HR-Berechtigungen & Datenschutz

Der HR-Bereich hat besondere Anforderungen an den Datenschutz — Gehalt, Krankheit, Schwerbehinderung gehören nicht in jede Hand. teamspace sichert das über zwei Mechanismen für Daten (Feldsichtbarkeit, Schutzklassen) und drei für Prozesse (Gruppenrechte, Vorgesetzten-Logik, Vertretung). Diese Seite führt durch die Einrichtung.

Felder sichtbar schalten

Standardmäßig sind viele HR-Felder ausgeblendet. Du schaltest sie einmalig frei:

Konfiguration → Benutzer und Rechte → Einstellungen → HR-Daten

Dort findest du Felder wie Schwerbehinderung, Beschäftigungsdaten, Arbeitnehmerüberlassung, Befristung, Steuer und Sozialversicherung, Entlohnungskonzepte, zeitabhängige Entlohnungsbausteine. Stell die Felder, die du brauchst, auf sichtbar/aktiv. Bei Feldern mit Auswahllisten (z. B. Geschäftsbereich) trägst du zusätzlich die auswählbaren Werte ein.

ℹ Info: Hat ein an-geschaltetes Feld eine leere Auswahlliste, blendet teamspace es trotzdem aus — das System erkennt, dass es nichts auszuwählen gäbe. Trag also zuerst die Werte ein.

Schutzklassen vergeben

In derselben Konfiguration weist du Feldern eine Schutzklasse zu. Standardmäßig ist keine eingetragen. Wer die Klasse nicht hat, sieht statt der Werte nur geschützt — typisch bei Gehaltsdaten. So bleiben sensible Bereiche der Mitarbeiterakte für Unbefugte verborgen, während berechtigte Personen sie normal sehen.

Gruppen- und Einzelrechte für Urlaub und Krankheit

Konfiguration · Berechtigungsgruppen · Gruppenspezifische Berechtigungen – Urlaubsanträge genehmigen, Kollegen krank melden, Konten ansehen

In Konfiguration → Benutzer und Rechte → Berechtigungsgruppen → Gruppenspezifische Berechtigungen setzt du pro Gruppe u. a.:

Urlaubsanträge genehmigen — für alle oder über eine Ausnahmen-Liste („außer die eigenen”, „für Finn nicht”).
Kollegen krank melden — typisch für HR und Geschäftsleitung.
Krankmeldung bestätigen — den gelben Zettel eintragen.
Urlaubs- und Überstundenkonto von Kollegen ansehen — für alle oder eine Teilgruppe.

Daneben gibt es Einzelrechte, die du gezielt suchst (Strg+F) und setzt:

Krankmeldung für sich selber erstellen und bearbeiten — hebt die Hürde auf, sodass ein normaler Mitarbeiter sich ohne Gruppenrecht selbst krankmelden darf.
Eigene Vertreterregelung bearbeiten — erlaubt dem Mitarbeiter, seinen Vertreter selbst zu pflegen (siehe unten).

Vorgesetzten-Logik: Aktivierst du in Benutzer und Rechte → Einstellungen → Zeiterfassung die Option Vorgesetzter kann Urlaub genehmigen, darf der direkte Vorgesetzte für seinen Mitarbeiter genehmigen — der Vorgesetzte wird im HR am Mitarbeiter eingetragen. In den meisten Unternehmen läuft das als Mischform aus Gruppenrechten (HR, Geschäftsleitung) und Vorgesetzten-Zuordnung.

Vertretung mit Rechtevererbung

Wenn der zuständige Genehmiger selbst krank oder im Urlaub ist, greifen Vertretungsregeln. Damit sie funktionieren, aktivierst du zuerst die Vertretungsbereiche:

Konfiguration → Benutzer & Rechte → Einstellungen → Sichtbarkeit der Felder
  → Organisation und Management → Vertretungsbereiche / Vertreter

TODO-DONE · HR-T04 · CLAUDE

Erledigt 2026-06-24: Pfad belegt. Die Vertretungsbereiche liegen unter Konfiguration → Benutzer & Rechte → Einstellungen → Sichtbarkeit der Felder, Unterabschnitt „Organisation und Management” – dort Direkte Führungskraft, Vertretungsbereiche (Chips, im Demo Urlaubsgenehmigung, Dauerhafter Mitarbeiterwechsel, Prüfungen), Vertreter und Mentor. HR-ADM-05 an dieser Stelle aufgenommen.

Konfiguration → Benutzer & Rechte → Einstellungen, Akkordeon „Sichtbarkeit der Felder — Konfiguration „Benutzer & Rechte → Einstellungen → Sichtbarkeit der Felder → Organisation und Management": die „Vertretungsbereiche" (Chips Urlaubsgenehmigung, Dauerhafter Mitarbeiterwechsel, Prüfungen) sowie „Vertreter" und „Mentor".

Du gibst die Bereiche an (etwa Urlaubsgenehmigung, Prüfungen, Dauerhafter Mitarbeiterwechsel). Danach setzt du pro Mitarbeiter im Reiter Mitarbeiter einen allgemeinen Vertreter und optional bereichsspezifische Vertreter. Die Vertretung tritt automatisch in Kraft, wenn der Vertretene im Urlaub oder krank ist.

⚠ Achtung: Während der Vertretungs-Zeit bekommt der Vertreter die Rechte des Vertretenen. Wer also vorher keine Urlaubsanträge sehen durfte, kann sie während der Vertretung sehen und genehmigen. Deshalb wird die Vertretungsregel standardmäßig aus dem HR gepflegt (HR → Mitarbeiter → Mitarbeiter → Vertretungsregeln). Gib dem Mitarbeiter nur dann das Recht Eigene Vertreterregelung bearbeiten, wenn du das bewusst willst.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Gehaltsdaten vor Unbefugten verbergen	Den Feldern eine Schutzklasse zuweisen – Unbefugte sehen nur `geschützt`.
Ein verstecktes HR-Feld nutzen	In `Benutzer und Rechte → Einstellungen → HR-Daten` auf sichtbar stellen.
HR allen Kollegen Urlaub genehmigen lassen	Gruppenrecht `Urlaubsanträge genehmigen` ohne Ausnahmen vergeben.
Mitarbeitern erlauben, sich selbst krankzumelden	Einzelrecht `Krankmeldung für sich selber erstellen und bearbeiten` setzen.
Eine Urlaubsvertretung für den Chef einrichten	Vertretungsbereiche aktivieren, im HR am Mitarbeiter den Vertreter für `Urlaubsgenehmigung` setzen.
Verhindern, dass Mitarbeiter ihren Vertreter selbst ändern	Recht `Eigene Vertreterregelung bearbeiten` aus lassen – nur HR pflegt sie dann.