Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten

Viele Controlling-Auswertungen rechnen erst korrekt, wenn drei Dinge außerhalb des Controlling-Moduls gepflegt sind: der interne Kostensatz pro Mitarbeiter, die Provisionssätze pro Kategorie und – falls gewünscht – der automatische Ad-hoc-Versand. Dieser Artikel bündelt diese drei Stellschrauben.

1. Interner Kostensatz (HR-Portal, pro Zeitraum)

Der interne Kostensatz ist die wichtigste Grundlage jeder Deckungsbeitrags-Berechnung. Er wird genutzt, um die Arbeitskosten eines Mitarbeiters zu berechnen und seinen Anteil am positiven Deckungsbeitrag zu verteilen – proportional zu seinen Arbeitskosten am Projekt. Ohne gepflegten Kostensatz bleiben Projektanalyse, Mitarbeiteranalyse und Kundenanalyse unvollständig.

Du pflegst ihn pro Zeitraum im HR-Portal:

Öffne das HR-Portal und wähle den Mitarbeiter.
Hinterlege den internen (und ggf. externen) Kostensatz – mit Gültigkeitszeitraum, denn Sätze ändern sich über die Zeit.
Speichere; ältere Zeiträume bleiben für historische Auswertungen erhalten.

Wichtig: Weil der Satz zeitraumbezogen ist, rechnen Auswertungen für vergangene Monate mit dem damals gültigen Satz. Lege bei einer Gehalts-/Satzänderung einen neuen Zeitraum an, statt den alten zu überschreiben.

HR-Portal eines Mitarbeiters (Volker Vorstand) mit geöffnetem Dialog „Stundensatz und Gehälter — HR-Portal: der Dialog „Stundensatz und Gehälter" mit dem internen Kostensatz eines Mitarbeiters und seinem Gültigkeitszeitraum.

2. Provisionssätze (Konfiguration → Projekte → Kategorien)

Für jede Kategorie kannst du einen Provisionssatz hinterlegen, der bei der Zeitbuchung angewendet wird. Erfasst ein Mitarbeiter eine Projektzeit unter einer Kategorie mit hinterlegtem Satz, wird die Provision auf Basis der Auftragsposition berechnet – der Provisionsbericht zeigt dann, wie viel Provision ausgezahlt werden kann.

So richtest du es ein:

Öffne die Konfiguration.
Navigiere zu Projekte → Kategorien Projektzeiten.
Öffne die Kategorie (Detailmanager Rubrik) und hinterlege im Bereich Allgemein den Provisionssatz.
Speichern – ab der nächsten Zeitbuchung unter dieser Kategorie greift der Satz.

Konfiguration → Projekte → Reiter „Kategorien Projektzeiten — Konfiguration „Projekte → Kategorien Projektzeiten": im Rubrik-Detailmanager den „Provisionssatz" an einer Kategorie hinterlegen.

3. Ad-hoc-Versand (Persönliche Daten – Benachrichtigung)

Der Ad-hoc-Bericht informiert eine Person automatisch per E-Mail über wichtige Ereignisse (Aufgaben-Zuteilung, Warnungen, neue Wiedervorlagen, neue Tickets). Die Versand-Frequenz stellt jeder Nutzer selbst ein – nicht der Admin im Controlling-Modul:

Öffne das Avatar-Menü (persönliche Einstellungen).
Gehe zu Persönliche Daten – Benachrichtigung.
Lege fest, wie oft du Ad-hoc-Berichte erhältst.

Die Auswertung der versendeten Berichte (Filter Benutzerzugang, Zeitraum, zusätzliche Filter) ist in Sonstige Berichte beschrieben.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Deckungsbeiträge korrekt berechnen lassen	Interne Kostensätze je Mitarbeiter mit Gültigkeitszeitraum im HR-Portal pflegen.
Eine Satzänderung historisch sauber abbilden	Neuen Zeitraum anlegen, alten nicht überschreiben.
Provision für eine Tätigkeit auszahlbar machen	Provisionssatz an der passenden Kategorie unter Konfiguration → Projekte → Kategorien hinterlegen.
Automatisch über neue Tickets informiert werden	Ad-hoc-Versand unter `Persönliche Daten – Benachrichtigung` aktivieren.
Versand-Häufigkeit ändern	Avatar-Menü → `Persönliche Daten – Benachrichtigung`.