Die Kostensteuerung in teamspace

Marge soll eine tägliche Größe sein, keine Jahresfrage. Wer Kosten besser steuern will, denkt trotzdem oft zuerst an Buchhaltungssoftware – das ist der falsche Anfang. teamspace ist das Werkzeug; es modelliert und automatisiert einen Prozess, den es nicht ersetzen kann. Gute Kostensteuerung entsteht in Schichten, von oben nach unten – zuerst das Ziel, dann die Teilziele und Kennzahlen, und erst zuletzt die Abbildung im System. Dieser Lotse beschreibt zuerst diesen Weg und zeigt danach den Grundprozess in teamspace.

Leitsatz: Die Ampel warnt, bevor das Projekt kippt. Kosten entstehen verteilt – Kontrolle braucht Zentralisierung am Kostenträger und Tagesaktualität, nicht den Blick zurück zum Jahresabschluss.

Fünf Schichten: vom Ziel zur gelebten Praxis

Bevor du irgendetwas in teamspace anlegst, kläre die Schichten darüber – und denk eine Schicht darunter mit: die Menschen, die den Prozess am Ende leben. Jede beantwortet eine andere Frage und baut auf der vorigen auf:

Ziel & Kernfrage. Die Kostensteuerung beantwortet im Kern: Wie behalten wir Kosten und Marge im Griff? Das Ziel: Marge wird zur täglichen Größe, nicht zur Jahresfrage.
Teilziele – drei Blickrichtungen. Die Kernfrage zerfällt in drei Blickrichtungen, die du getrennt steuerst:
- Marge: Der Deckungsbeitrag je Projekt ist der Maßstab – verdienen wir genug?
- Plan-Ist & Frühwarnung: Abweichungen sichtbar machen, während das Projekt läuft – die Ampel warnt, bevor es kippt.
- Belege & Liquidität: Kosten sauber erfassen, freigeben und kein Geld liegen lassen.
Messbare Daten. Erst was du misst, kannst du steuern. Die Kennzahlen der Kostensteuerung – Deckungsbeitrag, durchschnittlicher Projektdeckungsbeitrag, Plan-Ist-Abweichung, Belege in Freigabe, Forecast-Abweichung, Forderungsbestand und Marge – und ob teamspace sie liefert, stehen in Kennzahlen für die Kostensteuerung.
Modellierung im Werkzeug. Jetzt – und erst jetzt – kommt teamspace. Der entscheidende Hebel: Jedes Kostenelement wird einmal erfasst und auf drei Konten geführt – Projekt (echter Deckungsbeitrag), Kunde (Weiterverrechnung), Mitarbeiter (Erstattung). Keine Doppelerfassung, kein Medienbruch – genau das macht Deckungsbeitrag und Soll-Ist überhaupt tagesaktuell.
Einführung & Schulung – die Menschen. Ein abgebildeter Prozess ist erst ein Versprechen. „Tagesaktuelle Marge” gelingt nur, wenn das Team Belege zeitnah erfasst und freigibt – jede Reisekostenposition, jede Eingangsrechnung. Kosten, die nicht erfasst werden, fehlen im Projekterfolg und schönen ihn. Das braucht Einführung, Schulung und Konventionen (Was ist fakturierbar? Wer gibt frei?). Hier schließt sich der Kreis: Deckungsbeitrag und Marge aus Schicht 3 sind nur so echt wie die Belege aus Schicht 5. Hilfreich: teamspace im Unternehmen einführen und die Kosten-Einführung.

Der Knackpunkt: Die meisten springen direkt zu Schicht 4. Dann hat man ein Kostenmodul – aber ohne definiertes Ziel (Schicht 1), ohne Kennzahlen (Schicht 3) und ohne ein Team, das Belege zeitnah erfasst (Schicht 5), wird die Kostensteuerung davon nicht besser, nur digitaler.

Bestandsaufnahme: Wo stehen wir heute?

Jede Verbesserung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wie steuern wir Kosten aktuell wirklich? Dafür hilft eine Reifegrad-Einteilung – sechs Stufen vom Jahresblick bis zur Frühwarnung:

Stufe	Reifegrad	Woran man es erkennt
0	Ungeplant	Keine Kostenplanung, jährliche Sicht erst beim Steuerberater.
1	Manuell	Excel-Kostenplan, Soll-Ist erst nach Jahresabschluss.
2	Strukturiert	Kostenarten definiert, Zusammenführung von Hand.
3	Assistiert	Monatliches Plan-Ist, erste Deckungsbeitragsrechnung.
4	Weitgehend automatisiert	Tagesaktuelles Soll-Ist, Deckungsbeitrag automatisch.
5	Durchgängig	Forecast, Frühwarnung, automatische Buchhaltung.

Ordne deine Kostensteuerung ehrlich einer Stufe zu. Der Sprung gelingt fast immer nur eine Stufe auf einmal – und der wertvollste ist der von 3 auf 4: erst wenn Soll-Ist und Deckungsbeitrag tagesaktuell laufen, wird die Ampel zur echten Frühwarnung statt zum Rückblick.

Wo wollen wir hin?

Das Zielbild ist nicht „Level 5 für alle”. Es ist die Stufe, die zu eurer Projektgröße und eurem Kostenrisiko passt – und die die Kennzahlen aus Schicht 3 liefern kann, die ihr wirklich braucht.

Und ein wichtiger Punkt zur Zusammenarbeit: Den Grundprozess geben wir vor – die Stationen vom Kostenplan bis zum Forecast sind in teamspace angelegt und bewährt. Aber die Details – eure Kostenarten, interne Stundensätze, Ampelschwellen und Freigaberegeln – die kennen wir nicht, die kennt ihr. Ein gutes Vorgehen entsteht deshalb gemeinsam.

Der Grundprozess in teamspace

So sieht der vorgegebene Grundprozess aus – der Regelkreis aus planen, erfassen, abgleichen und gegensteuern. Jede Station hat ihren Artikel; die Stationsliste oben auf dieser Seite ist die Kurzfassung.

1. Kostenplan & Sätze. Grundlage jeder Marge ist der interne Kostensatz: Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten – plus Budgets und Kostenarten aus der Kosten-Einrichtung.

2. Aufwand erfassen. Stunden, Material und Reisekosten werden zeitnah gebucht: Spesen & Material erfassen und – als Modell dahinter – Kostenelemente verstehen: drei Konten & Lebenszyklus.

3. Prüfen & freigeben. Bevor gezahlt wird, läuft der Beleg-Workflow: Eingangsbelege prüfen und freigeben, Reisen über die Reisekostenabrechnung.

4. Soll-Ist. Geplante gegen tatsächliche Kosten – tagesaktuell am Kostenträger: die Projektberichte zeigen, wie ein Projekt wirtschaftlich steht.

5. Deckungsbeitrag & Ampel. Frühwarnung: teamspace berechnet den Deckungsbeitrag automatisch; die Methoden des Projektcontrollings erklären Soll-Ist, Deckungsbeitrag und die Ampelmethode mit grün/gelb/rot. Den Steuerungs-Hintergrund liefert Kostensteuerung: Deckungsbeitrag, Weiterverrechnung & KLR.

6. Forecast & gegensteuern. Den Abschluss bilden die Finanzberichte: erwartete Einnahmen, Nachkalkulation (Plan gegen Ist je Auftrag) und die Kostenanalyse als Hochrechnung.

Übergang: Fakturierbare Kosten gehen automatisch in den Abrechnungsprozess über (weiterverrechnen); die Projektmarge selbst wird im Projektabwicklungsprozess verdient.

Wenn du tiefer einsteigst

Diese Artikel gehören zur Kostensteuerung, sind aber nicht für jeden Einstieg nötig:

Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) – Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger (für feinere Steuerung).
Pauschalen automatisch über Regeln erzeugen – Anfahrts- und Reisepauschalen aus Zeiten.
Sammelabrechnung & Monatsabschluss – einen Monat sauber schließen.
Mitarbeiterberichte – Auslastung und Beitrag der Mitarbeiter.

Die vollständige Liste aller Artikel zum Prozess findest du unten auf der Prozessseite unter „Alle Artikel zum Prozess”.