Mahnungen & Forderungsmanagement

Ist das Zahlungsziel überschritten, läuft die Mahnung in teamspace auf Knopfdruck: Du wechselst die Mahnstufe, und das System erzeugt das Mahn-PDF mit den vorab definierten Fristen, Gebühren und Texten. Du musst nichts mehr eintippen.

Forderungsstatus im Blick

Im Rechnungsmanagement / Forderungsmanagement zeigt die Zusammenfassungs-Box, wo jede Rechnung steht: Offen, Fällig (grüner Punkt), Überfällig (orangener Punkt, in einer Mahnstufe) und Handlungsbedarf (roter Punkt – Zahlungsziel überschritten, Mahnstufe noch nicht angestoßen). Handlungsbedarf ist deine Arbeitsliste.

Mahnstufe wechseln

Wenn das Zahlungsziel überschritten ist, läuft die Mahnung über die Aktion Mahnstufe wechseln in den Aktionen. Vier Stufen stehen zur Verfügung:

Zahlungserinnerung
Mahnstufe 1
Mahnstufe 2
Inkasso

Im Dialog Mahnstufe wechseln wählst du die neue Mahnstufe (zusätzlich gibt es Keine zum Zurücksetzen), ein Datum, die Absenderdaten und optional einen Kommentar; per Häkchen geht die Mahnung gleich raus. Beim Wechsel erzeugt das System das Mahn-PDF mit den vorab definierten Bedingungen (live geprüft 2026-06-25).

Rechnungs-Detailmanager auf dem Reiter „Mahnungen — Aktion „Mahnstufe wechseln“ und Reiter „Mahnungen“ mit den Stufen-Bedingungen.

Bedingungen pro Stufe pflegen

Frist und Gebühr für die nächste Stufe pflegst du vorab im Reiter Mahnungen – so sind beim Wechsel alle Bedingungen schon vorbereitet:

Frist – Tage, die der Kunde bis zur nächsten Stufe hat.
Gebühr – Betrag in Hauswährung, der diese Stufe kostet.
Adresse – Kundenadresse aus der Rechnung, überschreibbar.
Einleitungstext – der Anschreib-Text für die Mahnung.

ℹ Tipp: Pflege Frist und Gebühr direkt nach dem Erstellen der Rechnung. Dann ist jede Folgestufe vorbereitet, und der Wechsel ist ein einziger Klick.

Häufige Probleme

Warum stehen auf der Mahnung keine Frist und keine Gebühr? Frist und Gebühr gelten immer für die nächste Stufe und müssen vorab im Reiter Mahnungen der Rechnung gepflegt sein. Sind die Felder Frist und Gebühr leer, erzeugt das System die Mahnung ohne sie. Pflege beides direkt nach dem Erstellen der Rechnung, dann ist jede Folgestufe vorbereitet.

Warum finde ich eine überfällige Rechnung nicht in der Mahnliste? Eine Rechnung zeigt erst Handlungsbedarf (roter Punkt), wenn das Zahlungsziel überschritten ist und noch keine Mahnstufe angestoßen wurde. Steht sie auf Überfällig (orangener Punkt), läuft bereits eine Mahnstufe – beide Status filterst du im Forderungsmanagement.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Sehen, welche Rechnungen überfällig sind	Status `Handlungsbedarf` / `Überfällig` im `Forderungsmanagement`.
Freundlich erinnern statt scharf mahnen	Stufe `Zahlungserinnerung` wählen.
Mahngebühr berechnen	`Gebühr` je Stufe im Reiter `Mahnungen` vorab eintragen.
Den Mahntext anpassen	Feld `Einleitungstext` je Stufe im Reiter `Mahnungen`.
Eine Teilzahlung berücksichtigen	Zuerst `Zahlungseingang buchen` (Teilbetrag) – siehe Rechnungen.