Controlling – Einführung

Im Controlling wertest du aus, was in teamspace passiert: gebuchte Zeiten, Einnahmen und Ausgaben, Kostenpositionen, Aufträge, Vertriebschancen, Tickets und Aktivitäten. Jeder Bericht öffnet als Tabelle mit Quickfiltern und einem Filter-Modal. Du wählst Zeitraum, Aufteilung und Spalten, sortierst per Klick auf die Überschrift und exportierst das Ergebnis nach Excel.

Das Besondere: Die Berichte sind nicht thematisch isoliert, sondern greifen auf Daten zu, die in anderen Modulen entstehen – Projektzeiten aus der Zeiterfassung, Rechnungen aus der Faktura, Vertriebschancen aus dem CRM, Tickets aus dem Service-Desk. Das Controlling ist die gemeinsame Auswertungs-Schicht über all diese Daten.

Modul „Controlling: Kachel-Übersicht aller Berichte im Lesezeichenbereich, gruppiert in „Finanzen und „Zeiten und Aktivitäten. — Modul „Controlling": Kachel-Übersicht aller Berichte im Lesezeichenbereich, gruppiert in „Finanzen" und „Zeiten und Aktivitäten".

Wo die Berichte sitzen

Du öffnest das Modul über Controlling in der oberen Leiste. Das Modal Lesezeichenbereich zeigt alle Berichte als Kacheln, gruppiert in Blöcke:

Finanzen: Kostenanalyse, Kostenpositionen, Analyse der Vertriebschancen, Vertriebschancen, Finanzanalyse, Fakturapositionen, Fakturaanalyse, Nachkalkulation, Zukünftige Einnahmen.
Ein unbenannter Block direkt darunter mit den drei Analyse-Berichten Mitarbeiteranalyse, Projektanalyse und Kundenanalyse.
Zeiten und Aktivitäten: Projektzeiten, Projektzeitanalyse, Bereich/Rubrikanalyse, Kapazitätsanalyse, Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage, Anwesenheitszeiten, Aktivitäten, Aktivitätsanalyse.

Ein Klick auf eine Kachel öffnet den Bericht im Detailbereich. Oben sitzt die gewohnte Reiter-Reihe – von dort wechselst du in einem Schritt zwischen den Berichten, ohne ins Modal zurückzukehren.

Hinweis: So liegen die Berichte in unserem Demomandanten. Das Menü in teamspace ist vollständig konfigurierbar – in deiner Installation können die Berichte an anderer Stelle oder unter einem eigenen Menüpunkt liegen. Einige der älteren Berichte (z. B. Mitarbeiteranalyse, Kundenanalyse, Ticketberichte) erscheinen je nach Edition direkt im jeweiligen Modul statt als eigene Controlling-Kachel – die zugehörigen Artikel weisen das jeweils aus.

So bedienst du jeden Bericht

Alle Berichte folgen demselben Bedienkonzept. Fünf Dinge wiederholen sich:

Quickfilter – häufig genutzte Filtereinstellungen als Klick-Symbol direkt in der oberen Toolbar, etwa Zeitraum-Vorbelegungen wie Letzte Woche, Letzter Monat, Letztes Jahr oder Ansichts-Wechsel wie Projekte, Bearbeiter, Organisation.
Klick auf die Überschriften sortiert die Spalte; ein Sort-Marker zeigt die Richtung.
Filter-Modal Einstellungen und Filter (Filter-Icon oben rechts) für Spaltenwahl, Aufteilen, Zeitraum und die berichts-spezifischen Filter.
Drucken und Excel-Export über das Drei-Punkte-Menü Aktionen.
Lesezeichen (Stern-Icon) speichert deine Filter- und Spaltenwahl als Standard.

Die ausführliche Bedienung – mit allen Feldern, dem Drill-Down und dem Export – steht in Berichte bedienen, filtern und exportieren.

Die Berichtsgruppen im Überblick

Damit du den richtigen Bericht schnell findest, sind die Berichte in fünf Gruppen geordnet. Jede Gruppe hat einen eigenen Artikel:

Finanzberichte – was reinkommt und rausgeht: Finanzanalyse, Fakturaanalyse, Fakturapositionen, Zukünftige Einnahmen, Nachkalkulation, Kostenanalyse/Kostenpositionen.
Projektberichte – was an Projekten gearbeitet wurde und wie sie wirtschaftlich stehen: Projektzeiten, Projektzeitanalyse, Projektanalyse, Projektstatus-Analyse.
Mitarbeiterberichte – Arbeitszeit, Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter: Arbeitszeitanalyse, Arbeitstage, Kapazitätsanalyse, Mitarbeiteranalyse, Provisionen, Urlaub.
CRM- & Vertriebsberichte – Pipeline und Kunden: Analyse der Vertriebschancen, Vertriebschancen, CRM-Analyse, Kundenanalyse, Aktivitätsanalyse.
Ticketberichte – Auswertung deiner Tickets: Ticketbericht, Ticketanalyse.

Quer dazu liegen die Sonstigen Berichte (Bereich/Rubrikanalyse, Ad-hoc-Bericht). Wer lieber nachschlägt, findet jeden Bericht mit Datenquelle und typischer Frage in der Berichtsübersicht.

Drei Querverbindungen, die du kennen musst

Weil die Berichte auf Daten aus anderen Modulen rechnen, gibt es drei Stellschrauben außerhalb des Controlling-Moduls, die viele Auswertungen erst korrekt machen:

Der interne Kostensatz pro Mitarbeiter steuert die Deckungsbeitrags-Berechnung in Projekt-, Mitarbeiter- und Kundenanalyse. Du pflegst ihn pro Zeitraum im HR-Portal.
Provisionssätze vergibst du pro Kategorie in der Konfiguration unter Projekte → Kategorien.
Ad-hoc-Berichte (automatischer E-Mail-Versand) stellst du in deinen persönlichen Einstellungen unter Persönliche Daten – Benachrichtigung ein, nicht im Controlling-Modul.

Wie du diese drei Dinge einrichtest, steht in Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten.

Wenn du das große Bild willst

Hinter den Zahlen stehen Methoden. Warum Soll-Ist-Vergleich, Earned-Value-Analyse, Ampelmethode und Deckungsbeitrag aussagekräftig sind, erklärt Methoden des Projektcontrollings. Wer Kosten sauber auf Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger verteilen will, findet das Modell in Kosten- und Leistungsrechnung (KLR).