Diese Übung führt dich einmal komplett durch den Faktura-Prozess: Du schreibst ein Angebot, schickst es per Mail zum Kunden, machst nach der Zusage einen Auftrag, erstellst daraus ein Projekt, teilst Mitarbeiter ein, buchst Zeiten und rechnest am Ende per E-Rechnung ab. Mach sie am besten in einem Test- oder Demomandanten nach – jeder Schritt hat einen eigenen, ausführlichen Artikel, auf den hier verlinkt wird.
ℹ Tipp: Schau dir zuerst das Video „Über die Schulter geschaut – Vom Angebot zur Rechnung” als Überblick an, und arbeite die Schritte dann selbst nach.
Schritt 1 – Angebot erstellen
Über das + unten → Neuer Beleg → Typ Angebot. Wähle eine Vorlage, gib eine Kurzinfo ein, wähle den Kontakt. Im Reiter Positionen legst du über + ein, was du anbietest – etwa eine Beratung nach Aufwand und einen Festpreis-Workshop. In der Vorschau prüfst du das PDF, validierst über Angebot validieren und verschickst es über Per Mail versenden.
→ Details in Angebote erstellen und nachfassen.
Schritt 2 – Auftrag aus dem Angebot
Sagt der Kunde zu, läuft die Aktion Auftrag erstellen im Angebot – Positionen, Adressen und Vertragsangaben wandern mit, der Angebotsstatus wird Beauftragt. Im Auftrag validierst du über Auftragsbestätigung validieren.
→ Details in Aufträge erstellen und abrechnen.
Schritt 3 – Projekt erstellen
In den Aktionen des Auftrags → Projekt erstellen (Hauptprojekt). Aus den Positionen entstehen Arbeitspakete. Prüfe pro Position die Projekterstellung – Grundgebühren und Stundensatz-Sammler stellst du auf Kein Projekt erstellen.
→ Details in Projekt und Auftrag im Zusammenspiel.
Schritt 4 – Zeiten buchen
Im Projekt buchst du Zeit auf die Arbeitspakete (z. B. zwei Stunden Beratung). Das System ordnet die Zeit dem passenden Stundensatz zu. Achtung bei mehreren Mitarbeitern: Lege je einen Sammler Stundensatz Volker (mit Bearbeiter-Restriktion) und der Rest an, sonst landen fremde Zeiten auf dem falschen Satz.
→ Details in Projekt und Auftrag im Zusammenspiel.
Schritt 5 – Rechnung stellen
Zurück im Auftrag: Aktionen → Rechnung erstellen. Im Dialog wählst du die Zeitabrechnung (z. B. Alle Zeiten abrechnen). Der Tätigkeitsnachweis mit den gebuchten Zeiten geht automatisch mit raus.
→ Details in Rechnungen stellen und Zahlungen buchen.
Schritt 6 – Per E-Rechnung abrechnen
Ist die E-Rechnung im Mandanten aktiv, trägt die Rechnung das Barcode-Symbol und erzeugt automatisch ZUGFeRD/XRechnung. Über Per Mail versenden geht sie raus – am Ausgangsprozess merkst du keinen Unterschied.
→ Details in E-Rechnung einrichten und nutzen.
Geschafft
Du hast den kompletten Bogen einmal durchlaufen – Angebot → Auftrag → Projekt → Zeiten → Rechnung → E-Rechnung. Ab hier lohnt sich der Blick auf die wiederkehrende Abrechnung (Wiederkehrende Rechnungen) und die saubere Preispflege (Preise in laufenden Verträgen anpassen).
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