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Hilfecenter

Urlaub beantragen & genehmigen

Wie Mitarbeiter aus der Zeiterfassung Urlaub beantragen, wie Genehmiger entscheiden, wie Vertretungen greifen und wie jeder seinen eigenen Urlaubsstand einsieht.

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Personal und HR – Urlaubsmanagement

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Voraussetzungen

Urlaub läuft in teamspace über Antrag und Genehmigung — der Mitarbeiter stellt aus der Zeiterfassung heraus einen Urlaubsantrag, der Genehmiger sieht ihn in seinen Benachrichtigungen und entscheidet. Vertretungsregeln greifen automatisch, wenn der Genehmiger selbst weg ist. Welche Urlaubsarten es gibt, wann Urlaub verfällt und wer genehmigen darf, stellst du einmalig ein — siehe Urlaub einrichten.

Urlaubsantrag-Detailmanager: Sektion Allgemein mit Mitarbeiter Viktor Vertrieb, Typ Urlaub, Von 15.06.2026 Ganztag, Bis 18.06.2026 Ganztag, Zeitraum 4 Tage Resturlaub 19,5 Tage, Kommentar, Buttons Genehmigen und Ablehnen
Der Urlaubsantrag: Mitarbeiter, Typ, Von/Bis (je Ganztag), der errechnete Zeitraum mit Resturlaub („4 Tage, Resturlaub 2026: 19,5 Tage") und das Kommentarfeld – darunter die Buttons Genehmigen und Ablehnen.

Urlaub beantragen

Der Mitarbeiter geht in seine Zeiterfassung → Überblick / Mein Urlaub und sieht seinen aktuellen Urlaubsstand. Ein Klick auf Urlaubsantrag beantragen öffnet den Dialog mit folgenden Feldern:

  • Mitarbeiter* — vorausgefüllt mit ihm selbst.
  • Typ — Urlaub, Abbau Überstunden, je nach Konfiguration auch Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Unbezahlter Urlaub.
  • Von — Beginn, mit Modus-Drop-down rechts (Ganztag, bei aktivierten halben Tagen auch halbe Tage).
  • Bis — Ende, mit demselben Modus-Drop-down.
  • Zeitraum — vom System errechnet, z. B. 4 Tage, Resturlaub 2026: 23,5 Tage.
  • Überstunden — reines Anzeigefeld beim Typ Abbau Überstunden: zeigt den aktuellen Kontostand.
  • Kommentar — freier Text.

Der Mitarbeiter klickt auf Urlaub beantragen (alternativ Als Entwurf speichern oder Abbrechen). Der Antrag geht an den zuständigen Genehmiger und erscheint in der eigenen Urlaubsübersicht mit Status Offen (Urlaubsantrag).

ℹ Info: Ist eine Abteilung mit einer Mindestbesetzung gekennzeichnet, sieht der Mitarbeiter bereits bei der Beantragung — und der Vorgesetzte vor der Genehmigung —, wenn dadurch zu wenige Kollegen anwesend wären.

Urlaub genehmigen

Der Genehmiger bekommt eine Benachrichtigung. Er klickt durch und sieht den Antrag mit Zeitraum, Restkontingent, Typ und Kommentar. Darunter zeigt teamspace den Einsatzplan als Wochen-KW-Grid — wer ist im selben Zeitraum noch im Urlaub, wer übernimmt die Aufgaben.

Urlaubsanträge-Tab: oben die Antragsliste mit Viktor Vertrieb (15.-18.06., 4 Tage, Status Offen) und Genehmigen/Ablehnen-Buttons, unten die Urlaubsübersicht als Kalender-Grid mit KW-Spalten und einem 5-Tage-Urlaubsblock
Der Tab „Urlaubsanträge": oben die Antragsliste (mit Status „Offen" und den Genehmigen/Ablehnen-Buttons je Zeile), unten die Urlaubsübersicht als Kalender-Grid über die Kalenderwochen.

Er klickt auf Genehmigen oder Ablehnen. Bei Genehmigen wechselt der Status sofort, und der Eintrag wandert in den Kalender und die Kapazitätsplanung. Wichtig: Das Urlaubskonto sinkt erst, wenn die Tage tatsächlich genommen werden — nicht schon bei der Genehmigung. Beim Mitarbeiter steht der Antrag dann in der Zeiterfassung als genehmigt.

ℹ Info: Die Urlaubsübersicht im Tab Urlaubsanträge zeigt unten ein Mitarbeiter-Kalender-Grid mit Wochen-KWs, Status-Farbflächen, halben Tagen (4h00 / -4h00) und Feiertags-Markierungen. So siehst du auf einen Blick, wer wann im Urlaub ist.

„Abbau Überstunden“ verstehen

Abbau Überstunden ist technisch ein Urlaubsantrag, mechanisch aber kein Urlaub: Mitarbeiter sehen die Abwesenheit wie einen normalen Urlaub, das Urlaubskonto bleibt unberührt, stattdessen reduziert sich das Überstundenkonto — und zwar erst, wenn die freien Tage wahrgenommen werden. Mehr unter Überstundenkonto.

Eigenen Urlaubsstand einsehen

Der Mitarbeiter klickt in seiner Zeiterfassung → Urlaubsübersicht auf die Lupe und sieht die detaillierte Berechnung: Anfangsdatum des Vertrags, aktueller Anspruch, bereits genommene Tage, Resturlaub. Über Pfeile schaltet er in Vergangenheit und Zukunft und filtert nach Jahr. So sieht er auch, ob er seinen Vorjahresurlaub bis zum Verfallstermin abgebaut hat.

Häufige Probleme

Ich habe Urlaub genehmigt, aber das Urlaubskonto sinkt nicht. Das ist richtig so: Das Urlaubskonto sinkt erst, wenn die Tage tatsächlich genommen werden — nicht schon bei der Genehmigung. Genehmigter, aber noch nicht angetretener Urlaub steht im Kalender und in der Kapazitätsplanung, zieht das Konto aber noch nicht ab.

Warum reduziert sich beim Typ Abbau Überstunden nicht der Urlaub? Abbau Überstunden ist technisch ein Urlaubsantrag, aber mechanisch kein Urlaub. Das Urlaubskonto bleibt unberührt, stattdessen sinkt das Überstundenkonto — und auch das erst beim tatsächlichen Nehmen der Tage.

Kann ich halbe Tage beantragen, finde aber keine Option? Halbe Tage erscheinen im Modus-Drop-down bei Von/Bis nur, wenn sie aktiviert sind. Das schaltest du unter Urlaub einrichten frei.

Woran sehe ich vor der Genehmigung, ob das Team unterbesetzt wäre? Der Antrag zeigt unten den Einsatzplan als Wochen-KW-Grid. Ist eine Abteilung mit Mindestbesetzung gekennzeichnet, warnt teamspace schon bei der Beantragung, wenn zu wenige Kollegen anwesend wären.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …So geht’s
Urlaub beantragenIn der Zeiterfassung Urlaubsantrag beantragen, Typ Urlaub, Zeitraum wählen, Urlaub beantragen.
Überstunden abbauen statt Urlaub nehmenBeim Antrag den Typ Abbau Überstunden wählen – das Urlaubskonto bleibt unberührt.
Vor der Genehmigung die Teamabdeckung prüfenIm Antrag den Einsatzplan (Wochen-KW-Grid) ansehen.
Meinen aktuellen Resturlaub genau verstehenIn der Urlaubsübersicht auf die Lupe klicken – zeigt die volle Berechnung.
Halbe Tage beantragenIm Modus-Drop-down bei Von/Bis den halben Tag wählen (sofern aktiviert, siehe Urlaub einrichten).

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