Berechtigungen für die KLR

Wer in der KLR was sehen und tun darf, regelst du an der Benutzergruppe im Akkordeon „Kosten-/Leistungsrechnung”. Es ist aufgebaut wie die Faktura-Rechte: je Recht eine Checkbox, daneben ein Optionsfeld. Über die Optionen legst du fest, für welche Objektarten ein Recht gilt und ob für alle Objekte oder nur für die, an deren Projekt der Benutzer berechtigt ist.

Wo du die Rechte findest

Benutzergruppe öffnen → Reiter Berechtigungen → Akkordeon Berechtigungen → Kosten-/Leistungsrechnung

Oben im Abschnitt setzt der Umschalter Berechtigungen mit Keine bzw. Alle alle Rechte des Abschnitts auf einmal.

Die Rechte

Sehen, setzen oder ausblenden

Die beiden letzten Rechte steuern, was ein Benutzer beim Erfassen von der KLR mitbekommt. Die Regeln belegen Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger in allen drei Fällen vor:

Die Optionen je Recht

Über das Plus im Optionsfeld rechts wählst du, worauf das Recht wirkt. Für die Mehrfachauswahl hältst du die Umschalt-Taste gedrückt; das Recht gilt dann nur für die gewählten Optionen. Ist nichts gewählt, steht im Feld „Alle Belegtypen sichtbar“: Das Recht gilt für alle Objektarten.

Kostenarten haben keinen Eigentümer und kein Projekt; für sie gibt es deshalb nur die Option für alle. Für Kostenstellen gibt es ebenfalls nur „Kostenstelle“, also alle Kostenstellen.

Beim Recht KLR-Element Eingabe ausblenden bietet das Optionsfeld stattdessen die vier Primärelemente an.

Umbuchen und Umlegen mit „… mit Recht”: Quelle und alle Ziele müssen für den Benutzer berechtigt sein.

Was Berechtigte sehen

• Im Detailmanager alles: Wer ein KLR-Objekt öffnen darf, sieht dort alle seine Buchungen und Bewegungen, auch Belege, Zeiten oder Gehälter, die er sonst nicht sehen dürfte. Sonst ergäben die Zahlen keinen Sinn.
• In der Analyse nur Berechtigtes: Die KLR-Analyse und die Kostenarten zeigen nur Zeilen und Summen über die Objekte, die der Benutzer sehen darf. Gegenseiten anderer Objekte erscheinen mit Name und Betrag, lassen sich aber nicht öffnen.
• KLR-Felder in den Erfassungsdialogen: Ob ein Benutzer sie ändern darf, steuert KLR-Elemente setzen; ob er sie überhaupt sieht, steuert KLR-Element Eingabe ausblenden (siehe „Sehen, setzen oder ausblenden“).
• Beträge in Vorschau und Listen: nur mit Details vollständig anzeigen.

Beispielrollen

Umstellung von den bisherigen Rechten

Früher gab es im Akkordeon nur zwei Checkboxen. Sie wurden so übernommen:

Bestehende Benutzer behalten damit ihren Zugriff. Alle anderen Rechte sind neu und standardmäßig aus.

Konfigurationsrechte

Für die Verwaltungslisten in der Systemkonfiguration gibt es eigene Rechte:

Benutzergruppe → Berechtigungen → Konfigurationsrechte → Finanzen → Kostenstellen / Kostenträger / Kostenart

Hinweise

• Gehälter schützen: Weil im Detailmanager alle Buchungen sichtbar sind, sieht jeder mit Anzeigerecht auf eine Kostenstelle auch die Gehälter darauf. Vergib das Recht auf Kostenstellen eng, oder buche Gehälter als Summe je Abteilung (siehe Personalkosten über die Gehaltskostenstelle verrechnen).
• Rechte wirken über Gruppen. Wie Gruppenrechte, Rollen und Vererbung zusammenspielen, steht in Wie Berechtigungen zusammenwirken.

Häufige Probleme

Eine Projektleiterin sieht ihren Kostenträger nicht. Sie hat „Kostenträger mit Recht”, aber am Zielprojekt fehlt ihr das Recht Finanzen/KLR, oder der Kostenträger hat kein Zielprojekt. Pflege das Zielprojekt oder ihre Projektrolle.

Die Vorschaukarte oder die Spalten DB1 und DB2 in der Liste zeigen keine Beträge. Details vollständig anzeigen fehlt für diese Objektart.

Ein Mitarbeiter sieht die KLR-Felder, kann sie aber nicht ändern. Das ist so gewollt, wenn er KLR-Elemente setzen nicht hat: Die Werte kommen dann immer aus der Regel. Soll er selbst zuordnen, vergib das Recht für die betreffenden Objektarten.

Ein Benutzer kann nicht umbuchen, obwohl er das Recht hat. Mit „… mit Recht” muss er Quelle und alle Ziele sehen dürfen. Fehlt eines, ist die Umbuchung nicht möglich.

Der KLR-Abschnitt fehlt in der Zeiterfassung. Entweder blendet KLR-Element Eingabe ausblenden ihn aus, oder die Felder sind in der Konfiguration nicht sichtbar geschaltet (siehe KLR einrichten).

Typische Fragen & Anforderungen

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