Verpflegungspauschalen

Verpflegungspauschalen sind eigene Kostenelemente, die du einzeln oder als Teil einer Reisekostenabrechnung verbuchst. teamspace nutzt Vorlagen mit den steuerlich korrekten Sätzen pro Land — Mitarbeiter müssen die Beträge nicht selbst eintragen, sondern wählen Land und Reise-Eckdaten. Im HR siehst du die Liste aller eingereichten Pauschalen mit Status und Summen.

Was eine Verpflegungspauschale ist

Wer dienstlich unterwegs ist, hat steuerlich definierte Pauschalen pro Tag — abhängig vom Land, vom Reisetyp (mehr als 8 Stunden, mehr als 24 Stunden) und davon, ob Mahlzeiten gestellt wurden. Diese Werte trägt der Mitarbeiter nicht von Hand ein — er wählt Land und Reise-Eckdaten, die Pauschale rechnet teamspace aus.

Die Liste im HR

Im Tab Verpflegungspauschalen siehst du alle eingereichten Pauschalen, gefiltert über die linke Sidebar nach Status. Das Akkordeon Zusammenfassung zeigt Status-Filter und Summen:

Alle — alle Pauschalen ohne Status-Filter.
Entwurf <Betrag> (<Anzahl>) — eingereicht, noch nicht zur Prüfung gegeben.
Zur Prüfung <Betrag> (<Anzahl>) — wartet auf Freigabe.
Zur Abrechnung <Betrag> (<Anzahl>) — geprüft, wartet auf die nächste Mitarbeiterabrechnung.

Die Spalten unter der Übergruppe Verpflegungsmehraufwendungen: Verpflegungssatz, Pauschale, F, M, A, Wert. F, M, A stehen für Frühstück, Mittag- und Abendessen — angekreuzt heißt: war im Reisepreis enthalten und reduziert die Pauschale entsprechend.

ℹ Info: Eine leere Liste mit Hinweis Keine Daten gefunden heißt oft, dass der Status-Filter zu eng gesetzt ist — klick auf Alle, dann erscheinen auch geprüfte und abgerechnete Pauschalen.

Vorlagen in der Konfiguration

Damit Mitarbeiter nicht selbst rechnen müssen, legst du Vorlagen an:

Konfiguration → Finanzen → Verpflegungspauschalen

Pro Land und Reisedauer trägst du den steuerlich korrekten Satz ein. teamspace hat Vorlagen für Deutschland und die wichtigsten Reiseländer vorbereitet; Importe von der teamspace-Website sind möglich. Beim Reisekostenantrag wählt der Mitarbeiter Land und Reisedaten, teamspace setzt die korrekte Pauschale ein. Werden Mahlzeiten gestellt, hakt er F, M oder A an — der Wert wird neu berechnet.

Der Prüfprozess

Eine eingereichte Verpflegungspauschale läuft denselben Weg wie eine Spesen-Abrechnung:

Mitarbeiter trägt die Pauschale (oft automatisch als Teil einer Reise) ein → Status Entwurf.
Er gibt zur Prüfung frei → Status Zur Prüfung.
Der Prüfer sieht die Position, prüft, gibt frei → Status Zur Abrechnung.
Sobald eine Mitarbeiterabrechnung erstellt ist, ist die Pauschale verrechnet.

teamspace berücksichtigt dabei die steuerliche Behandlung: Pauschalen sind bis zu bestimmten Beträgen steuerfrei, darüber wird der Mehrbetrag dem zu versteuernden Gehalt zugeschlagen. Die Mitarbeiterabrechnung zeigt, welcher Teil rückerstattet wird.

Häufige Probleme

Die Liste zeigt Keine Daten gefunden, obwohl Pauschalen da sind. Meist ist der Status-Filter zu eng gesetzt. Klick in der linken Sidebar auf Alle — dann erscheinen auch geprüfte und bereits abgerechnete Pauschalen.

Warum ist die Pauschale niedriger als der Länder-Satz? Es wurden Mahlzeiten gestellt. Angekreuzte F, M oder A (Frühstück, Mittag, Abendessen) bedeuten: war im Reisepreis enthalten — und reduziert die Pauschale entsprechend.

Muss der Mitarbeiter den Pauschalbetrag selbst ausrechnen? Nein. teamspace nutzt Vorlagen mit den steuerlich korrekten Sätzen pro Land. Der Mitarbeiter wählt nur Land und Reise-Eckdaten, den Betrag setzt teamspace ein. Die Sätze pflegst du unter Konfiguration → Finanzen → Verpflegungspauschalen.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Korrekte Länder-Sätze hinterlegen	In `Konfiguration → Finanzen → Verpflegungspauschalen` Vorlagen anlegen oder importieren.
Gestellte Mahlzeiten abziehen	Im Eintrag `F`, `M`, `A` ankreuzen – die Pauschale reduziert sich automatisch.
Geprüfte Pauschalen finden, die nicht angezeigt werden	In der Sidebar auf `Alle` statt eines engen Status-Filters klicken.
Eine eingereichte Pauschale freigeben	In der Liste die Position auf `Zur Abrechnung` setzen (Prüf-Recht nötig).