Projekttypen und Projektverzeichnisse einrichten

Für Ordnung im Projektbestand gibt es drei Ansätze: Projekttypen, Archivieren (siehe Projekte aufräumen und archivieren) und Projektverzeichnisse. Dieser Artikel richtet Projekttypen und Verzeichnisse als Admin ein. Auf Verzeichnisse und Archiv kannst du am ehesten verzichten – Projekttypen sind fast immer hilfreich.

Projekttypen

Der Projekttyp ist bei jedem neuen Projekt ein absolutes Mussfeld – jedes Projekt muss einen Typ haben. Über Typen werden Projekte ihrer Gruppe vergleichbar (Anzahl pro Quartal/Jahr, Dauer, Einnahmen, Aufwand) und lassen sich filtern. Die einfachste Unterscheidung ist intern / extern / Tagesgeschäft; oft ergänzt man firmenintern noch „Anpassungsprojekte” und „Einführung”.

Im Projektmodul zeigt die Übersichtskachel die Typen (z. B. interne Projekte, Einführungsprojekte, Beratungsprojekte); ein Klick filtert. Das obere Suchfeld kombinierst du frei mit dem Typ-Filter – such nach Name, Kundenname oder Jahreszahl.

Einen Projekttyp anlegen

1. Öffne Konfiguration → Projekte → Projekttypen – die vorhandenen Typen werden angezeigt.
2. Lege einen neuen Typ an: Name (z. B. „Standardprojekt”) und Abkürzung (z. B. „S”).
3. Stelle die Eigenschaften des Typs ein (siehe unten) und speichere.

Eigenschaften je Projekttyp

Am Projekttyp hängt das meiste – bei externen Projekten ist das besonders wichtig, bei internen weniger:

• Vorbedingungen – was erfüllt sein muss, damit ein Projekt startbar ist; sonst bleibt es im Entwurf und kann nicht gestartet werden.
• Pro Kunde nur ein Projekt dieses Typs erlauben – sinnvoll für ein Standard- bzw. „Mülleimerprojekt”, auf das Zeiten gebucht werden, wenn sonst nichts passt; für mögliche Automatismen ist es wichtig, dass es nur eines gibt.
• Workflow und Freigaberegel – der Ablauf der Projektstatus und wer Übergänge auslösen darf.
• Nummerierung – die Bezeichnungsregel für die Projektnummer (siehe Projektnummern automatisch vergeben).
• Weitere Einstellungen zur Projekterstellung: Warnung bei schlechtem Zeitplan, strikt-Modus, Zeitbudget und Synchronisation.

Projektverzeichnisse

Projektverzeichnisse funktionieren wie Dateiverzeichnisse: beliebig verschachtelbar, und Projekte werden hineingelegt. Sie sind eine zusätzliche Klassifizierung neben den Projekttypen. Beispiel: Eine Immobilienfirma legt eine Struktur Ort/Straße/Gebäude/Stockwerk an. Der Vorteil gegenüber dem Merkmal „Kunde”: Zieht ein Kunde um, bleiben beide Merkmale erhalten.

Teilmodul aktivieren

Projektverzeichnisse sind ein Teilmodul und müssen erst eingeschaltet werden:

1. Öffne Konfiguration → Allgemein → Module und aktiviere bei „Projekte” das Teilmodul „Projektverzeichnisse”.
2. Starte die Session neu – die Kachel erscheint erst danach.
3. Weise die Projektverzeichnisse über das Berechtigungssystem den Personen zu, die damit arbeiten sollen.

Erst nach Aktivierung erscheint in den Stammdaten eines Projekts das Feld „Projektverzeichnis”.

Verzeichnisse anlegen und Projekte zuordnen

1. Lege ein Verzeichnis an: Name (z. B. „Immobilien”) und ein kleines Icon/Kürzel → Speichern.
2. Hänge Unterverzeichnisse an (z. B. „Darmstadt” unter „Immobilien”) – beliebig tief verschachtelbar.
3. Ordne ein Projekt zu: Detailansicht → Stammdaten → Verzeichnis wählen → Speichern.

Im Projektüberblick gibt es einen zweiten Tab: Du sortierst wahlweise nach Projekttypen oder nach Projektverzeichnissen; oben erscheint der Verzeichnisbaum zum Durchklicken.

Praxisbeispiel: teamspace selbst nutzt vier Releases pro Jahr als vier Meilensteine und legt je Release ein Verzeichnis an, in das die Projekte einsortiert werden, die im Release fertig werden sollen.

Typische Fragen & Anforderungen

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