Zwei Sichten, ein Ergebnis: der Grundsatz der KLR

Der wichtigste Grundsatz der KLR in teamspace lautet: Summe aller Kostenstellen = Summe aller Kostenträger = echtes Ergebnis. Jede Buchung trägt eine Kostenstelle und einen Kostenträger. Damit gibt es zwei vollständige Sichten auf dieselben Euros: Die Abteilung sieht alle ihre Kosten, das Projekt alle seine. Nach jeder Buchung, Umbuchung und Umlage müssen beide Sichten dasselbe Ergebnis zeigen. Weicht eine ab, ist etwas doppelt oder fehlt.

Beispiel: vier Buchungen, zwei Sichten

Buchung	Kostenstelle	Kostenträger	Betrag
B1 Lizenz	KS1	KT1	−1.000 €
B2 Reise	KS1	KT2	−400 €
B3 Miete	KS2	KT2	−2.000 €
B4 Erlös	KS2	KT1	+2.000 €
Echtes Ergebnis			−1.400 €

Kostenstellen-Sicht: KS1 −1.400 €, KS2 0 € → Summe −1.400 € ✓
Kostenträger-Sicht: KT1 +1.000 €, KT2 −2.400 € → Summe −1.400 € ✓

Dieselben vier Buchungen, zweimal gruppiert, ergeben zweimal dasselbe. So soll es bleiben.

Drei Regeln, die daraus folgen

Jede Sicht ist vollständig. Die Abteilung sieht alle ihre Kosten, das Projekt alle seine. Gemeinkosten wie die Miete laufen deshalb auf einen internen Kostenträger, damit auch die Kostenträger-Sicht vollständig bleibt.
Bewegungen bleiben in ihrer Sicht. Umbuchungen und Umlagen gehen von Kostenstelle zu Kostenstelle oder von Kostenträger zu Kostenträger.
Die einzige Ausnahme ist die Gehaltskostenstelle. Auf ihr liegen nur Gehälter ohne Kostenträger. Deshalb darf sie per Zeitbuchung und Umlage auf Kostenträger verteilen, ohne dass etwas doppelt ankommt.

Bewegungen bleiben in ihrer Sicht. Nur die Gehaltskostenstelle darf auf Kostenträger verteilen.

Warum Kreuzbuchungen doppelt zählen

Eine Buchung von einer normalen Kostenstelle auf einen Kostenträger wechselt die Sicht. Sie nimmt den Betrag aus der Kostenstellen-Sicht heraus und legt ihn in die Kostenträger-Sicht. Das geht immer schief, weil der Betrag dort meist schon angekommen ist.

Beispiel Server: Das Rechenzentrum (KS 5100) hat 3.600 € Serverkosten. Würde man sie direkt auf die Wartungsverträge buchen:

	KS 5100	Σ Kostenstellen	Σ Kostenträger
vorher	−3.600	−3.600	0
nachher	0	0 ✗	−3.600

Das Rechenzentrum verliert seine Kosten. Und wo die Beträge vorher schon an einem Kostenträger hingen, kommen sie dort ein zweites Mal an:

Kreuzbuchung im Test	Σ Kostenträger	echtes Ergebnis
Umbuchung KS2 → KT2, 200 €	−1.600 €	−1.400 €
Umlage KS2 → KT1/KT2, 1.200 €	−2.800 €	−1.400 €

Für jeden echten Anwendungsfall gibt es einen Weg, der den Grundsatz einhält. Für die Server ist das ein Vorkostenträger als Pool, der per Umlage auf die Verträge verteilt wird. Das Rechenzentrum behält dabei alle seine Kosten (siehe Umlageregel einrichten).

Der Schalter „Kreuzbuchung”

Ob Kreuzbuchungen von einer normalen Kostenstelle auf einen Kostenträger möglich sind, steuert ein Schalter in der Konfiguration:

Konfiguration → Finanzen → Einstellungen → Kosten- und Leistungsrechnung → Kreuzbuchung (Kostenstelle/Kostenträger)

Aus (empfohlen): Umbuchungen und Umlagen bleiben in ihrer Sicht. Nur Gehaltskostenstellen dürfen auf Kostenträger buchen.
An: Auch normale Kostenstellen dürfen auf Kostenträger umbuchen und umlegen. Damit kannst du den Grundsatz verletzen.

Für Gehaltskostenstellen wirkt der Schalter nicht. Sie dürfen immer auf Kostenträger verteilen, denn auf ihnen liegt nur Gehalt ohne Kostenträger, also kann dort nichts doppelt ankommen.

Erlaubte Wege im Überblick

Weg	Erlaubt	Anwendungsfall
Umbuchung Kostenstelle → Kostenstelle	✓	Umgliederung, Margenanteil für die ausführende Abteilung
Umbuchung Kostenträger → Kostenträger	✓	Reise für zwei Kunden aufteilen
Umlage Vorkostenstelle → Kostenstellen	✓	IT, Verwaltung, Geschäftsführung
Umlage Vorkostenträger → Kostenträger	✓	Server, Lizenzen, Pools
Zeitbuchung und Umlage Gehaltskostenstelle → Kostenträger	✓	Gehalt und Rest
Umbuchung oder Umlage normale Kostenstelle → Kostenträger	nur mit Schalter „Kreuzbuchung”	kein Anwendungsfall

Einordnung: DATEV, Business Central und SAP

Zwei vollständige Auswertungssichten sind das Prinzip von DATEV KOST1/KOST2 und den Dimensionen in Microsoft Dynamics 365 Business Central. SAP CO arbeitet anders: Dort steht jeder Euro an genau einem Ort und wandert durch Verrechnung von der Kostenstelle auf den Kostenträger. Beide Wege sind korrekt. teamspace nutzt die vollständigen Sichten, damit jede Abteilung und jedes Projekt seine Kosten jederzeit vollständig sieht.

Wer aus der SAP-Welt kommt, sucht oft die Verrechnung „Kostenstelle → Auftrag”. Die gibt es in teamspace bewusst nur über die Gehaltskostenstelle. Das entspricht in SAP der Leistungsverrechnung mit Ist-Tarif-Nachbewertung.

Häufige Probleme

Die Summen beider Sichten weichen voneinander ab. Fast immer steckt eine Kreuzbuchung dahinter: eine Umbuchung oder Umlage von einer normalen Kostenstelle auf einen Kostenträger. Prüfe in den Bewegungen der beteiligten Kostenstellen, ob eine Gegenseite ein Kostenträger ist, und ob der Schalter „Kreuzbuchung” an ist. Eine zweite Ursache: Eine Buchung hat nur eine Kostenstelle, aber keinen Kostenträger (oder umgekehrt). Ausnahme ist das Gehalt auf der Abteilung, dessen Kostenträger-Seite über die Gehaltskostenstelle entsteht.

Ich kann als Ziel einer Umbuchung keinen Kostenträger wählen. Das ist richtig so, wenn die Quelle eine normale Kostenstelle ist und der Schalter „Kreuzbuchung” aus ist. Das Ziel hat immer denselben Typ wie die Quelle.

Die Kostenstellen-Summe zählt die Gehaltskostenstelle mit. Gehaltskostenstellen sind ausgeblendet und zählen in keiner Summe. Hängt eine Gehaltskostenstelle aber im Kostenstellenbaum unter der Abteilung, summiert der Knoten ihre Entlastung mit. Hänge sie außerhalb des Abteilungsknotens ein.