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Krankmeldungen verwalten

Krankmeldungen digital erfassen — selbst krank melden, Kollegen krank melden, Bescheinigungen anhängen, Kategorien und Schutz einstellen und steuern, wer eine Krankmeldung sehen darf.

Video-Vorschau: HR – Krankheitsmanagement

HR – Krankheitsmanagement

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Voraussetzungen

Krankmeldungen erfasst du in teamspace digital — entweder meldet sich der Mitarbeiter selbst aus der Zeiterfassung heraus, oder die HR-Abteilung trägt eine telefonisch eingegangene Krankmeldung ein. Die Meldung erscheint im HR-Modul, im Team-Kalender und in der Kapazitätsplanung. Schutzklassen und Berechtigungen wahrt teamspace dabei automatisch.

HR-Modul Tab Krankmeldungen mit der Liste: Spalten Nr, Kollege, Krankheitszeitraum (Von/Bis); im aktuellen Zeitraum keine Einträge
Der Tab „Krankmeldungen" mit den Spalten Nr · Kollege · Krankheitszeitraum (Von/Bis). Über das Plus legst du eine neue Krankmeldung an.

Selbst krank melden

Der Mitarbeiter meldet sich selbst krank — vorausgesetzt, er hat das Recht Krankmeldung für sich selber erstellen und bearbeiten:

  1. In die Zeiterfassung → Überblick gehen.
  2. Auf Neue Krankmeldung klicken.
  3. Datum wählen (Standard: heute) und bestätigen.

Ab diesem Moment ist sein Tag als Krankmeldung gebucht, Kollegen mit entsprechender Sichtbarkeit sehen den Eintrag im Kalender und in der Kollegen-Übersicht, und Projektleiter sehen die Abwesenheit in ihren Auslastungs-Übersichten. Wer die Benachrichtigung Krankheitstage als Kollege aktiviert hat (Persönliche Einstellungen → Benutzerkonto → Benachrichtigung), bekommt eine Mitteilung — sofern er die Meldung sehen darf.

Andere krank melden

Wer mehrere Mitarbeiter krank melden darf, braucht das Gruppenrecht Kollegen krank melden. Standardmäßig haben HR-Abteilung und Geschäftsleitung dieses Recht; Abteilungsleiter und Backoffice schaltest du je nach Bedarf frei.

  1. Ins HR wechseln, in der Krankmeldungen-Liste auf das Plus klicken (oder im Plus-Button-Drop-down Krank melden).
  2. Den Kollegen wählen, das Datum eintragen.
  3. Im Feld Kategorie den Wert wählen — Krank oder z. B. Krank wegen Kind.
  4. Speichern.

⚠ Achtung: Die Hürde für die eigene Krankmeldung ist eine bewusste Entscheidung. Schalte das Recht Krankmeldung für sich selber erstellen und bearbeiten nur frei, wenn du selbst-eingetragene Krankmeldungen akzeptierst. Andernfalls bleibt die Krankmeldung ein Vorgang über HR oder Vorgesetzten — der Mitarbeiter ruft an, und der Angerufene trägt sie ein.

Eine Krankmeldung bearbeiten und Bescheinigung anhängen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Krankmeldung im Detailmanager mit den Reitern Stammdaten, Arbeitstage, Dateien, Historie.

TODO-DONE · HR-T03 · CLAUDE

Erledigt 2026-06-24: HR-13 am Krankmeldung-Detailmanager (Reiter „Stammdaten”, Beispiel-Krankmeldung Finn Finanzen 16.06.2026) aufgenommen – Akkordeons „Allgemein” und „Details” mit Kategorie „Krank”, Bescheinigt von/bis und Attest.

Krankmeldung-Detailmanager, Reiter „Stammdaten
Krankmeldung-Detailmanager, Reiter „Stammdaten": „Allgemein" (Kollege, Von, Bis) und „Details" (Kategorie „Krank", Bescheinigt von/bis, Attest).

Im Reiter Stammdaten sitzen zwei Akkordeon-Blöcke:

  • Allgemein: Kollege, Von*, Bis* (oder offen, falls noch unbekannt).
  • Details: Kategorie*, Urheber (wer die Meldung eingetragen hat), Bescheinigt von, Bescheinigt bis, Attest (Datei-Anhang oder Link), Beschreibung.

Wer die Berechtigung Krankmeldung bestätigen hat, kann hier die Bescheinigung — den „gelben Zettel” — eintragen: das Original scannen und als Datei anhängen, oder auf das elektronische Original (eAU) verlinken.

Die Arbeitstage-Sicht zeigt die betroffenen Arbeitstage — etwa „24 Stunden Krankmeldung verteilt auf drei Tage à 8 Stunden”. Wurde ein Mitarbeiter erst nach sechs Stunden Arbeit krank, zeigt die Spalte 2 statt 8 — sie misst die durch die Meldung aufgefüllten Stunden, nicht die gesamte Tageslänge.

Wer eine Krankmeldung sehen darf

Krankheits-Daten sind sensibel, deshalb regelt teamspace die Sichtbarkeit auf mehreren Ebenen:

  • Zeitliche Logik: Krankmeldungen in der Zukunft sind sichtbar — Kollegen müssen wissen, wer fehlt, um Vertretung zu organisieren. Krankmeldungen in der Vergangenheit sind nur für berechtigte Personen sichtbar.
  • Kategorie-Schutz: In Konfiguration → Zeiterfassung → Kategorien legst du pro Kategorie fest, ob sie im Kalender erscheint und ob sie geschützt ist. Eine geschützte Kategorie zeigt Kollegen nur abwesend — die Information „krank” bleibt verborgen.
  • Berechtigungsgruppen: Wer Krankmeldungen einsehen, eintragen und bestätigen darf, regelt die Konfiguration der Berechtigungsgruppen (Sektion Gruppenspezifische Berechtigungen).

Krankmeldung in der Mitarbeiterliste

In der Mitarbeiterliste blendest du über das Drei-Punkte-Menü die Spalte Krankmeldung ein. Sie zeigt für den gewählten Zeitraum die ausgefallenen Stunden, die Anzahl einzelner Krankmeldungen und die Anzahl der Bescheinigungen. Eine Krankmeldung wirkt sofort in Zeiterfassung, Kalender und Kapazitätsplanung.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …So geht’s
Mich selbst krank meldenZeiterfassung → Überblick → Neue Krankmeldung (Recht Krankmeldung für sich selber … nötig).
Einen Kollegen krank meldenIm HR in der Krankmeldungs-Liste auf Plus, Kollege + Datum + Kategorie (Recht Kollegen krank melden).
Den gelben Zettel hinterlegenKrankmeldung öffnen, im Block Details das Attest als Scan anhängen oder eAU-Link eintragen.
„Kind krank“ erfassenBeim Anlegen die Kategorie Krank wegen Kind wählen.
Eine Krankheit vor Kollegen verbergenDie Kategorie in der Konfiguration als geschützt markieren – Kollegen sehen nur abwesend.
Die Fehlzeiten eines Monats auswertenIn der Mitarbeiterliste die Spalte Krankmeldung einblenden und Stichtag wählen.

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