage).
Projektzeit – die tatsächlich geplante Arbeitszeit darin (Eingabe z. B. 8 h oder 1 d).

Vererbte (kumulierte) Werte erscheinen grau, direkt eingetragene schwarz. Für jede Eigenschaft (Budget, Zeitvorgabe) hast du in den Rahmenbedingungen drei Modi:

Keine – keine Einschränkung,
Auto – Werte der über-/untergeordneten Elemente werden kumuliert,
Manuell – du trägst einen eigenen Wert ein.

3. Abhängigkeiten: Vorgänger und Nachfolger

Zwischen Teilprojekten und Arbeitspaketen definierst du Vorgänger/Nachfolger – schon beim Anlegen oder nachträglich in den Rahmenbedingungen. In der Liste werden Abhängigkeiten mit Pfeilen dargestellt; eine Prozentangabe zeigt den durchschnittlichen Fortschritt aller Vorgänger. Die Strukturansicht ordnet die Elemente automatisch zeitlich korrekt an und markiert Planungsfehler farblich.

4. Zeitplan im Gantt-Diagramm

Die Ansicht „Zeitplan” ist ein Gantt-Diagramm; Zeiten passt du direkt an. Für Start und Ende eines Elements gibt es drei Optionen:

Datum – frühestes/spätestes Start- und Enddatum (flexibel innerhalb der Grenzen).
Meilenstein – projektspezifisch oder global.
Vorgänger/Nachfolger – der Start wird aus der Dauer des Vorgängers berechnet und passt sich bei Änderungen automatisch an.

Den ganzen Plan verschiebst du über „Management” → „Zeitraum verschieben” (Tage +/–; per Häkchen für Unterprojekte, Ressourcen und Meilensteine).

Reiter „Zeitplan“ als Gantt-Diagramm mit grünen Fortschrittsbalken je Strukturelement und Plan-/Ist-Spalten — Die Ansicht „Zeitplan“ als Gantt-Diagramm: grüne Balken je Element samt Plan-, Ist- und Offen-Zeiten (Vorgänger-/Nachfolgerpfeile erscheinen, sobald Abhängigkeiten gesetzt sind)

5. Meilensteine setzen

„Neuer Meilenstein” in der Aktionsbox (links).
Meilenstein benennen und ein Fertigstellungsdatum vergeben.
Optional ein Vorwarndatum für eine Erinnerung vorab setzen.

Über die Mehrfachauswahl-Checkboxen in der Strukturansicht weist du den Meilenstein Projekten und Aufgaben zu. Meilensteine können projektspezifisch oder global sein.

6. Mitarbeiter zuordnen

Wer welche Aufgabe übernimmt, klärst du in der Ansicht „Projektrollen”: Zelle (Rolle × Element) anklicken → Mitarbeiter über das „Hinzufügen”-Symbol wählen → Speichern. Die ausführliche Anleitung mit Rollen, Zeitbudget und Auslastung steht in Bearbeiter zuordnen.

Größere Strukturen: Excel-Export/Import

Für umfangreiche Pläne nutzt du die Aktion Export/Import (Excel): Exportiere am besten ein bestehendes Projekt, ergänze die Datei und importiere sie zurück. Der Export enthält zwei Kopfzeilen – eine lesbare und eine technische für die Zuordnung beim Import.

Vorsicht: Über den Import lassen sich große Datenmengen sehr schnell verändern. Prüfe die Datei vor dem Reimport sorgfältig.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Ein Element an eine bestimmte Stelle anhängen	Über das Kontextmenü („Schokotafel”) der jeweiligen Zeile, z. B. „Neues Teilprojekt” – das Element hängt an die mit dem hellorangen Pfeil markierte Ebene.
Eine neue Phase anlegen	Über das orange, runde Plus bzw. die Aktion „Neue Phase” (oben/links) – das hängt sie an das Hauptprojekt.
Zeiten nur auf Arbeitspakete zulassen	Über die entsprechende Option festlegen, dass Zeiten nur auf Arbeitspakete gebucht werden.
Den Aufwand planen	Bruttodauer und Projektzeit auf den Arbeitspaketen eintragen – teamspace kumuliert automatisch nach oben (vererbte Werte erscheinen grau).
Festlegen, ob ein Budget kumuliert oder fest ist	In den Rahmenbedingungen je Eigenschaft den Modus Keine, Auto (kumuliert) oder Manuell wählen.
Abhängigkeiten zwischen Elementen	Vorgänger/Nachfolger beim Anlegen oder in den Rahmenbedingungen setzen; Abhängigkeiten erscheinen in der Liste als Pfeile.
Den Zeitplan grafisch anpassen	In der Ansicht „Zeitplan” (Gantt-Diagramm) Start/Ende über Datum, Meilenstein oder Vorgänger/Nachfolger steuern.
Einen Meilenstein setzen	„Neuer Meilenstein” in der Aktionsbox → benennen, Fertigstellungsdatum und optional Vorwarndatum vergeben.
Mitarbeiter zuordnen	In der Ansicht „Projektrollen” die Zelle (Rolle × Element) anklicken → Mitarbeiter wählen → Speichern (Details in Bearbeiter zuordnen).
Eine umfangreiche Struktur auf einmal bearbeiten	Über die Aktion Export/Import (Excel): bestehendes Projekt exportieren, ergänzen und zurückimportieren.