Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen sind eigene Kostenelemente, die du einzeln oder als Teil einer Reisekostenabrechnung verbuchst. teamspace nutzt Vorlagen mit den steuerlich korrekten Sätzen pro Land — Mitarbeiter müssen die Beträge nicht selbst eintragen, sondern wählen Land und Reise-Eckdaten. Im HR siehst du die Liste aller eingereichten Pauschalen mit Status und Summen.

Was eine Verpflegungspauschale ist

Wer dienstlich unterwegs ist, hat steuerlich definierte Pauschalen pro Tag — abhängig vom Land, vom Reisetyp (mehr als 8 Stunden, mehr als 24 Stunden) und davon, ob Mahlzeiten gestellt wurden. Diese Werte trägt der Mitarbeiter nicht von Hand ein — er wählt Land und Reise-Eckdaten, die Pauschale rechnet teamspace aus.

Die Liste im HR

Im Tab Verpflegungspauschalen siehst du alle eingereichten Pauschalen, gefiltert über die linke Sidebar nach Status. Das Akkordeon Zusammenfassung zeigt Status-Filter und Summen:

Alle — alle Pauschalen ohne Status-Filter.
Entwurf <Betrag> (<Anzahl>) — eingereicht, noch nicht zur Prüfung gegeben.
Zur Prüfung <Betrag> (<Anzahl>) — wartet auf Freigabe.
Zur Abrechnung <Betrag> (<Anzahl>) — geprüft, wartet auf die nächste Mitarbeiterabrechnung.

Die Spalten unter der Übergruppe Verpflegungsmehraufwendungen: Verpflegungssatz, Pauschale, F, M, A, Wert. F, M, A stehen für Frühstück, Mittag- und Abendessen — angekreuzt heißt: war im Reisepreis enthalten und reduziert die Pauschale entsprechend.

ℹ Info: Eine leere Liste mit Hinweis Keine Daten gefunden heißt oft, dass der Status-Filter zu eng gesetzt ist — klick auf Alle, dann erscheinen auch geprüfte und abgerechnete Pauschalen.

Vorlagen in der Konfiguration

Damit Mitarbeiter nicht selbst rechnen müssen, legst du Vorlagen an:

Konfiguration → Finanzen → Verpflegungspauschalen

Pro Land und Reisedauer trägst du den steuerlich korrekten Satz ein. teamspace hat Vorlagen für Deutschland und die wichtigsten Reiseländer vorbereitet; Importe von der teamspace-Website sind möglich. Beim Reisekostenantrag wählt der Mitarbeiter Land und Reisedaten, teamspace setzt die korrekte Pauschale ein. Werden Mahlzeiten gestellt, hakt er F, M oder A an — der Wert wird neu berechnet.

Der Prüfprozess

Eine eingereichte Verpflegungspauschale läuft denselben Weg wie eine Spesen-Abrechnung:

Mitarbeiter trägt die Pauschale (oft automatisch als Teil einer Reise) ein → Status Entwurf.
Er gibt zur Prüfung frei → Status Zur Prüfung.
Der Prüfer sieht die Position, prüft, gibt frei → Status Zur Abrechnung.
Sobald eine Mitarbeiterabrechnung erstellt ist, ist die Pauschale verrechnet.

teamspace berücksichtigt dabei die steuerliche Behandlung: Pauschalen sind bis zu bestimmten Beträgen steuerfrei, darüber wird der Mehrbetrag dem zu versteuernden Gehalt zugeschlagen. Die Mitarbeiterabrechnung zeigt, welcher Teil rückerstattet wird.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Korrekte Länder-Sätze hinterlegen	In `Konfiguration → Finanzen → Verpflegungspauschalen` Vorlagen anlegen oder importieren.
Gestellte Mahlzeiten abziehen	Im Eintrag `F`, `M`, `A` ankreuzen – die Pauschale reduziert sich automatisch.
Geprüfte Pauschalen finden, die nicht angezeigt werden	In der Sidebar auf `Alle` statt eines engen Status-Filters klicken.
Eine eingereichte Pauschale freigeben	In der Liste die Position auf `Zur Abrechnung` setzen (Prüf-Recht nötig).