Mitarbeiterabrechnung & Auszahlungen

Die Mitarbeiterabrechnung bündelt offene Auszahlungen an einen Mitarbeiter zu einem Abrechnungs-Dokument — Spesen, Verpflegungspauschalen, Überstunden-Auszahlungen, Provisionen. Hat ein Mitarbeiter eine Erstattung beantragt, wartet die Position darauf, dass jemand sie prüft, freigibt und in eine Mitarbeiterabrechnung packt.

HR-Tab Mitarbeiterauszahlungen: linke Sidebar mit dem Akkordeon Nicht verrechnet, rechts die Abrechnungsliste mit den Spalten Nr, Datum, Titel, Mitarbeiter, Auslagen (Summe, Anzahl) — Der Tab „Mitarbeiterauszahlungen": links das Akkordeon „Nicht verrechnet" mit den offenen Positionen, rechts die Liste der Mitarbeiterabrechnungen.

Wo die Liste sitzt

Die Liste heißt im Reiter Mitarbeiterauszahlungen (der View-Titel zeigt teils Mitarbeiterabrechnungen). Spalten: Nr, Icon, Datum, Titel, Mitarbeiter. In der linken Sidebar liegt das Akkordeon Nicht verrechnet mit allen Mitarbeitern, die noch offene Auszahlungs-Positionen haben. Ein Klick auf einen Mitarbeiter öffnet die Maske, in der du seine offenen Positionen zu einer Abrechnung zusammenfasst.

Was darin landet

Drei bis vier Quellen liefern Positionen in die Abrechnung:

Spesen und Reisekosten: Belege aus der Reisekostenabrechnung. Nach Prüfung und Freigabe landen sie in den offenen Auszahlungen.
Verpflegungspauschalen: eigene Kostenelemente, oft Teil einer Reise — siehe Verpflegungspauschalen.
Überstunden-Auszahlungen: ein Antrag auf Überstundenauszahlung als Kostenelement — siehe Überstundenkonto.
Provisionen: automatisch berechnete Provisionen landen genauso in der Abrechnung.

Eine Abrechnung anlegen

Klick in der Nicht verrechnet-Box auf einen Mitarbeiter. Die Maske öffnet eine neue Abrechnung mit allen offenen Positionen — die geprüften Spesen, die freigegebenen Pauschalen, die beantragten Überstunden-Auszahlungen.
Prüfe, ob alles stimmt, lass unpassende Positionen raus, ergänze ggf. Notizen.
Klick auf Erstellen. teamspace bündelt alles zu einer Mitarbeiterabrechnung mit fester Nummer und festem Datum — steuerlich korrekt aufbereitet. Die ursprünglichen Kostenelemente gelten jetzt als verrechnet.

ℹ Info: Welche Kostentypen für Mitarbeiterabrechnungen vorgesehen sind, regelt Konfiguration → Finanzen → Kostentypen.

Der Auszahlungs-Ablauf am Beispiel

Eine beantragte Überstundenauszahlung durchläuft denselben Ablauf wie eine Spesen-Abrechnung:

Der Mitarbeiter legt im Plus-Button → Neues Kostenelement eine Auszahlung an, wählt den Kostentyp (z. B. Überstundenauszahlung), trägt Datum und Stundenzahl ein und gibt zur Prüfung frei.
Der Prüfer sieht die Position im Finanzmodul unter Kosten → Abrechnung, prüft und gibt frei.
Im HR → Mitarbeiterauszahlungen taucht die Position in der Nicht verrechnet-Box auf.
Du erstellst die Mitarbeiterabrechnung — das Dokument bekommt Nummer und Datum.
Die Auszahlung wird steuerlich korrekt berücksichtigt; das Überstundenkonto wurde bereits bei der Antragstellung reduziert.

Daten in die Lohnbuchhaltung exportieren

Über Mitarbeiterabrechnungen kommen die Zahlen in die Lohnbuchhaltung. Wer DATEV nutzt, exportiert die aufbereiteten Daten an den Steuerberater — Grundgehalt, gebuchte Zeiten, zusätzliche Gehaltsbausteine, Urlaubs- und Krankheitserstattung. Wer DATEV nicht nutzt, exportiert die gefilterte Liste über das Drei-Punkte-Menü als Excel. Mehr dazu unter Vorbereitende Lohnbuchhaltung & DATEV.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Offene Auszahlungen eines Mitarbeiters sehen	In der Sidebar das Akkordeon `Nicht verrechnet` öffnen und den Mitarbeiter wählen.
Mehrere Positionen zu einer Abrechnung bündeln	Auf den Mitarbeiter klicken, Positionen prüfen, `Erstellen`.
Eine Position aus der Abrechnung herauslassen	In der Anlage-Maske die Position abwählen, bevor du `Erstellen` klickst.
Welche Kostentypen abrechenbar sind, festlegen	In `Konfiguration → Finanzen → Kostentypen` einstellen.
Die Abrechnungen an den Steuerberater geben	Über die DATEV-Schnittstelle oder per Excel-Export aus dem Drei-Punkte-Menü.