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Personal & HR – Einführung

Was der HR-Bereich von teamspace leistet, was wo liegt und wie die Personaldaten mit Zeiterfassung, Kapazitätsplanung und Controlling zusammenhängen.

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HR – Überblick über den Personalbereich

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Im HR-Bereich verwaltest du alle Daten über deine Mitarbeiter — von allgemeinen Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail über weitergehende Stammdaten (Krankenversicherung, Bankverbindung) bis zu Vertragszeiten, Urlaubsansprüchen, Gehalt und Krankheitstagen. Das Besondere: Viele dieser Daten sind zeitabhängig gespeichert. Jede Änderung gilt für einen festen Zeitraum und liegt auf einer Zeitleiste, sodass du den Stand zu jedem beliebigen Tag rekonstruieren kannst. Genehmigte Anträge wirken sofort in Kalender, Kapazitätsplanung und Überstundenkonto.

HR-Modul-Modal mit Kacheln Mitarbeiter (5), Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Organigramm und der Sektion Arbeitszeiten und Zusatzleistungen mit Überstunden, Überblick Arbeitstage, Verpflegungspauschalen, Mitarbeiterauszahlungen
Das HR-Modul-Modal mit den Kacheln Mitarbeiter, Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Organigramm sowie der Sektion „Arbeitszeiten und Zusatzleistungen" (Überstunden, Überblick Arbeitstage, Verpflegungspauschalen, Mitarbeiterauszahlungen).

Was im HR liegt

Der HR-Bereich ist das Modul für Human Resources bzw. das Personalwesen. Auf der Modul-Startseite findest du Kacheln, die direkt aktuelle Zahlen zeigen: wer ist heute krank, wie viele Urlaubsanträge warten, wie viele Mitarbeiter sind eingecheckt. Typische Kacheln:

  • Mitarbeiter – die zentrale Personenliste
  • Urlaubsanträge – offene und genehmigte Anträge
  • Krankmeldungen – mit Tageszahlen Heute, Morgen, Übermorgen
  • Überstunden – Überstundenkonten des Teams
  • Verpflegungspauschalen und Mitarbeiterauszahlungen
  • Organigramm – die Firmenstruktur

Folgende Informationen stehen dir im HR unter anderem zur Verfügung: Kontaktdaten, weitergehende Stammdaten, Abteilungen, Vertragszeiten, Urlaub und Überstunden, Krankheitstage, Gehaltsdaten, Verpflegungspauschalen, Mitarbeitergespräche und Kompetenzen.

Hinweis: Reisekosten, Spesen und Provisionen findest du nicht im HR, sondern unter Finanzen. Die Recruiting-Boards liegen unter Organisation/Boards. Das HR bündelt aber die Personalsicht darauf — etwa über die Mitarbeiterauszahlungen.

Die zeitabhängige Mitarbeiterakte

Vertragsdaten, Stundensatz, Urlaubsanspruch, Gehalt — all diese Werte können sich im Lauf eines Arbeitsverhältnisses ändern. teamspace speichert sie als Zeitscheiben: Jede Änderung legt einen neuen Eintrag an, der ab einem Stichtag gilt; der vorherige Eintrag endet einen Tag davor. Das letzte Element bleibt offen, ohne Enddatum.

Das hat eine wichtige Konsequenz: Wenn du rückwirkend etwas änderst — etwa die Wochenarbeitszeit von 40 auf 32 Stunden —, rechnet das System alle betroffenen Projekte und das Überstundenkonto neu. Die alten Zahlen bleiben also nicht stehen. Das ist gewollt, aber denk daran, bevor du an alten Verträgen schraubst. Wie diese Logik genau funktioniert, steht in den HR-Bedienkonzepten.

Drei Schichten pro Person

Ein Mitarbeiter ist in teamspace immer auch ein Kontakt im CRM und meistens auch ein Benutzer. Diese drei Schichten zeigen sich im Detailmanager als verschiedene Reiter — vom Kontakt-Reiter Stammdaten über den Mitarbeiter-Reiter HR ▼ bis zum Benutzer-Reiter Benutzerkonto. Wer den Unterschied kennt, findet die Daten dort, wo sie liegen. Details dazu auf der Seite Mitarbeiter verwalten.

Was Mitarbeiter selbst tun

Nicht alles läuft über die HR-Abteilung. Mitarbeiter melden sich krank, beantragen Urlaub und sehen ihre Stände selbst ein — vorausgesetzt, die Berechtigungen geben es frei:

  • Krank melden läuft aus der Zeiterfassung heraus: ein Klick auf Neue Krankmeldung, Datum, fertig. Die Meldung erscheint im HR-Modul, im Team-Kalender und in der Kapazitätsplanung. Mehr unter Krankmeldungen verwalten.
  • Urlaub beantragen läuft genauso: Urlaubsantrag beantragen, Typ und Zeitraum wählen, der Antrag landet beim Genehmiger. Mehr unter Urlaub beantragen & genehmigen.

So bedient sich das HR im Alltag

Drei typische Aufgaben aus der Personalabteilung:

  1. Krankmeldung aufnehmen: Ein Anruf kommt rein, ein Mitarbeiter ist krank. Du öffnest das HR, klickst auf Krank melden, trägst den Kollegen ein, Datum heute, Kategorie Krank, speicherst. Sobald die Bescheinigung eintrifft, hängst du sie am selben Eintrag an.
  2. Urlaub genehmigen: Du bekommst eine Benachrichtigung über einen Urlaubsantrag, prüfst den Zeitraum gegen den Einsatzplan, siehst das verfügbare Restkontingent und klickst auf Genehmigen. Der Urlaub erscheint im Konto und im Teamkalender.
  3. Vertrag anpassen: Ein Mitarbeiter reduziert von fünf auf vier Tage. Du öffnest sein Profil, gehst in HR ▼ → Vertragsdaten und Arbeitszeit, legst über das Plus einen neuen Eintrag ab dem Stichtag an und passt Wochenarbeitszeit, Arbeitstage und Urlaubsanspruch an. Siehe Arbeitsvertragsdaten & Gehalt anpassen.

TODO-OPEN · HR-T01 · CLAUDE

Live-Prüfung des Themas HR steht noch aus: alle 17 Artikel gegen die echte Oberfläche (HR-Hauptmenü, Mitarbeiterprofil, Vertragsdaten, Urlaubsanträge/-konten, Einsatzplan) belegen und die 25 Screenshots HR-01..HR-20 und HR-ADM-01..05 aufnehmen (alle aktuell image: null). Querbezug: die HR-Feld-Sichtbarkeiten sind in der Systemkonfiguration bereits erfasst (Kategorie „Benutzer & Rechte” → Einstellungen, 2026-06-20) – beim Prüfen damit abgleichen.

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