Im Projekt wird die Marge eines Dienstleisters verdient oder verbrannt. Wer Projekte besser abwickeln will, kauft trotzdem oft zuerst Software – das ist der falsche Anfang. teamspace ist das Werkzeug; es modelliert und automatisiert einen Prozess, den es nicht ersetzen kann. Eine gute Projektabwicklung entsteht in Schichten, von oben nach unten: zuerst das Ziel, dann die Teildisziplinen und Kennzahlen, und erst zuletzt die Abbildung im System. Dieser Lotse beschreibt zuerst diesen Weg – und zeigt danach, wie der Grundprozess konkret in teamspace aussieht.
Leitsatz: Steuern heißt gegensteuern. Erst zum Projektende zu wissen, ob es sich gelohnt hat, ist kein Controlling – Reife heißt, Plan, Stunden und Marge in einem Modell zu führen und Abweichungen zu sehen, bevor sie eskalieren.
Fünf Schichten: vom Ziel zur gelebten Praxis
Bevor du irgendetwas in teamspace anlegst, kläre die Schichten darüber – und denk eine Schicht darunter mit: die Menschen, die den Prozess am Ende leben. Jede beantwortet eine andere Frage und baut auf der vorigen auf:
- Ziel & Kernfrage. Die Projektabwicklung beantwortet im Kern: Wie liefern wir zuverlässig und profitabel? „Zuverlässig” (Termin & Qualität) und „profitabel” (Marge) sind gleichrangig – das eine ohne das andere ist kein Erfolg.
- Teilziele – drei Leitdisziplinen. Die Kernfrage zerfällt in drei Haltungen, die du getrennt steuerst:
- Frühwarnung statt Nachbericht: Abweichungen sichtbar machen, während das Projekt läuft – nicht danach.
- Ressourcen vor Aufgaben: Erst klären, wer wann Zeit hat, dann Arbeit verteilen.
- Marge als Leitkennzahl: Die Rentabilität ist der Maßstab, an dem sich alles misst.
- Messbare Daten. Erst was du misst, kannst du steuern. Die Kennzahlen der Projektabwicklung – Projektmarge, Realisierungsrate, Earned Value, Budgetverbrauch, Terminabweichung, Ressourcenauslastung – und ob teamspace sie liefert, stehen in Kennzahlen für die Projektabwicklung.
- Modellierung im Werkzeug. Jetzt – und erst jetzt – kommt teamspace. Der entscheidende Hebel: Plan, eingeplante Kapazität, gebuchte Stunden und Kosten liegen in einem Datensatz mit mehreren Sichten – keine doppelte Erfassung, kein Abgleich zwischen Excel und Zeiterfassung. Genau das macht Earned Value, Marge und Frühwarnung überhaupt automatisierbar.
- Einführung & Schulung – die Menschen. Ein abgebildeter Prozess ist erst ein Versprechen. Wert entsteht, wenn das Team ihn tatsächlich lebt: jede Aufgabe mit Fortschritt gepflegt, jede Stunde zeitnah und auf das richtige Arbeitspaket gebucht. Das braucht Einführung, Schulung und gemeinsame Konventionen (Wann ist eine Aufgabe „erledigt”? Was bucht man auf welches Paket?). Hier schließt sich der Kreis: Earned Value und Marge aus Schicht 3 sind nur so verlässlich wie die Buchungen aus Schicht 5. Hilfreich: teamspace im Unternehmen einführen und die Übung „Erstes Projekt”.
Der Knackpunkt: Die meisten springen direkt zu Schicht 4. Dann hat man gepflegte Projekte – aber ohne definiertes Ziel (Schicht 1), ohne Kennzahlen (Schicht 3) und ohne ein Team, das zeitnah bucht (Schicht 5), wird die Abwicklung davon nicht besser, nur digitaler.
Bestandsaufnahme: Wo stehen wir heute?
Jede Verbesserung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wie wickeln wir Projekte aktuell wirklich ab? Dafür hilft eine Reifegrad-Einteilung – sechs Stufen, deren Kern die Datenintegration ist (nicht das Werkzeug):
| Stufe | Reifegrad | Woran man es erkennt |
|---|---|---|
| 0 | Ungeplant | Ad hoc, kein Plan, kein Soll, keine Auswertung. |
| 1 | Manuell | Plan in Excel/MS Project, Zeiterfassung getrennt davon. |
| 2 | Strukturiert | Systematische Erfassung, aber Datenquellen noch getrennt. |
| 3 | Assistiert | Plan, Ressourcen und Stunden im gleichen System. |
| 4 | Weitgehend automatisiert | Earned Value, Marge und Frühwarnung laufen automatisch. |
| 5 | Vollständig automatisiert | Durchgängige Steuerung mit Eskalation, kaum manueller Aufwand. |
Ordne deine Projektabwicklung ehrlich einer Stufe zu. Der Sprung gelingt fast immer nur eine Stufe auf einmal – und der wichtigste ist der von 2 auf 3: erst wenn Plan, Kapazität und Stunden in einem Modell liegen, werden Marge und Earned Value automatisch berechenbar.
Wo wollen wir hin?
Das Zielbild ist nicht „Level 5 für alle”. Es ist die Stufe, die zu eurer Projektgröße, eurem Risiko und eurem Aufwand passt – und die die Kennzahlen aus Schicht 3 liefern kann, die ihr wirklich braucht.
Und ein wichtiger Punkt zur Zusammenarbeit: Den Grundprozess geben wir vor – die Stationen vom Projekt aus dem Auftrag bis zum ausgewerteten Abschluss sind in teamspace angelegt und bewährt. Aber die Details – wie eure Projekttypen aussehen, welche Statuswerte und Ampelschwellen ihr setzt, was als „abrechenbar” gilt – die kennen wir nicht, die kennt ihr. Ein gutes Vorgehen entsteht deshalb gemeinsam.
Der Grundprozess in teamspace
So sieht der vorgegebene Grundprozess aus – als Regelkreis aus planen → buchen → abgleichen → frühwarnen. Jede Station hat ihren Artikel; die Stationsliste oben auf dieser Seite ist die Kurzfassung.
1. Projekt aus dem Auftrag. Aus dem gewonnenen Auftrag entsteht das Projekt – aus dem Auftrag, aus einer Vorlage oder per Kopie. Wie Auftrag und Projekt zusammenhängen (welche Stunden zu welchem Satz zurückfließen), erklärt Projekt und Auftrag im Zusammenspiel.
2. Strukturieren & planen. Du baust Teilprojekte, Arbeitspakete, Phasen und Meilensteine auf, planst Aufwand und Abhängigkeiten und legst den Zeitplan im Gantt fest. Welches Instrument wofür gut ist, zeigt Die Instrumente des Projektmanagements.
3. Kapazität einplanen. Ressourcen vor Aufgaben: Bevor Arbeit verteilt wird, klärst du im Einsatzplan, wer wann Zeit hat. Den Rahmen dahinter erklärt Kapazitätsplanung verstehen.
4. Zeit buchen. Im laufenden Betrieb bucht das Team Projektzeiten auf Aufgaben und Arbeitspakete – tagesaktuell, denn nur gebuchte Stunden machen Fortschritt und Marge sichtbar. Für ganze Wochen hilft die Zeitmatrix.
5. Steuern & gegensteuern. Frühwarnung statt Nachbericht: Du pflegst Status und Fortschritt und reagierst auf Warnungen und Alarme, bevor etwas kippt. Die Methoden dahinter (Soll-Ist, Earned Value, Ampel) erklärt Methoden des Projektcontrollings.
6. Auswerten & abschließen. Am Ende steht die Soll-Ist-Bilanz: Projekte auswerten zeigt Deckungsbeitrag und Soll-Ist am Einzelprojekt, die Projektberichte die wirtschaftliche Gesamtsicht. Danach wird archiviert.
Übergang: Sobald abgerechnet wird, übernimmt der Abrechnungsprozess – der Durchlauf vom Auftrag bis zur Rechnung steht in Vom Angebot zur Rechnung.
Wenn du tiefer einsteigst
Diese Artikel gehören zur Projektabwicklung, sind aber nicht für jeden Einstieg nötig:
- Offene Punkte in Projekten & am Arbeitspaket – Checklisten und To-dos an Arbeitspaketen.
- Protokolle & Statusberichte – Statusberichte aus echten teamspace-Elementen erzeugen.
- Kapazitäten auswerten – Auslastung der eingeplanten Mitarbeiter lesen.
- Projekttypen und Verzeichnisse – die Projektstruktur einrichten (für Administratoren).
Die vollständige Liste aller Artikel zum Prozess findest du unten auf der Prozessseite unter „Alle Artikel zum Prozess”.
Verwandte Themen
- Kennzahlen für die Projektabwicklung Kennzahlen Konzept
- Methoden des Projektcontrollings Controlling Konzept
- Projektabwicklung auf teamspace.de – Ziele, Reifegrade und Kennzahlen im Überblick