Hinter den Controlling-Berichten stehen Methoden – bewährte Wege, ein Projekt zu beurteilen. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten als Mental-Modell und zeigt, wie teamspace sie umsetzt. Es geht um das Warum hinter den Zahlen; die konkrete Bedienung der Berichte steht in Projektberichte.
Gutes Projektcontrolling beantwortet im Kern drei Fragen:
- Läuft mein Projekt nach Plan?
- Welche Projekte verzögern sich?
- Welche Projekte liegen über dem Budget?
Fortschritt und Status
Die erste Anlaufstelle: Fortschritt und Status. Du gibst an, zu wie viel Prozent eine Aufgabe erledigt ist; für übergeordnete Teilprojekte und das Hauptprojekt wird der Fortschritt automatisch berechnet. Der Status (in Planung, in Arbeit, erledigt …) ist frei definierbar und lässt sich zu Workflows kombinieren. Beide zusammen liefern ein erstes Bild, wie es um das Projekt steht.
Soll-Ist-Vergleich
Der Soll-Ist-Vergleich ist die grundlegende Methode: Du vergleichst die aktuelle Ausprägung eines Projektparameters (verbrauchte Zeit, angefallene Kosten) mit dem jeweiligen Planwert. So fällt sofort auf, wenn etwas aus dem Rahmen läuft. teamspace stellt den Vergleich in Echtzeit für u. a. Start-/Endzeitpunkt, Dauer, Arbeitskosten, Fremdkosten, Einnahmen, Gesamtkosten und Projektzeiten bereit.
Deckungsbeitrag
Damit du weißt, wie rentabel ein Projekt verläuft, berechnet teamspace den Deckungsbeitrag automatisch und immer aktuell – er berücksichtigt alle Einnahmen und Ausgaben des Projekts. Die Grundlage der Berechnung ist der interne Kostensatz der Mitarbeiter (HR-Portal, pro Zeitraum). Den Deckungsbeitrag wertest du in der Projektanalyse, Mitarbeiteranalyse und Kundenanalyse aus.
Earned-Value-Analyse (Leistungswertanalyse)
Die Earned-Value-Analyse ist simpel, aber aussagekräftig: Aus wenigen Daten erhältst du zuverlässige Prognosen, ob das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt. Sie besteht aus drei Basiselementen:
- Plankosten – wie viel Budget soll bis zum aktuellen Stand verbraucht sein?
- Istkosten – welche Kosten sind bis zum aktuellen Stand angefallen?
- Fertigstellungswert (Earned Value) – welcher Wert ist bis zum aktuellen Stand fertiggestellt?
Daraus berechnet teamspace zwei Abweichungen und zwei Effizienz-Kennzahlen:
- Planabweichung – sind die Plankosten höher als der Fertigstellungswert, ist das Projekt im Verzug.
- Kostenabweichung – sind die Istkosten größer als der Fertigstellungswert, liegt das Projekt über Budget.
- Zeiteffizienz – wie viel Prozent länger/kürzer als geplant wird das Projekt voraussichtlich dauern?
- Kosteneffizienz – wie viel Prozent mehr/weniger als geplant wird es voraussichtlich kosten?
Ampelmethode
Die Ampelmethode verfolgt ein ähnliches Ziel wie der Soll-Ist-Vergleich, aber visuell: Für wichtige Kennzahlen legst du fest, welche Abweichung grün, gelb oder rot ist. So erkennst du auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht. Im Service-Desk findet sich dasselbe Prinzip in der SLA-Ampel der Tickets wieder.
Meilensteintrendanalyse
Bei der Meilensteintrendanalyse wird der voraussichtliche Erreichungs-Zeitpunkt wichtiger Projektziele mit jedem Projektbericht neu abgeschätzt. Über die Zeit ergibt sich eine Trendlinie: Sie zeigt, ob sich Meilensteine verzögern und dadurch das Projekt gefährden – das Projekt läuft besser oder schlechter als erwartet.
Automatische Warnungen
Läuft ein Projekt nicht wie geplant, sendet teamspace automatisch Hinweise oder Warnungen – auf Wunsch per Mail. So kannst du im Bedarfsfall sofort eingreifen, ohne ständig manuell nachzusehen. Welche Projekte aktuell Warnungen auslösen, zeigt die Projektstatus-Analyse.