Dateien mit Externen teilen (Freigaben)

Willst du eine Datei mit Externen teilen, ohne dass sie einen teamspace-Account brauchen, legst du im Detailmanager im Reiter Freigaben einen öffentlichen Link an. Der Link funktioniert für jeden, der ihn kennt – optional geschützt mit Login-Pflicht und Ablaufdatum.

Freigabe anlegen

Auf das Details-Icon der Datei klicken und in den Reiter Freigaben wechseln.
Eine neue Freigabe anlegen und die Optionen setzen.
Den Link bzw. QR-Code an den Empfänger übergeben.

Datei-Detailmanager im Reiter Freigaben mit den Spalten QR, Link, Hochladen, Login verlangen und Gültig bis sowie dem Dialog Freigabe erstellen (Link, Gültig bis, Hochladen erlauben) — Reiter „Freigaben" mit den Spalten QR, Link, Hochladen, Login verlangen und Gültig bis

Die Optionen einer Freigabe

Die Tabelle zeigt fünf Spalten:

QR – rendert einen QR-Code für die mobile Übergabe.
Link – der öffentliche Link auf die Datei.
Hochladen – erlaubt dem Empfänger, eine neue Version hochzuladen.
Login verlangen – zwingt den Empfänger vor dem Zugriff in eine Anmeldung.
Gültig bis – setzt ein Ablaufdatum, nach dem der Link nicht mehr funktioniert.

⚠ Achtung. Ein Freigabe-Link ohne Login verlangen funktioniert für jeden, der ihn kennt. Für sensible Dokumente Login-Pflicht und/oder ein Gültig bis-Datum setzen.

Größere Zusammenarbeit: Self-Service-Portal

Für dauerhaften, strukturierten Kundenzugriff – etwa auf Tickets, Rechnungen und freigegebene Dateien – gibt es das Self-Service-Portal. Damit teilst du gezielt Teile von teamspace mit Kunden und Partnern, die nur ihre freigegebenen Inhalte sehen. Als zweite Variante gibt es externe Zugänge, die in der Konfiguration eingerichtet und am CRM-Kontakt hinterlegt werden.

Häufige Probleme

Warum funktioniert mein Freigabe-Link für jeden, der ihn kennt? Das ist das Standardverhalten ohne Login verlangen. Für sensible Dokumente aktivierst du Login verlangen und/oder setzt ein Gültig bis-Datum, nach dem der Link nicht mehr funktioniert.

Wie kann der Empfänger mir etwas zurückschicken? Aktiviere in der Freigabe die Option Hochladen – dann darf der Empfänger eine neue Version hochladen.

Wie arbeite ich dauerhaft mit einem Kunden zusammen, statt nur eine Datei zu teilen? Einzel-Links sind dafür der falsche Weg. Nutze das Self-Service-Portal, über das Kunden gezielt ihre freigegebenen Inhalte sehen.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Einem Kunden ohne Account eine Datei schicken	Im Reiter `Freigaben` einen Link anlegen und übergeben.
Den Zugriff zeitlich begrenzen	`Gültig bis`-Datum in der Freigabe setzen.
Sicherstellen, dass nur eine bestimmte Person zugreift	`Login verlangen` aktivieren.
Dem Empfänger erlauben, etwas zurückzuliefern	Option `Hochladen` aktivieren – er darf eine neue Version hochladen.
Dauerhaft mit Kunden zusammenarbeiten	Das Self-Service-Portal nutzen statt Einzel-Links.