Zeitbuchungen festschreiben

Mit der Festschreibung sicherst du erfasste Zeiten gegen nachträgliche Änderungen. Bis zu einem Festschreibedatum sind Anwesenheits- und Projektzeiten danach gesperrt – die Grundlage für saubere Reports, Datenexporte und die Buchhaltungsfreigabe. Es gibt drei Wege: manuell, zentral und automatisch.

Grundeinstellung wählen

Konfiguration › Zeiterfassung › Einstellungen › Festschreibung

Hier legst du den Modus fest:

Aus – keine Festschreibung.
Durch Mitarbeiter – jeder setzt sein eigenes Festschreibedatum.
Zentrale Festschreibung – Berechtigte schreiben für mehrere Personen fest.

Zusätzlich definierst du eine Warnfrist: Ab x Tagen vor der anstehenden Festschreibung erscheint unter Mein Tag ein roter Hinweis, dass noch offene Zeiten zu erfassen sind.

Konfiguration der Zeiterfassung mit dem aufgeklappten Abschnitt Festschreibung von Zeiten und Monatsabschluss (manuelle und automatische Festschreibung) — Konfiguration → Zeiterfassung → Festschreibung mit Modus und Warnfrist

Manuell durch Mitarbeiter

Mitarbeitende öffnen Zeiterfassung → Mein Tag.
Über die Aktion Festgeschrieben bis [Datum] setzen sie ein neues Datum.
Speichern. Ein früheres Datum als das bereits gesetzte ist nicht möglich – die Festschreibung läuft nur vorwärts.

Zentral durch Berechtigte

Wer das Recht „Zentrale Festschreibung” besitzt (Benutzergruppen-Recht unter Berechtigungen → Arbeitstag), schreibt für mehrere fest:

Öffne eine der Listen: Konfiguration → Zeiterfassung → Administrationsliste Arbeitstage, HR → Mitarbeiterliste oder Projekte → Mitarbeiterüberblick.
Führe die Aktion Zentrale Festschreibung aus.
Wähle einzelne Mitarbeiter, Benutzergruppen oder alle aus.
Gib das Datum der Festschreibung ein (Vorschlag: ältestes Datum der Auswahl).
Bestätigen – das Datum wird für die Auswahl gesetzt, sofern es nicht früher als das jeweils bereits gesetzte ist.

Automatisch

Die automatische Festschreibung lässt sich getrennt für Anwesenheitszeiten und Projektzeiten einrichten:

Monatlich – Tag im Folgemonat angeben (z. B. „15.” → bis zum 15. des Folgemonats bearbeitbar).
Wöchentlich – Wochentag und Uhrzeit auswählen.

Die automatische Festschreibung muss beim jeweiligen Mitarbeiter aktiviert sein.

Korrektur trotz Festschreibung

Muss ausnahmsweise nachträglich geändert werden, passt ein HR-Admin das Datum an:

HR › Mitarbeiterliste › <Mitarbeiter> › Regeln und Einstellungen › Rückwirkende Änderungen

Damit wird das Festschreibedatum kontrolliert verschoben.

Hinweise

Festschreibung ist eine von mehreren Sperren. Buchungen sind außerdem gesperrt, wenn die Bearbeitungsfrist abgelaufen ist, das Projekt abgeschlossen oder die Zeit bereits verrechnet wurde (siehe Projektzeiten buchen).
Die Berechtigung für fremde Zeiten hebt nur die Bearbeitungsfrist auf – nicht die übrigen Sperrbedingungen.
Festgeschriebene Tage lassen sich auch über Zeitmatrix oder Referenztag nicht mehr ändern.

Häufige Probleme

Warum kann ich kein früheres Festschreibedatum setzen? Die Festschreibung läuft nur vorwärts – ein Datum, das früher liegt als das bereits gesetzte, ist nicht möglich. Muss ausnahmsweise zurückgesetzt werden, verschiebt ein HR-Admin das Datum über HR → Mitarbeiterliste → → Regeln und Einstellungen → Rückwirkende Änderungen.

Eine Zeit lässt sich nicht ändern, obwohl noch nichts festgeschrieben ist. Die Festschreibung ist nur eine von mehreren Sperren. Eine Buchung ist auch gesperrt, wenn die Bearbeitungsfrist abgelaufen ist, das Projekt abgeschlossen oder die Zeit bereits verrechnet wurde. Die Berechtigung für fremde Zeiten hebt nur die Bearbeitungsfrist auf, nicht die übrigen Sperren.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Den Festschreibungs-Modus festlegen	Unter Konfiguration → Zeiterfassung → Einstellungen → Festschreibung zwischen Aus, Durch Mitarbeiter und Zentrale Festschreibung wählen.
Vor offenen Zeiten warnen lassen	Eine Warnfrist definieren – ab x Tagen erscheint unter Mein Tag ein roter Hinweis.
Deine eigenen Zeiten festschreiben	In Zeiterfassung → Mein Tag über die Aktion Festgeschrieben bis [Datum] ein neues Datum setzen.
Für mehrere Personen festschreiben	Mit dem Recht „Zentrale Festschreibung” die Aktion Zentrale Festschreibung ausführen und Mitarbeiter, Benutzergruppen oder alle auswählen.
Automatisch festschreiben lassen	Getrennt für Anwesenheits- und Projektzeiten monatlich (Tag im Folgemonat) oder wöchentlich (Wochentag/Uhrzeit) einrichten.
Anwesenheit und Projektzeit unterschiedlich festschreiben	Die automatische Festschreibung getrennt für Anwesenheitszeiten und Projektzeiten konfigurieren.
Ausnahmsweise einen festgeschriebenen Tag ändern	Ein HR-Admin verschiebt das Datum unter HR → Mitarbeiterliste → → Regeln und Einstellungen → Rückwirkende Änderungen.