Umlageregel einrichten

Eine Umlage verteilt die Kosten einer Periode automatisch nach einem Schlüssel, zum Beispiel die IT-Kosten nach Köpfen auf die Bereiche. Einmal eingerichtet, läuft sie zu einem festen Termin und bucht die Quelle leer. Jede Kostenstelle und jeder Kostenträger hat dafür im Detailmanager einen eigenen Tab „Umlageregel”. Die Regel beantwortet drei Fragen: Wann, Wie und Wohin.

Wozu Umlagen?

Der DB I zeigt, was ein Projekt direkt verdient. Aber auch die Bereiche und Ressourcen, die nie direkt auf ein Kundenprojekt buchen, müssen bezahlt werden. Ohne Umlage sehen alle Bereiche und Projekte profitabler aus, als sie sind. Drei typische Fälle:

Den dritten Fall beschreibt Personalkosten über die Gehaltskostenstelle verrechnen.

Die drei Teile der Regel

Der Tab Umlageregel hat drei Abschnitte. Rechts daneben stehen die gewählten Ziele mit Ziel, Umlagegewicht und Anteil.

Wann – Umbuchungen des DB2 der Vorperiode

• Aktiv schaltet die Regel ein oder aus.
• Nächster geplanter Lauf mit Zeit, z. B. am 3. des Monats um 10:00. Steht dort „Aus“, läuft die Regel nicht von selbst.
• Serienregel für den wiederkehrenden Lauf, z. B. monatlich.
• Betrag: Umgelegt wird der DB2 der Vorperiode – das steht schon in der Überschrift des Abschnitts. Läuft die Regel im Oktober, verteilt sie den Saldo des September. Weil der ganze Saldo verteilt wird, steht die Quelle danach auf null.

Jede Quelle hat ihren eigenen Termin. Jeder Lauf nimmt die Regel, wie sie zum Zeitpunkt des Laufs eingestellt ist.

Wie – Schlüssel und Buchung

• Schlüssel Gleichverteilt: Jedes Ziel bekommt denselben Anteil.
• Schlüssel Umlageschlüssel: Jedes Ziel bekommt einen Anteil nach seinem Umlagegewicht (Standard 1,00), z. B. der Kopfzahl eines Bereichs oder der Nutzung eines Servers. Feste Prozentsätze gibt es bewusst nicht; du drückst sie über Gewichte aus (z. B. 2 : 1 : 1 statt 50 % : 25 % : 25 %).
• Kostenart*: eine Sekundär-Kostenart, z. B. 9320 Umlage IT. Nimm für jede Umlage eine eigene, dann siehst du in den Bewegungen sofort, woher ein Betrag kommt.
• Beschreibung: optional, z. B. der Grund für den Schlüssel.

Wohin – die Ziele

• Bei einer Gehaltskostenstelle wählst du oben über den Umschalter Kostenstelle oder Kostenträger, welche Art von Zielen du suchst.
• Ziele suchst du über Filterfelder, bei Kostenträgern Kostenträger, Kostenträgernummer, Gruppe, Status (Alle, Passiv, Aktiv) und Kostenobjekt Typ (Alle, Endkostenträger, Vorkostenträger), und startest mit Suche.
• Die Ziele erscheinen rechts mit ihrem Umlagegewicht und dem daraus berechneten Anteil; unten steht die Summe.
• Neue Objekte kommen automatisch dazu: Grenzt du die Ziele über einen Filter ein, etwa eine Gruppe, nimmt die Regel ein neues Objekt, das zum Filter passt, ab dem nächsten Lauf automatisch mit. Wählst du die Ziele einzeln aus, bleibt es bei genau diesen.

Schritt für Schritt

1. Öffne den Detailmanager der Quelle, z. B. über Finanzen → Kostenstellen die Vorkostenstelle 5100 IT.
2. Prüfe im Tab Stammdaten, dass der Kostenobjekt Typ stimmt: Vorkostenstelle, Vorkostenträger oder Gehaltskostenstelle.
3. Wechsle in den Tab Umlageregel.
4. Wann: Schalte Aktiv ein, lege Nächster geplanter Lauf und Zeit fest und hinterlege die Serienregel, z. B. monatlich.
5. Wie: Wähle den Schlüssel Umlageschlüssel oder Gleichverteilt und die Kostenart* der Umlage.
6. Wohin: Wähle bei einer Gehaltskostenstelle zuerst Kostenstelle oder Kostenträger, grenze die Ziele über die Filterfelder ein und klicke auf Suche.
7. Prüfe rechts Umlagegewicht und Anteil jedes Ziels.
8. Klicke auf Speichern.

Nach dem ersten Lauf: Prüfe in den Bewegungen der Quelle und der Ziele, ob die Beträge richtig angekommen sind, und mache die Summenprobe (siehe KLR-Analyse auswerten).

Eine Umlage von Hand ausführen

Über die Aktion Umlage links im Detailmanager startest du einen Lauf sofort, etwa zum Testen oder für einen Nachlauf. Der Dialog Umlage zeigt:

• Datum*: standardmäßig heute, daneben der Periodenhinweis (z. B. „Periode 10/2026 offen“). Die Umlagebuchungen tragen dieses Datum.
• Betrag*: vorbelegt mit dem DB2 der Vorperiode (z. B. „DB2 9/2026“). Darunter siehst du die Wirkung auf die Quelle, also ihren DB2 nach dem Lauf; bei vollständiger Verteilung 0,00 €.
• Wie - Schlüssel und Buchung und Wohin - die Ziele wie in der Regel.
• Rechts je Ziel Umlagegewicht, Anteil und Betrag. Eine Rundungsdifferenz von wenigen Cent bekommt das letzte Ziel.

Mit Speichern wird gebucht.

Welche Ziele erlaubt sind

Eine normale Kostenstelle darf nur dann auf Kostenträger umlegen, wenn der Schalter Kreuzbuchung (Kostenstelle/Kostenträger) unter Konfiguration → Finanzen → Einstellungen → Kosten- und Leistungsrechnung an ist. Lass ihn aus: Eine solche Umlage zählt doppelt (siehe Zwei Sichten, ein Ergebnis). Für Gehaltskostenstellen wirkt der Schalter nicht.

Mehrere Stufen: das Stufenleiterverfahren

Verteilen mehrere Vorkostenstellen nacheinander, staffelst du ihre Termine:

Die zweite Stufe verteilt dabei auch das, was sie um 10 Uhr von der Geschäftsführung bekommen hat. Nach 11 Uhr stehen alle Vorkostenstellen auf null. Laufen alle Regeln zum selben Termin, ist das das Anbauverfahren. Das Gleichungsverfahren für gegenseitige Leistungen gibt es nicht. Mehr in Umbuchung, Umlage oder Korrektur?.

Das funktioniert auch, obwohl die Umlagebuchungen das Datum des Laufs tragen und damit schon in der neuen Periode stehen.

Praxisbeispiel: IT-Kosten nach Köpfen auf die Bereiche

Die IT betreut alle Abteilungen. Ihre 30.000 € stehen auf der Kostenstelle 5100 IT. Beratung, Entwicklung und Support sehen davon nichts und wirken profitabler, als sie sind.

Lösung: 5100 IT ist eine Vorkostenstelle. Ihre Umlageregel verteilt mit Umlageschlüssel auf die drei Bereiche; das Umlagegewicht jedes Ziels ist seine Kopfzahl (12, 18, 10).

Die Summe bleibt gleich, die Kostenträger-Sicht wird nicht berührt. Und jetzt sieht man: Support trägt sich nicht.

Praxisbeispiel: Serverkosten über einen Pool auf die Verträge

Das Rechenzentrum (KS 5100) zahlt im Juni 3.000 € Server-Leasing und 600 € Strom und Fläche. Die Server laufen für Wartungs- und Hosting-Verträge. Zwei Anforderungen gelten gleichzeitig: Die Verträge sollen ihren Serveranteil tragen, und das Rechenzentrum soll trotzdem alle seine Kosten sehen, für Budget und Verantwortung.

Lösung: Die Serverkosten werden auf die echte Kostenstelle 5100 gebucht und als Kostenträger auf einen Vorkostenträger SRV-Pool. Der Pool hat eine Umlageregel mit Umlageschlüssel auf die Verträge; Gewichte nach Nutzung 2 : 1 : 1.

Das Rechenzentrum sieht weiter alle 3.600 €, die Verträge tragen ihren Anteil. Dasselbe Muster gilt für alle Pools: Lizenzpool, Fahrzeugpool, Testlabor, Akquise-Sammler.

Hinweise

• Das Umlagegewicht hängt am Zielobjekt (Feld Umlagegewicht im Tab Stammdaten, Standard 1,00) und gilt damit in allen Regeln gleich. Brauchst du für zwei Pools unterschiedliche Gewichte auf denselben Zielen, lege die Gewichte so an, dass sie für beide passen, oder trenne die Ziele.
• Eine Umlage ändert keine Belege. Sie erzeugt eigene Sekundärbuchungen; die Originale bleiben unverändert.
• Läuft eine Umlage für einen Monat ohne Buchungen, bewegt sie nichts. Das ist korrekt.

Häufige Probleme

Ich kann als Ziel keinen Kostenträger wählen. Die Quelle ist eine Vorkostenstelle. Sie darf nur auf Kostenstellen umlegen. Willst du Kosten auf Projekte verteilen, buche sie auf einen Vorkostenträger (Pool) und lege diesen um.

Nach dem Lauf steht die Quelle nicht auf null. Nach dem Lauf sind Buchungen für die Vorperiode dazugekommen, oder es gibt Buchungen in der laufenden Periode. Die Regel verteilt nur den DB2 der Vorperiode; Späteres verteilt der nächste Lauf.

Die Umlage erscheint im falschen Monat. Die Umlagebuchungen tragen das Datum des Laufs, nicht das der verteilten Periode. Eine Umlage für den September, die am 2. Oktober läuft, steht im Oktober. Beim manuellen Lauf über die Aktion Umlage kannst du das Datum* anpassen.

Die zweite Stufe verteilt zu wenig. Die erste Stufe ist nach der zweiten gelaufen, oder ihre Termine liegen gleich. Staffle die Termine so, dass die Geschäftsführung vor Verwaltung und IT läuft.

Alle Ziele bekommen trotz Umlageschlüssel gleich viel. Das Umlagegewicht steht bei allen Zielen noch auf dem Standard 1,00. Trage im Tab Stammdaten jedes Ziels das passende Gewicht ein, z. B. die Kopfzahl.

Typische Fragen & Anforderungen

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