Vertragsdaten & Arbeitszeit pflegen

Die Vertragsdaten eines Mitarbeiters regeln, wie viel er arbeiten soll, wie viel Urlaub er bekommt und wonach sich sein Überstundenkonto bemisst. Sie sitzen als Zeitscheibe im Mitarbeiter-Detailmanager unter HR ▼ → Vertragsdaten und Arbeitszeit. Jede Vertragsänderung legt eine neue Scheibe an — die alte endet einen Tag davor, sodass du den Stand zu jedem Tag rekonstruieren kannst.

Vertragsdaten-Dialog mit Arbeitstage pro Woche (5), Wochenarbeitszeit (40h), Verplanbares Kontingent, Urlaubstage pro Jahr (30), Urlaubsregel, Urlaubsverfall, Feiertage und der Wochentag-Auswahl Montag bis Freitag (aktiv) mit Dauer und verplanbarem Kontingent je Tag — Der Vertragsdaten-Dialog: Arbeitstage pro Woche, Wochenarbeitszeit, Urlaubstage pro Jahr, Urlaubsregel/Urlaubsverfall und Feiertage, darunter die Wochentag-Auswahl (Mo–Fr) mit Dauer und verplanbarem Kontingent je Tag.

Der Arbeitszeit-Block

Im Dialog sitzen drei Blöcke: die Arbeitszeit, die Zeiterfassungs-Regeln und die Überstunden-Regeln. Der Arbeitszeit-Block enthält:

Wochenarbeitszeit: Die Stundenzahl, die der Mitarbeiter pro Woche arbeiten soll.
Arbeitstage: An welchen Wochentagen er regulär arbeitet. Die Wochenarbeitszeit verteilt das System automatisch auf diese Tage, du kannst die Verteilung pro Tag manuell überschreiben. Die Summe muss am Ende wieder die Wochenarbeitszeit ergeben — sonst meldet das System einen Fehler.
Jährlicher Urlaubsanspruch: Wie viele Urlaubstage er pro Jahr hat.
Feiertagskalender: Welche regionale Feiertagsliste für diesen Mitarbeiter gilt (mehr unter Urlaub einrichten).
Verplanbares Kontingent: Wie viel der vertraglichen Zeit für die Projektplanung verfügbar ist. Hat ein Mitarbeiter 32 Stunden Vertrag und ein Kontingent von 28, plant die Kapazitätsplanung nur 28 Stunden ein — die restlichen 4 Stunden bleiben für interne Aufgaben.

ℹ Info: Wochenarbeitszeit, Arbeitstage und Urlaubsanspruch hängen zusammen. Bei einer Vier-Tage-Woche bekommt ein Mitarbeiter normalerweise weniger Urlaubstage als bei fünf. teamspace zeigt einen Hinweis, wie der Urlaubsanspruch im Vergleich zu einer Fünf-Tage-Woche steht.

Wie sich Wochenarbeit auf Wochentage verteilt

Im Abschnitt Arbeitszeit wählst du die Wochentage, an denen gearbeitet wird. Pro Wochentag steht ein Haken, der bedeutet: Muss der Mitarbeiter für diesen Tag Urlaub beantragen? Für Samstag und Sonntag ist er normalerweise aus.

Das Verteilen hat Konsequenzen dafür, wie viele Stunden ein Urlaubs-, Feier- oder Krankheitstag ausgleicht. Standardmäßig wird auch für einen kürzeren Arbeitstag ein voller Urlaubstag vom Konto abgezogen. Bei einer 38-Stunden-Woche gleicht ein Urlaubstag am Freitag dann nur 6 Stunden aus — an einem Donnerstag dagegen 8 Stunden. Wenn der Unterschied groß genug ist, lohnt sich die nächste Stufe: halbe Arbeitstage.

Halbe Arbeitstage

Halbe Arbeitstage sind ein Werkzeug, mit dem du Wochentage unterschiedlicher Dauer sauberer abbildest.

Beispiel: Anna arbeitet 12 Stunden pro Woche — montags 8 Stunden, dienstags 4 Stunden. Ein normaler Urlaubstag würde montags und dienstags gleich viel ausmachen, obwohl Annas Dienstag nur halb so lang ist. Schaltest du in der Konfiguration die Funktion Halbe Arbeitstage an, kannst du Annas Dienstag als halben Arbeitstag markieren. Dann entspricht ein Urlaubstag immer 8 Stunden, und für Dienstage zieht das System nur einen halben Urlaubstag (4 Stunden) ab.

TODO-DONE · HR-T02 · CLAUDE

Erledigt 2026-06-24: HR-08 am Dialog „Vertragsdaten und Arbeitszeit” (Mitarbeiterin Pia Personal) aufgenommen – zeigt das Akkordeon „Arbeitszeit” mit der Tabelle je Wochentag, an der Teilzeit und halbe Arbeitstage konfiguriert werden.

HR-Portal, Dialog „Vertragsdaten und Arbeitszeit — Dialog „Vertragsdaten und Arbeitszeit" mit der Arbeitszeit-Tabelle je Wochentag – hier hinterlegst du Teilzeit und, bei aktivierter Funktion, halbe Arbeitstage.

⚠ Achtung: Wenn du halbe Arbeitstage aktivierst, hat Anna rechnerisch eine 1,5-Tage-Woche. Den Urlaubsanspruch musst du entsprechend anpassen — sonst stimmt die Rechnung nicht mehr.

Halbe Feiertage und halbe Arbeitstage

Wenn ein halber Feiertag auf einen halben Arbeitstag fällt oder ein halber Urlaub auf einen halben Feiertag — das ist gesetzlich nicht geregelt. teamspace verfährt so: Keine Arbeit ist zu leisten, wenn

an einem halben Arbeitstag ein halber Tag Urlaub genommen wird,
an einem halben Arbeitstag ein halber Feiertag liegt,
an einem vollen Arbeitstag ein halber Feiertag liegt und ein halber Urlaubstag genommen wird.

Zeiterfassungs-Basis — drei Modi

Im Block Zeiterfassung und Überstunden legst du fest, wonach sich Arbeitszeit und Überstundenkonto bemessen. Drei Modi stehen zur Wahl:

Anwesenheitszeit: Der Mitarbeiter checkt sich ein und aus. Die Differenz zur Vertragszeit landet auf dem Überstundenkonto.
Projektzeit: Der Mitarbeiter bucht seine Zeit auf konkrete Projekte. Die Summe der Projektzeiten gilt als Arbeitszeit, der Vergleich zur Vertragszeit füllt das Überstundenkonto.
Vertrauensarbeitszeit: Der Mitarbeiter kann Zeiten erfassen, aber es wird kein Überstundenkonto geführt.

Welche Basis du wählst, hängt vom Arbeitsmodell ab: Mitarbeiter mit Projekt-Verantwortung buchen meist Projektzeit, Verwaltung läuft oft über Anwesenheit, Geschäftsführung oder freie Köpfe arbeiten meist in Vertrauensarbeitszeit.

Pausen, Bürozeiten, Tagesgrenze

Drei weitere Regeln im selben Block helfen, wenn deine Zeiterfassung mehr Disziplin braucht:

Pausenregelungen: Mindestpausen für Anwesenheitszeiten — etwa 30 Minuten Pause ab 6 Stunden Anwesenheit. Standardmäßig nicht aktiviert.
Bürozeiten: damit Reisezeiten innerhalb der Bürozeit anders gewertet werden können als außerhalb.
Tagesgrenze: verhindert die Erfassung von Projekt- und Anwesenheitszeiten oberhalb dieser Grenze. In manchen Unternehmen dürfen Mitarbeiter selbst bei Gleitzeit nur 10 Stunden pro Tag arbeiten.

Überstundenregeln

Im selben Dialog regelst du, wie das Überstundenkonto wächst und wann es kappt:

Überstundenschwelle: Ab welchem Wert die Mehrarbeit eines Monats oder Jahres aufs Überstundenkonto übertragen wird. Liegt die Schwelle bei 2 Stunden, wandern erst die Stunden ab der dritten Mehrarbeitsstunde aufs Konto.
Max. Überstunden / Monat: Die maximale Anzahl an Überstunden pro Monat. Alles darüber verfällt.
Max. Überstunden absolut: Der Höchststand, den das Überstundenkonto erreichen darf. Ist er erreicht, werden weitere Stunden nicht mehr erfasst.

Die verfallenden Überstunden lassen sich auf Wunsch über Weitere Überstunden mit Monatsrechnung auszahlen automatisch zur Auszahlung schicken. Wie Überstunden im Detail berechnet, manipuliert und ausgezahlt werden, steht auf der Seite zum Überstundenkonto.

Zeitkonto-Ampelsystem

Damit du bei vielen Mitarbeitern mit unterschiedlichen Verträgen den Überblick behältst, gibt es ein Ampelsystem für den aktuellen Stand des Arbeitszeitkontos. Auf einen Blick siehst du, ob der Stand „im grünen Bereich” liegt, in den gelben rutscht oder rot ist. Die Schwellen regelst du in der Konfiguration der Zeiterfassung.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Einen Mitarbeiter auf Teilzeit umstellen	Wochenarbeitszeit und Arbeitstage reduzieren, Urlaubsanspruch anpassen – Schritt-für-Schritt unter Arbeitsvertragsdaten & Gehalt anpassen.
Freitags weniger Arbeitszeit abbilden	Im Arbeitszeit-Block die Stundenverteilung pro Tag überschreiben; bei großem Unterschied `Halbe Arbeitstage` nutzen.
Verhindern, dass jemand über 10 Std./Tag bucht	`Tagesgrenze` im Block Zeiterfassung setzen.
Festlegen, dass kein Überstundenkonto geführt wird	Zeiterfassungs-Basis auf `Vertrauensarbeitszeit` stellen.
Puffer für interne Aufgaben in der Planung lassen	`Verplanbares Kontingent` niedriger als die Wochenarbeitszeit setzen.
Mindestpausen erzwingen	`Pausenregelungen` aktivieren (z. B. 30 Min ab 6 Std).