Der Deckungsbeitrag (DB) ist das, was eine Leistung nach Abzug der Kosten übrig lässt, die sie direkt verursacht. Dieser Betrag trägt zur Deckung der Fixkosten bei. teamspace rechnet zwei Stufen: den DB I aus allen Primärbuchungen und den DB II, der zusätzlich Umbuchungen und Umlagen enthält. Beide stehen tagesaktuell am Projekt, nicht erst im Monatsbericht.
DB I: Erlöse minus direkte Kosten
Der DB I ergibt sich allein aus den vier Buchungsquellen, ohne Zusatzaufwand:
- Erlöse aus Ausgangsbelegen,
- Personal aus Zeitbuchungen (gebuchte Stunden × interner Kostensatz),
- Fremdleistungen aus Eingangsbelegen,
- Spesen und Provisionen aus Kostenelementen,
- sonstige direkte Kosten aus Allgemeinen Buchungen.
Der DB I zeigt der Projektleitung jederzeit, ob das Projekt in den schwarzen Zahlen ist. Er lässt sich auf Kunde, Abteilung und Bereich aggregieren und ist konsistent, weil alle Quellen dieselben drei Dimensionen tragen.
DB II: plus Sekundärbuchungen
Was der DB I nicht enthält, sind die Gemeinkosten: Verwaltung, IT, Geschäftsführung, Server, Lizenzen und der Rest der Gehälter. Sie kommen über Sekundärbuchungen dazu: Umbuchungen, Umlagen und die Umlage des Rests der Gehaltskostenstelle. Es gilt:
DB I (Primärbuchungen) + Sekundärbuchungen = DB IIBeispiel Kostenträger KLR-KT1, seit Jahresbeginn:
| Position | Betrag |
|---|---|
| DB I aus Primärbuchungen | 800 € |
| Umbuchung (Kostenart 9200) | −200 € |
| Umlage des Gehaltsrests (Kostenart 9390) | −50 € |
| DB II | 550 € |
Ohne Umlagen würden alle Projekte gut aussehen, das Unternehmen aber trotzdem Verlust machen, weil der Overhead nirgends auftaucht. Der DB II macht ihn sichtbar.
Drei Ebenen der Auswertung
| Ebene | Was du siehst | Woher |
|---|---|---|
| Projekt (Kostenträger) | DB I und DB II je Projekt oder Vertrag. Teilprojekte eines Rahmenvertrags können sich einen Kostenträger teilen. | Detailmanager des Kostenträgers |
| Kunde | Plan, Ist, DB I und DB II über alle Projekte und internen Tätigkeiten eines Kunden, einschließlich Umbuchungen und Umlagen | über das Zielprojekt des Kostenträgers |
| Bereich (Kostenstelle) | DB je Kostenstelle, über den Kostenstellenbaum bis zum ganzen Unternehmen | Detailmanager der Kostenstelle, KLR-Analyse |
Wo du den Deckungsbeitrag siehst
- Detailmanager eines Kostenträgers oder einer Kostenstelle, Tab
Übersicht: Kacheln mit Kennzahlen, Monatswerte und Kostenarten (siehe Kostenstellen, Kostenträger und Kostenarten im Detailmanager). - KLR-Analyse: je Zeile die Überleitung DB I + Sekundärkosten = DB II, in Quartalen (siehe KLR-Analyse auswerten).
- Tab
Plan & Analyse: DB I im Plan gegen das Ist (siehe Plan erfassen und mit dem Ist vergleichen). - Projektberichte im Controlling: der Deckungsbeitrag eines Projekts im Projektkontext (siehe Projektberichte).
Warum Auslastung so ein starker Hebel ist
Bei Dienstleistern sind 60 bis 80 % der Kosten Personal. Eine Stunde, die nicht verkauft wurde, lässt sich nicht ins Lager legen. Faustregel: Bei 50 Vollzeitkräften und einem Tagessatz von 1.500 € bringt ein Prozentpunkt mehr Auslastung rund 165.000 € Jahresergebnis. Wo diese Stunden verloren gehen, zeigt der Rest auf der Gehaltskostenstelle (siehe Personalkosten über die Gehaltskostenstelle verrechnen).
Grenzen
- Der DB I enthält keine Gemeinkosten. Für die Frage „Trägt sich dieser Bereich?” brauchst du den DB II.
- Die Genauigkeit hängt an den internen Kostensätzen. Sind sie zu niedrig, sieht jedes Projekt zu gut aus. Pflege sie je Zeitabschnitt (siehe Kostensätze, Provisionen & Ad-hoc-Versand einrichten).
- Ohne Gehaltskostenstelle sind die Personalkosten nur geschätzt: Urlaub, Krankheit und Leerlauf tauchen nirgends auf.
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