Im Dateimanager arbeiten: Verzeichnisse, Verknüpfungen, Dokumente

Der Dateimanager bedient sich in allen Modulen gleich – ob im zentralen Dateimanager, im privaten Verzeichnis oder in der Dateiablage eines Projekts, Tickets oder Auftrags. Dieser Artikel zeigt den Aufbau, die Navigation und die drei wichtigsten Aktionen aus der Aktionen-Sidebar: Unterverzeichnis erstellen, Verknüpfung erstellen und Neues Dokument.

Aufbau des Dateimanagers

Du öffnest den Dateimanager über Wissen → Kachel Dateimanager und landest im Hauptverzeichnis. Du arbeitest aus drei Bereichen:

• Upload-Sidebar (links oben) – Dateien hochladen über Drag & Drop, Photo, WebDAV (siehe Dateien hochladen).
• Aktionen-Sidebar (links unten) – Unterverzeichnis erstellen, Verknüpfung erstellen, Neues Dokument und weitere Aktionen.
• Datei-Tabelle (Mitte) – Verzeichnisse und Dateien mit den Spalten Nr, Dateiname, Beschreibung, Farbmarkierung, Dateigröße, Version, Änderungsdatum. Ordner zeigen keine Version und keine Dateigröße – diese Felder bleiben leer.

So navigierst du

• Über der Tabelle steht der Breadcrumb Hauptverzeichnis ›. Ein Klick auf ein Verzeichnis öffnet es; über den Breadcrumb gelangst du zurück.
• Rechts neben dem Breadcrumb sitzt das Suchfeld Suchen – es sucht innerhalb des aktuellen Verzeichnisses.
• Fährst du mit der Maus über eine Zeile, erscheinen rechts zwei Icons: Details (öffnet den Detailmanager) und Alle Aktionen anzeigen (öffnet das Aktionen-Modal mit dem vollständigen Aktions-Inventar).

In einer Element-Dateiablage (z. B. dem Datei-Reiter eines Projekts) navigierst du nach unten beliebig tief, kommst aber nicht aus dem Element-Kontext nach oben heraus – ein Sicherheits-Merkmal.

Unterverzeichnis erstellen

1. In der Aktionen-Sidebar Unterverzeichnis erstellen klicken.
2. Im Dialog den Namen eingeben.
3. Speichern – das neue Verzeichnis liegt im aktuell geöffneten Verzeichnis.

Tipp. Stellst du einem Verzeichnisnamen einen Buchstaben wie a voran, sortiert es sich weit oben in der Liste.

Verknüpfung erstellen

Eine Verknüpfung macht eine Datei oder ein Verzeichnis an einem zweiten Ort sichtbar, ohne das Original zu kopieren – die Datei liegt einmal, die Verknüpfung zeigt sie überall (und verbraucht keinen zusätzlichen Speicher). So legst du z. B. in mehreren Projekten immer die aktuellste Fassung eines Handbuchs ab.

1. In der Aktionen-Sidebar Verknüpfung erstellen klicken.
2. Im Feld Typ einen der vier Typen wählen:
   • Dateiverknüpfung – Link auf eine Datei im System. Über das Feld Ziel öffnet sich ein Auswahldialog.
   • Verzeichnisverknüpfung – Link auf ein Verzeichnis. Im Auswahldialog wählst du ein bestehendes oder legst ein neues an.
   • Internet Link – URL auf eine beliebige Webseite, optional in neuem Fenster.
   • Lokales Ziel – Link auf ein lokales Netzwerkverzeichnis (z. B. file:///X:/User/). Du kannst eine Datei per Drag & Drop ins Ziel-Feld ziehen, statt den Pfad einzutippen.
3. In allen Fällen einen Name* vergeben und den Zugriff* einstellen – die Berechtigungs-Modi sind dieselben wie bei einer eigenständigen Datei.

Neues Dokument aus einer Vorlage erstellen

Über Aktionen → Neues Dokument legst du eine Datei aus einer Vorlage an. Trägt die Vorlage Platzhalter (Kundenname, Adresse, Projekt), füllt teamspace sie beim Erstellen automatisch aus dem Kontext – erzeugst du z. B. ein NDA an einem CRM-Kontakt, sind Name und Anschrift schon eingetragen. Auf Wunsch erzeugt teamspace direkt eine PDF mit.

Aktionen → Neues Dokument → Vorlage wählen → speichern

ℹ Info. Voraussetzung ist mindestens eine Dokument-Vorlage im Verzeichnis System/Templates. Erscheint keine Vorlage, fehlt sie dort. Die Verzeichnis- und Berechtigungs-Vorgaben stellt der Administrator im Konfigurations-Modus ein – siehe Dateien einrichten (Konfiguration).

Im Element-Kontext arbeiten

Jedes Element – Projekt, Auftrag, Rechnung, Ticket, CRM-Kontakt, Vorgang – hat seinen eigenen Datei-Reiter (über den Detailmanager des Elements, Reiter Dateien). Die Bedienung ist identisch: dieselbe Upload-Sidebar, dieselbe Aktionen-Sidebar. Unterschied: Der Kontext ist verschlossen, du siehst nur die Dateien dieses Elements. Welche Verzeichnis-Struktur ein neues Projekt mitbringt, legst du über Projekt-Vorlagen fest – siehe Projekttypen und Verzeichnisse.

Typische Fragen & Anforderungen

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