Umbuchung, Umlage oder Korrektur? Der richtige Weg

Liegt ein Betrag in der KLR an der falschen Stelle, gibt es drei Wege: das Primärelement korrigieren, umbuchen oder eine Umlage einrichten. Welcher richtig ist, hängt davon ab, ob es ein Fehler, ein Einzelfall oder etwas Wiederkehrendes ist. Dieser Artikel ist die Entscheidungshilfe; die Bedienung steht in Betrag umbuchen und Umlageregel einrichten.

Drei Situationen, drei Wege

Situation	Weg	Beispiel
Echter Fehler	im Primärelement korrigieren (Zeitbuchung, Kostenelement, Belegposition, Buchung)	Spesen auf das falsche Projekt gebucht
Einzelfall	Umbuchung: ein Betrag, manuell, mit Beschreibung	Eine Reise war für zwei Kunden; ein Messeanteil gehört zu einer anderen Kostenart
Wiederkehrend	Umlage: eine Regel verteilt jede Periode automatisch	IT-Kosten jeden Monat auf die Bereiche

Faustregel: Kehrt dieselbe Umbuchung jeden Monat wieder, ist sie keine Umbuchung mehr, sondern eine Umlage.

Warum nicht einfach das Original ändern? Weil ein Einzelfall wie eine Reise für zwei Kunden ein Vorgang mit einer Abrechnung ist. Sie bei der Erfassung künstlich aufzuteilen, verfälscht die Spesenabrechnung und die FIBU-Sicht. Die Umbuchung lässt das Original unverändert und ist ein eigener Datensatz mit Beschreibung und Benutzer.

Sieben typische Fälle

Jeder Fall hat genau einen Weg, und jeder Weg hält den Grundsatz „Σ Kostenstellen = Σ Kostenträger” ein (siehe Zwei Sichten, ein Ergebnis).

Nr.	Problem	Lösung	Weg	Anleitung
1	Reise für zwei Kunden ist auf einem Projekt erfasst	manuelle Umbuchung	Kostenträger → Kostenträger	Betrag umbuchen
2	Die ausführende Abteilung soll einen Margenanteil bekommen	manuelle Umbuchung, Kostenart ILV-Aufschlag	Kostenstelle → Kostenstelle	Betrag umbuchen
3	IT, Verwaltung und Geschäftsführung gehören zu den Bereichen	Vorkostenstelle mit Umlageregel	Kostenstelle → Kostenstelle	Umlageregel einrichten
4	Server und Pools gehören zu den Projekten	echte Kostenstelle + Vorkostenträger mit Umlageregel	Kostenträger → Kostenträger	Umlageregel einrichten
5	Das Gehalt fehlt, Personalkosten sind nur geschätzt	Gehaltskostenstelle: Zeitbuchung entlastet, Rest wird umgelegt	Gehaltskostenstelle → Kostenträger	Gehaltskostenstelle
6	Jemand arbeitet für einen anderen Bereich	Eigentümer-Kostenstelle am Kostenträger	keine Buchung	Typen und Aufbau
7	Kreuzbuchung von der Kostenstelle auf den Kostenträger zählt doppelt	Schalter „Kreuzbuchung” aus lassen	gesperrt	Zwei Sichten, ein Ergebnis

Warum Fall 2 keine Umbuchung auf das Projekt ist

Ein Entwickler arbeitet 40 Stunden auf einem Kundenprojekt der Beratung. Das Projekt gehört der Beratung, also landet dort die ganze Marge. Der naheliegende Fehler wäre eine Umbuchung von der Entwicklung auf das Projekt. Dabei würde die Buchung die Sicht wechseln: Die Kostenträger-Summe würde um den Betrag zu hoch, die Kostenstellen-Summe zu niedrig.

Die Marge ist eine Frage zwischen zwei Bereichen, nicht eine Frage des Projekts. Deshalb wird sie von Kostenstelle zu Kostenstelle umgebucht, und der Projekt-DB bleibt unverändert. Wie hoch der Anteil ist, legt ihr fest: ein fester Aufschlag je Stunde (einfach und planbar) oder ein Anteil an der Projekt-DB nach Stunden (fairer, aber erst am Projektende sauber berechenbar).

Umlageverfahren: Anbau und Stufenleiter

Die Verfahren unterscheiden sich darin, ob Vorkostenstellen auch untereinander Leistungen austauschen.

Verfahren	So funktioniert es	In teamspace
Anbauverfahren	Jede Vorkostenstelle verteilt direkt auf die Endkostenstellen. Leistungen zwischen Vorkostenstellen werden ignoriert. Gut für kleine Mandanten und klare Strukturen.	✓ alle Regeln zum selben Termin
Stufenleiterverfahren	Die Vorkostenstellen werden nacheinander verteilt, z. B. erst die Geschäftsführung, dann Verwaltung und IT. Was einmal verteilt ist, bekommt nichts mehr zurück. Der Standard in der Praxis.	✓ über gestaffelte Termine der Regeln
Gleichungsverfahren	Gegenseitige Leistungen (IT arbeitet für die Verwaltung und umgekehrt) werden über ein Gleichungssystem gleichzeitig gelöst.	nicht unterstützt

So sieht eine Stufenleiter aus:

Termin	Regel	Verteilt
3. des Monats, 10:00	Regel der Geschäftsführung	GF → Verwaltung, IT
3. des Monats, 11:00	Regeln von Verwaltung und IT	→ Beratung, Entwicklung, Support

Jede Regel bucht ihre Quelle komplett leer. Nach 11 Uhr stehen alle Vorkostenstellen auf null. Fixe Prozentsätze gibt es bewusst nicht: Verteilt wird gleich oder nach Umlagegewichten.

Woran du Sekundärbuchungen erkennst

An der Kostenart: Umbuchungen und Umlagen laufen über eigene Kostenarten der Klasse 9000, z. B. 9200 Umbuchung, 9310 Umlage Verwaltung, 9320 Umlage IT. Lege für jede Umlage eine eigene Kostenart an, dann siehst du in den Bewegungen sofort, woher ein Betrag kommt.
In den Bewegungen: Im Detailmanager stehen Sekundärbuchungen mit Richtung, Typ und Gegenseite.
Am Datensatz: Manuelle Umbuchungen und automatische Umlagen sind beide eigene Datensätze. Das Original bleibt unverändert.