Betrag umbuchen

Eine Umbuchung verschiebt einen einzelnen Betrag von einer Kostenstelle auf eine andere oder von einem Kostenträger auf einen anderen. Du löst sie manuell aus, meist im Controlling. Das Original, also die Zeitbuchung, der Beleg oder die Spesen, bleibt dabei unverändert. Die Umbuchung ist ein eigener Datensatz mit Beschreibung und Benutzer und erscheint in den Bewegungen beider Seiten.

Bevor du umbuchst

• Ist es ein echter Fehler? Steht eine Zeit oder eine Spesenposition auf dem falschen Projekt, korrigierst du sie im Original. Umbuchen ist für Einzelfälle gedacht, in denen das Original richtig ist.
• Kommt das jeden Monat wieder? Dann richte statt einer Umbuchung eine Umlageregel ein (siehe Umlageregel einrichten).
• Bleibst du in der Sicht? Das Ziel hat immer denselben Typ wie die Quelle: Kostenstelle → Kostenstelle oder Kostenträger → Kostenträger. Mehr dazu in Umbuchung, Umlage oder Korrektur?.

Schritt für Schritt

1. Öffne den Detailmanager der Quelle, also der Kostenstelle oder des Kostenträgers, der den Betrag abgibt, z. B. über Finanzen → Kostenträger.
2. Wähle links unter Aktionen die Aktion Umbuchung. Der Dialog Umbuchung öffnet sich; oben steht die Quelle schon fest.
3. Trage das Datum* ein. Daneben zeigt teamspace, ob die Periode offen ist (z. B. „Periode 10/2026 offen“). Das Datum bestimmt, in welchem Monat die Umbuchung wirkt.
4. Trage den Betrag* ein.
5. Schreib in Beschreibung, warum du umbuchst, etwa „Reise Hamburg 03.06.: Anteil Schmidt AG“.
6. Wähle die Kostenart* der Quelle, z. B. 9200 Umbuchung.
7. Wähle im Abschnitt Ziel das Objekt, das den Betrag übernimmt (bei einem Kostenträger als Quelle einen Kostenträger), und dessen Kostenart*.
8. Klicke auf Speichern.

Was dabei passiert

Die Quelle wird entlastet (ihr Saldo steigt), das Ziel wird belastet (sein Saldo sinkt). Die Summe der Sicht bleibt gleich, die andere Sicht wird nicht berührt.

Beispiel: Umbuchung von 300 € von KLR-KS1 auf KLR-KS2, Kostenart 9200.

In den Bewegungen beider Kostenstellen steht die Umbuchung als eigene Zeile unter Sekundärbuchung mit Richtung, Typ und Gegenseite: bei der Quelle mit Pfeil nach rechts (→, abgegeben), beim Ziel mit Pfeil nach links (←, übernommen).

Praxisfall 1: eine Reise für zwei Kunden

Ein Berater fährt nach Hamburg und besucht an zwei Tagen zwei Kunden. Die Reisekosten von 640 € (Bahn, Hotel, Verpflegung) sind als Spesen komplett auf P-2026-018 Müller GmbH erfasst. Die Marge von Müller sieht dadurch schlechter aus, die von Schmidt besser, als sie ist.

Die Reise ist ein Vorgang mit einer Abrechnung. Du teilst sie deshalb nicht in der Spesenerfassung auf, sondern buchst die Hälfte um:

Weg: Kostenträger → Kostenträger. Die Kostenstellen-Sicht bleibt unberührt.

Praxisfall 2: Margenanteil für die ausführende Abteilung

Ein Entwickler arbeitet 40 Stunden auf einem Kundenprojekt der Beratung. Das Projekt gehört der Beratung, also landet dort die ganze Marge. Führt ihr Abteilungen als eigene Profit Center, soll die Entwicklung einen Anteil bekommen, hier einen festen Aufschlag von 20 € je Stunde.

Achte auf die Richtung: Damit die Entwicklung ein Plus bekommt, ist sie die Quelle. Weg: Kostenstelle → Kostenstelle. Das Projekt hat verdient, was es verdient hat; nur zwischen den Abteilungen wird die Marge geteilt.

Praxisfall 3: Kostenart umgliedern

Weil der Dialog je eine Kostenart für Quelle und Ziel hat, kannst du auch eine Kostenart umgliedern, ohne das Objekt zu wechseln. Beispiel: Ein Messeanteil wurde als „Werbung” gebucht, gehört aber zur „Provision”. Quelle und Ziel sind dieselbe Kostenstelle, die Kostenart der Quelle ist 7300 Werbung und Messe, die des Ziels 7500 Provisionen.

Eine Umbuchung zurücknehmen

Lege eine Gegenbuchung an: dieselbe Umbuchung mit vertauschter Quelle und Ziel und einer Beschreibung wie „Storno Umbuchung vom 30.06.“. So bleibt nachvollziehbar, was passiert ist. War die Umbuchung von Anfang an ein Versehen, löschst du sie im Tab Bewegungen über das Papierkorb-Symbol am Zeilenende; mit dem Stift-Symbol daneben bearbeitest du sie.

Hinweise

• Umbuchungen ändern keine Rechnungen und keine Kundenabrechnung. Sie wirken nur in der KLR.
• Mit der Option „… mit Recht” müssen Quelle und Ziel für dich berechtigt sein.
• Manuelle Umbuchungen und automatische Umlagen landen in denselben Bewegungen. Umlagen erkennst du an ihrer eigenen Kostenart (z. B. 9320 Umlage IT).

Häufige Probleme

Ich kann als Ziel keinen Kostenträger auswählen. Die Quelle ist eine Kostenstelle, und der Schalter Kreuzbuchung (Kostenstelle/Kostenträger) ist aus. Das ist gewollt, weil eine solche Buchung doppelt zählt (siehe Zwei Sichten, ein Ergebnis). Prüfe, ob du stattdessen von Kostenträger zu Kostenträger umbuchen willst.

Die Beträge kommen mit umgekehrtem Vorzeichen an. Quelle und Ziel sind vertauscht. Die Quelle gibt ab und wird entlastet (Plus), das Ziel übernimmt und wird belastet (Minus). Nimm die Umbuchung per Gegenbuchung zurück und lege sie in der richtigen Richtung neu an.

Die Aktion „Umbuchung” fehlt. Dir fehlt das Recht Umbuchungen und Umlagen erstellen und ausführen, oder es gilt nicht für diese Objektart.

Die Umbuchung taucht im falschen Monat auf. Maßgeblich ist das Datum der Umbuchung, nicht das Datum der ursprünglichen Buchung. Gegenbuchung anlegen und mit dem richtigen Datum neu umbuchen.

Typische Fragen & Anforderungen

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