Tätigkeitsnachweis und Stundenzettel

Aus gebuchten Projektzeiten erzeugt teamspace zwei Arten von Nachweisen. Sie verfolgen unterschiedliche Zwecke:

Tätigkeitsnachweis – die automatische Auflistung der geleisteten Stunden, die jeder Rechnung beiliegt. Er belegt dem Kunden, was abgerechnet wird.
Stundenzettel – ein prüf- und freigabepflichtiger Nachweis mit eigenem Workflow, bevor Stunden abgerechnet oder versendet werden.

Tätigkeitsnachweis

Der Tätigkeitsnachweis entsteht automatisch zu jeder Rechnung aus den abrechenbaren Projektzeiten des Zeitraums. Vor dem Versand kannst du ihn noch bearbeiten (z. B. Formulierungen glätten oder einzelne Positionen entfernen). Einen reinen Nachweis ohne Rechnung lädst du dir unter Zeiterfassung → Projektzeiten über die Aktionen als PDF bzw. Excel-Report herunter.

Stundenzettel mit Freigabe

Soll ein Verantwortlicher die Stunden vor der Abrechnung abzeichnen, nutzt du den Stundenzettel:

Mitarbeitende buchen ihre Projektzeiten wie gewohnt.
Der Stundenzettel wird erstellt – manuell im Projekt oder über die Freigabebox unter Aktivitäten → Projektzeiten.
Der Freigeber (z. B. Projektleiter) erhält in der Kachel Meine Projekte eine Benachrichtigung; eine kleine Uhr an der Projektvorschau signalisiert, dass eine Stundenfreigabe aussteht.
Der Freigeber öffnet den Stundenzettel, prüft und gibt frei.
Nach der Freigabe kann der Zettel versendet (ggf. an den Kunden) und die Rechnung erstellt werden.

Projekt-Seitenleiste Projektzeit mit Freigabe benötigt und dem Menü Neuer Stundenzettel (Alle, Monat, Letzte Woche) — 1 Stundenzettel erzeugen – im Projekt über **Neuer Stundenzettel** (gesamt, Monat oder Woche).

Kachel Meine Projekte mit dem Filter Zeitfreigabe und einem Projekt, das eine ausstehende Stundenfreigabe (kleine Uhr) anzeigt — 2 Der Freigeber sieht in **Meine Projekte** die ausstehende Freigabe (kleine Uhr).

Stundenzettel im Reiter Vorschau mit dem PDF und der Aktion Zur Prüfung freigeben — 3 Stundenzettel öffnen, prüfen und **zur Prüfung freigeben**.

Freigaberegeln

Wie freigegeben wird, steuert eine Stundenfreigabe-Regel am Projekt bzw. Projekttyp:

Projektbezogen – alle Stunden werden (z. B. am Projektende) gesammelt freigegeben.
Mitarbeiterbezogen – jeder lässt seine Stunden regelmäßig (z. B. wöchentlich) von der Führungskraft abzeichnen.

Hinterlegst du die Regel im Projekttyp, übernehmen neue Projekte sie automatisch. In den Projekt-Stammdaten lässt sich eine Regel auch manuell ergänzen.

Projekt-Stammdaten, Abschnitt Zuordnungen mit dem Feld Stundenzettelregel (Regel 1) — 1 Am Projekt (oder Projekttyp) die **Stundenzettelregel** zuordnen.

Dialog Stundenzettelregel mit Titel, Ersteller und Prüfer (Projektrolle Verantwortlich) sowie der Option Pro Projekt — 2 Die Regel definieren: **Ersteller/Prüfer** und ob pro Projekt oder pro Mitarbeiter.

Hinweise

Nach Freigabe bzw. Abrechnung sind die zugehörigen Projektzeiten nicht mehr bearbeitbar – das schützt den Nachweis.
Welche Buchungen abrechenbar sind, steuerst du über die Rubrik der Buchung (siehe Projektzeiten buchen).
Den vollständigen Schutz vor Nachbearbeitung erreichst du zusätzlich über die Festschreibung.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Dem Kunden belegen, was abgerechnet wird	Der Tätigkeitsnachweis entsteht automatisch zu jeder Rechnung aus den abrechenbaren Projektzeiten des Zeitraums.
Einen Nachweis ohne Rechnung herunterladen	Unter Zeiterfassung → Projektzeiten über die Aktionen als PDF bzw. Excel-Report ausgeben.
Den Nachweis vor Versand anpassen	Den Tätigkeitsnachweis vor dem Versand bearbeiten (Formulierungen glätten, Positionen entfernen).
Stunden vor der Abrechnung abzeichnen lassen	Einen Stundenzettel erstellen – manuell im Projekt oder über die Freigabebox unter Aktivitäten → Projektzeiten.
Eine ausstehende Freigabe erkennen	Eine kleine Uhr an der Projektvorschau in der Kachel Meine Projekte signalisiert eine ausstehende Stundenfreigabe.
Festlegen, wie freigegeben wird	Über die Stundenfreigabe-Regel am Projekt/Projekttyp: projektbezogen (gesammelt) oder mitarbeiterbezogen (regelmäßig).
Steuern, welche Stunden abrechenbar sind	Über die Rubrik der Buchung (siehe Projektzeiten buchen).
Nachweise dauerhaft vor Änderung schützen	Zusätzlich die Festschreibung nutzen.