Neue Mitarbeiter zu gewinnen und gut einzuarbeiten ist ein eigener Prozess — teamspace unterscheidet dabei zwischen Recruiting (die richtigen Leute finden) und Onboarding (sie gut starten lassen). Die Funktionen dafür liegen nicht im HR-Modul selbst, sondern in Boards, dem Ticketsystem, dem Projektmanagement und dem Wiki — das HR bündelt die Personalsicht darauf. Dieser Artikel ordnet die Bausteine ein.
Recruiting über Bewerber-Boards
Die Personalgewinnung wickelst du am besten über Boards und das Ticketsystem ab:
- Ein Bewerber-Board pro offener Stelle. Auf dem Board beschreibst du die Stelle; alle infrage kommenden Bewerber kommen als Karten hinein. Den Status eines Bewerbers schiebst du einfach von einer Spalte in die nächste — von Eingang über Sichtung und Erstgespräch bis zur Zusage.
- Bewerbermappe. Jeder Bewerber hat seine eigene Bewerbermappe, die alle Daten, Termine und Dokumente enthält. Von der Board-Karte springst du direkt in die Mappe.
- Vorbelegte Ticket-Kanäle. Eingehende Mails und Job-Anfragen sowie Telefonate und offene Punkte laufen über vorbelegte Ticket-Kanäle zusammen. Aus Datenschutzgründen haben nur bestimmte Personen Zugriff auf diese Kanäle.
- Mehrfachbewerbung. Bewirbt sich jemand auf mehrere Stellen, siehst du, dass es immer derselbe Bewerber ist, wie er in den Parallelprozessen steht — oder dass er nicht mehr zur Verfügung steht.
ℹ Info: Wie du Boards anlegst und Elemente darauf holst, steht im Thema Boards. Wie Ticket-Kanäle funktionieren, steht im Ticketsystem.
Onboarding mit Projekten und Wikis
Ist der neue Kollege an Bord, sorgt teamspace für einen strukturierten Einstieg:
- Onboarding-Projekte. Du legst spezielle Projekte für jeden neuen Mitarbeiter an, die bestimmte Tätigkeiten enthalten, die er durchlaufen muss und selbst abhakt — von der IT-Ausstattung bis zur Sicherheitsunterweisung.
- Wikis. Ein Onboarding-Wiki enthält alle wichtigen Informationen für neue Mitarbeiter an einem Ort.
- Personalgespräche. Erste Gespräche planst du im Kalender; die Ergebnisse legst du in den Mitarbeiterordnern ab. Die laufende Dokumentation von Gesprächen und Schulungen steht unter Kompetenzen & Personalentwicklung.
Warum das zusammengehört
Recruiting, Onboarding und die laufende Personalverwaltung greifen ineinander: Der Bewerber von heute ist der Mitarbeiter von morgen, dessen Stammdaten, Vertrag und Kompetenzen anschließend im HR-Modul gepflegt werden. Weil alles in einem System liegt, wandern Daten ohne Medienbruch von der Bewerbermappe in die digitale Personalakte.
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