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Vorbereitende Lohnbuchhaltung & DATEV

Welche Daten teamspace für die Lohn- und Gehaltsabrechnung aufbereitet — Grundgehalt, Überstunden, Provisionen, Spesen und Verpflegungspauschalen — und wie sie per Excel oder DATEV an den Steuerberater wandern.

teamspace ersetzt keine Lohnabrechnung — aber es bereitet alle Daten dafür vor. Statt Zahlen aus Excel-Listen, E-Mails und Zetteln zusammenzusuchen, liefert die vorbereitende Lohnbuchhaltung einen strukturierten Datensatz, der per Export an die Lohnbuchhaltung bzw. den Steuerberater (meist DATEV) wandert. Dieser Artikel zeigt, welche Daten zusammenlaufen und wie der Export funktioniert.

Welche Daten zusammenlaufen

In teamspace werden über das Jahr alle abrechnungsrelevanten Größen gepflegt und mit ihren Gültigkeitszeiträumen gespeichert — so sind Gehalts- und Vertragsentwicklungen jederzeit nachvollziehbar:

  • Grundgehalt und Gehaltsbausteine — fixe und variable Bestandteile, Weihnachts- und Urlaubsgeld, betriebliche Altersvorsorge (siehe Stundensätze, Gehälter & Entlohnung).
  • Gebuchte Zeiten — Anwesenheits- und Projektzeiten als Basis für Soll-/Ist-Vergleiche.
  • Überstunden-Auszahlungen — einzeln beantragt oder automatisch zum Monatsende (siehe Überstundenkonto).
  • Provisionen und Boni — nach individuellen Regeln automatisch berechnet, nur noch zur Auszahlung freizugeben.
  • Spesen, Reisekosten und Verpflegungspauschalen — geprüft und freigegeben (siehe Verpflegungspauschalen).
  • Urlaubs- und Krankheitserstattungen — überstundenneutral bewertet.

All das wird über Mitarbeiterabrechnungen gebündelt und steuerlich korrekt aufbereitet — der Mitarbeiter sieht in seiner eigenen Abrechnung, welcher Teil rückerstattet wird und welcher seinem zu versteuernden Gehalt zugeschlagen wird.

Der Weg zur Lohnabrechnung

Zwei Wege führen die Daten nach außen:

  • DATEV-Schnittstelle. Über die DATEV-Anbindung übertragen sich die aufbereiteten Daten direkt an den Steuerberater — ohne redundante Datenhaltung und mit weniger Fehlerquellen. Die DATEV-Anbindung betrifft im Kern die Finanzbuchhaltung (Buchungsdatenservice für Eingangs- und Ausgangsrechnungen); die Ergebnisdaten der vorbereitenden Lohnbuchhaltung fließen ergänzend ein.
  • Excel-Export. Wer DATEV nicht nutzt, exportiert die gefilterte Liste über das Drei-Punkte-Menü als Excel-Datei und reicht sie an die Lohnbuchhaltung weiter — dieselbe Liste, die im Browser sichtbar ist.

ℹ Info: Die Einrichtung der DATEV-Schnittstelle übernimmt in der Regel das Beraterteam. Der Übertragungsstatus ist nachverfolgbar, und du wirst bei Abschluss benachrichtigt.

Was das für Entscheider bedeutet

Weil Stammdaten, Verträge, Zeiten und Auszahlungen in einem System liegen, entsteht die Abrechnungsgrundlage nebenbei aus der täglichen Arbeit — nicht als separater Kraftakt am Monatsende. Das senkt den HR-Aufwand, reduziert Übertragungsfehler und macht Gehalts- und Kostenentwicklungen jederzeit auswertbar — auch für das Controlling.

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