Kostenstellen und Kostenträger: Typen und Aufbau

In teamspace gibt es drei Kostenstellentypen (End-, Vor- und Gehaltskostenstelle) und zwei Kostenträgertypen (End- und Vorkostenträger). Der Typ ist ein festes Stammdatenfeld. Er bestimmt, ob ein Objekt in den Summen zählt, ob es per Umlage auf null verteilt wird und wohin es umlegen darf. Wer die Typen richtig wählt, bekommt die Umlagen und den Grundsatz „Σ Kostenstellen = Σ Kostenträger” fast geschenkt.

Kostenarten: das „Was?”

Eine Kostenart beschreibt, welche Art von Kosten oder Erlösen entstanden ist. Über ihre Gruppe gehört sie zu einer von drei Sorten:

Erlös: Honorare, Festpreis-, Lizenz- und Wartungserlöse.
Kosten: Personal, Fremdleistung, Sachkosten, kalkulatorische Kosten.
Sekundär: die Kostenarten der Umbuchungen und Umlagen, üblich in Klasse 9000.

Kostenarten haben keinen Eigentümer. Ihre Buchungsart (Primärbuchung oder Sekundärbuchung) trennt die Kostenarten von außen von denen der Umbuchungen und Umlagen, und sie lassen sich als Baum anlegen, etwa 6000 Personalkosten mit 6100 und 6500 darunter. Einen fertigen Vorschlag mit Klassen von 4000 bis 9000 findest du im Muster-Kostenartenplan für Dienstleister.

Kostenstellen: das „Wo?”

Kostenstellen bilden über das Feld Hauptkostenstelle einen Baum, zum Beispiel 2000 Leistungserbringung mit den Blättern 2100 Beratung und 2200 Entwicklung. Gebucht wird nur auf Blätter. Die Knoten darüber summieren nur. Über die Felder Kategorien und Gruppe ordnest du die Kostenstellen zusätzlich, etwa nach Leistungserbringung, Leitung, Vertrieb und Verwaltung.

Typ	Wofür	Zählt in den Summen	Umlage erlaubt nach	Saldo nach dem Lauf
Endkostenstelle	Bereich, der Kosten trägt: Beratung, Entwicklung, Support	ja	–	bleibt stehen
Vorkostenstelle	Bereich, der für andere leistet: IT, Verwaltung, Geschäftsführung	ja	Kostenstellen	0
Gehaltskostenstelle	technisches Verrechnungskonto für Personalkosten	nein, ausgeblendet	Kostenträger	0

Die Gehaltskostenstelle ist ein Sonderfall: Auf ihr liegen nur Gehälter ohne Kostenträger. Zeitbuchungen entlasten sie Stunde für Stunde, der Rest wird auf die Projekte umgelegt. Deshalb darf sie als einzige Kostenstelle auf Kostenträger umlegen. Sie trägt zusätzlich die Angabe, zu welcher Abteilung sie gehört, damit Stunden und Auslastung weiter der richtigen Abteilung zugerechnet werden. Hänge sie nicht im Baum unter die Abteilung, sonst summiert der Knoten die Entlastung mit. Details in Personalkosten über die Gehaltskostenstelle verrechnen.

Kostenträger: das „Wofür?”

Kostenträger sind flach, ohne Baum. Bei Dienstleistern ist der Kostenträger meist das Projekt oder der Vertrag.

Typ	Wofür	Zählt in den Summen	Umlage erlaubt nach	Saldo nach dem Lauf
Endkostenträger	Kundenprojekt, Vertrag, internes Projekt	ja	–	bleibt stehen
Vorkostenträger	Sammler und Pools: Server, Lizenzen, Fahrzeuge, Akquise	ja	Kostenträger	0

Ein Kostenträger trägt in seinen Stammdaten unter anderem:

Eigentümer-Kostenstelle: der Bereich, dem der Kostenträger organisatorisch gehört (siehe unten).
Leistungsbezug: extern (Kundenleistung) oder intern (eigenes Projekt).
Gruppe und Kennzahlensicht: Die Gruppe ordnet Kostenträger z. B. nach Vertrieb, Leistungserbringung oder Interner Betrieb; die Kennzahlensicht (Geschäftsjahr oder Gesamtlaufzeit) legt fest, ob die Kennzahlen das Jahr oder die ganze Laufzeit zeigen.
Zielprojekt: das Projekt, über das der Kostenträger seinen Kunden kennt.
Umlagegewicht: der Wert (Standard 1,00), mit dem er als Ziel einer Umlage zählt.

Wohin darf was fließen?

Bewegungen bleiben in ihrer Sicht: von Kostenstelle zu Kostenstelle oder von Kostenträger zu Kostenträger. Die einzige Brücke ist die Gehaltskostenstelle.

Weg	Erlaubt	Typischer Anwendungsfall
Umbuchung Kostenstelle → Kostenstelle	✓	Umgliederung, Margenanteil für eine andere Abteilung
Umbuchung Kostenträger → Kostenträger	✓	Reise für zwei Kunden aufteilen
Umlage Vorkostenstelle → Kostenstellen	✓	IT, Verwaltung, Geschäftsführung auf die Bereiche
Umlage Vorkostenträger → Kostenträger	✓	Server, Lizenzen, Pools auf die Verträge
Zeitbuchung und Umlage Gehaltskostenstelle → Kostenträger	✓	Gehalt und Rest auf die Projekte
Umbuchung oder Umlage normale Kostenstelle → Kostenträger	nur mit Schalter	kein sinnvoller Anwendungsfall, zählt doppelt

Den Kreuzweg von einer normalen Kostenstelle auf einen Kostenträger steuert der Schalter Kreuzbuchung (Kostenstelle/Kostenträger). Warum er aus bleiben sollte, erklärt Zwei Sichten, ein Ergebnis.

Kundensicht über das Zielprojekt

Wer verdient mit welchem Kunden Geld? Dafür braucht es den Deckungsbeitrag je Kunde über alle Projekte und Verträge. In teamspace erreicht jeder Kostenträger seinen Kunden über das Zielprojekt. Darüber laufen alle Auswertungen je Kunde, auch mit Umbuchungen und Umlagen, denn die hängen ebenfalls am Kostenträger. Ein eigenes Werkzeug ist dafür nicht nötig.

Eigentümer-Sicht: wer leistet für wen?

Eine Zeitbuchung trägt zwei Informationen: die Kostenstelle der Person (wer leistet?) und den Kostenträger (wofür?). Der Kostenträger wiederum kennt seine Eigentümer-Kostenstelle (wem gehört das Projekt?). Daraus entsteht eine zweite Sicht auf jede Kostenstelle, ganz ohne zusätzliche Buchung.

Beispiel: Anna aus der Entwicklung baut die neue Website für das Marketing. Sie bucht 8 Stunden auf das interne Projekt INT-MARK-WEB. Bewertet mit 50 €/h sind das 400 €.

Eine Zeitbuchung, zwei Zuordnungen: die leistende Kostenstelle und – über den Kostenträger – die Eigentümer-Kostenstelle.

Daraus lassen sich zwei Fragen beantworten:

Vom Projekt aus: Welche Abteilungen haben an INT-MARK-WEB gearbeitet? Die Bewegungen des Kostenträgers nach Kostenstelle gruppiert zeigen: Entwicklung 400 €.
Von Marketing aus: Wer Fremdes hat an unseren Projekten gearbeitet? Alle Kostenträger mit Eigentümer = 4200, deren Buchungen nach Kostenstelle gruppiert. Alles, was nicht von Marketing kommt, ist fremd: hier 400 € aus der Entwicklung.

Die KLR-Analyse kann dafür nach der Eigentümer-Kostenstelle gruppieren: Sicht Kostenträger, in den Ansicht-Einstellungen unter Gruppieren.

Zusammen ergibt das die Kreuztabelle „wer leistet für wen”. Wechselt ein Projekt den Bereich, änderst du nur ein Stammdatum.

Typische Fragen zur Arbeit für andere Bereiche

Steht die Entwicklung dadurch schlechter da? Nein. Ist die Kostenstelle der Mitarbeitenden eine Gehaltskostenstelle, wird sie für jede gebuchte Stunde entlastet, egal für wen.

Wer bekommt die Marge? Die Eigentümer-Abteilung. Soll die leistende Abteilung einen Anteil bekommen, buchst du ihn von Kostenstelle zu Kostenstelle um (siehe Betrag umbuchen).

Was passiert, wenn jemand die Abteilung wechselt? An der Vergangenheit nichts. Die Kostenstelle ist an jeder Zeitbuchung gespeichert. Die Abteilung eines Mitarbeiters ist zeitabhängig hinterlegt (siehe Organigramm & Abteilungen).

Was passiert, wenn ein Projekt den Bereich wechselt? Die Eigentümer-Kostenstelle ist nicht versioniert. Die Historie wandert mit zum neuen Bereich.

Wird zum internen Kostensatz oder mit Aufschlag verrechnet? Zum internen Kostensatz. Einen Aufschlag für die leistende Abteilung buchst du als Umbuchung mit eigener Kostenart, etwa 9400 ILV-Aufschlag.

Hinweise

Der Typ ist ein festes Stammdatenfeld. Lege ihn beim Anlegen bewusst fest, denn er steuert die erlaubten Umlageziele.
Die Sichtbarkeit der Felder Kategorie, Gruppe und Typ stellst du unter Konfiguration → Finanzen → Einstellungen → Kosten- und Leistungsrechnung ein (siehe KLR einrichten).