Arbeitszeiterfassung ist kein „Nice-to-have” mehr, sondern Pflicht. Dieser Überblick zeigt, welche Anforderungen relevant sind und wie teamspace sie abbildet – als Entscheidungsgrundlage, nicht als Klick-Anleitung.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Der EuGH (2019) und das BAG (Beschluss vom 13.09.2022) haben klargestellt: Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit bereitstellen – nicht nur der Überstunden. Eine Zeiterfassung muss damit:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festhalten,
- für die Beschäftigten einsehbar sein,
- nachträgliche Manipulation verhindern.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Konkrete Pflichten hängen von Branche, Tarif und betrieblichen Regelungen ab.
Wie teamspace das abdeckt
| Anforderung | Funktion in teamspace |
|---|---|
| Lückenlose Erfassung | Check-in/Check-out, Zeitterminal, mobile App |
| Einsehbarkeit für Beschäftigte | Zusammenfassung mit Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub |
| Manipulationsschutz | Festschreibung und Bearbeitungsfristen |
| Nachvollziehbarkeit | Korrekturen mit Bearbeiter und Zeitstempel (Audit-Spur) |
| Pausen & Höchstgrenzen | Pausenregeln und Tageshöchstgrenzen je Kategorie |
Revisionssicherheit und GoBD
Für die steuerlich relevante Dokumentation lässt sich ein GoBD-Modus aktivieren: Buchungen werden über die Festschreibung gegen Änderungen gesichert, Korrekturen bleiben mit Bearbeiter und Zeitstempel nachvollziehbar. So entsteht eine durchgängige, prüfbare Spur von der Erfassung bis zur Abrechnung.
Brücke zur Lohnbuchhaltung
Saubere Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten sind die Grundlage der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Überstunden, Zuschläge, Urlaub und Krankheit fließen in den Datenexport ein. teamspace bietet dafür eine DATEV-zertifizierte Schnittstelle und Exporte zur Lohnvorbereitung – das spart Doppelerfassung und reduziert Fehler.
Nutzen über die Pflicht hinaus
- Abrechnung: Projektzeiten werden direkt zu Tätigkeitsnachweis und Rechnung.
- Steuerung: Soll-Ist-Vergleiche, Deckungsbeiträge und Auslastung entstehen aus denselben Daten (Thema Controlling).
- Akzeptanz: Erfassung per Klick, Terminal oder App senkt die Hürde – das System wird tatsächlich genutzt.
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