Wer seinen Vertrieb verbessern will, kauft oft zuerst Software. Das ist der falsche Anfang. teamspace ist das Werkzeug – es modelliert und automatisiert einen Prozess, den es nicht ersetzen kann. Ein guter Vertriebsprozess entsteht in Schichten, von oben nach unten: zuerst das Ziel, dann die Teilziele und Kennzahlen, und erst ganz zuletzt die Abbildung im System. Dieser Lotse beschreibt zuerst genau diesen Weg – und zeigt danach, wie der Grundprozess konkret in teamspace aussieht.
Leitsatz: Der Reifegrad eines Vertriebs zeigt sich in den Daten, nicht in der Software. Ein Tool macht aus einem unklaren Prozess keinen guten – es macht ihn nur schneller sichtbar.
Fünf Schichten: vom Ziel zur gelebten Praxis
Bevor du irgendetwas in teamspace anlegst, kläre die Schichten darüber – und denk eine Schicht darunter mit: die Menschen, die den Prozess am Ende leben. Jede Schicht beantwortet eine andere Frage und baut auf der vorigen auf:
- Ziel & Kernfrage. Der Vertrieb beantwortet im Kern eine Frage: Wie gewinnen wir kontinuierlich die richtigen Aufträge? „Kontinuierlich” und „die richtigen” sind dabei genauso wichtig wie „gewinnen” – Planbarkeit und Qualität der Aufträge, nicht nur Menge.
- Teilziele – drei Blickrichtungen. Die Kernfrage zerfällt in drei Dimensionen, die du getrennt steuerst:
- Pipeline (Zukunft): Reicht das, was wir gerade aufbauen, für die nächsten Monate? – Chancenvolumen, Umsatzreichweite.
- Abschluss (Vergangenheit): Wie gut verwandeln wir Chancen in Aufträge? – Konversionsquoten.
- Aktivitäten (Gegenwart): Kümmern wir uns aktiv und um die Richtigen? – Beziehungsqualität.
- Messbare Daten. Erst was du misst, kannst du steuern. Typische Kennzahlen je Dimension: Pipelinewert und gewichteter Forecast (Zukunft), Abschlussquote (Vergangenheit), Chancen ohne nächste Aktivität, Aktivitäten pro Mitarbeiter und letzter & nächster Kontakt zu VIPs (Gegenwart). Welche das im Detail sind und ob teamspace sie liefert, steht in Kennzahlen für den Vertriebsprozess.
- Modellierung im Werkzeug. Jetzt – und erst jetzt – kommt teamspace. Kontakte, Vertriebschancen, Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Auswertungen sind die Bausteine, mit denen du die Schichten 1–3 abbildest und automatisierst.
- Einführung & Schulung – die Menschen. Ein abgebildeter Prozess ist erst ein Versprechen. Wert entsteht, wenn das Team ihn tatsächlich lebt: jeder Lead erfasst, jede Chance gepflegt, jede Aktivität dokumentiert – einheitlich und verlässlich. Das braucht Einführung, Schulung und gemeinsam vereinbarte Konventionen (Ab wann gilt eine Chance als „qualifiziert”? Wann als verloren?). Hier schließt sich der Kreis zum Reifegrad: Die Daten aus Schicht 3 füllen sich nur, wenn die Menschen aus Schicht 5 mitziehen. Hilfreich dafür: teamspace im Unternehmen einführen und teamspace üben: Aufgaben für Einsteiger.
Der Knackpunkt: Die meisten springen direkt zu Schicht 4. Dann hat man ein gepflegtes CRM – aber ohne definiertes Ziel (Schicht 1), ohne Kennzahlen (Schicht 3) und ohne ein Team, das den Prozess wirklich lebt (Schicht 5), wird der Vertrieb davon nicht besser, nur digitaler.
Bestandsaufnahme: Wo stehen wir heute?
Jede Verbesserung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wie machen wir es aktuell wirklich? Nicht, wie es im Handbuch stehen sollte. Dafür hilft eine Reifegrad-Einteilung – sechs Stufen, von „gar nicht” bis „vollständig automatisiert”:
| Stufe | Reifegrad | Woran man es erkennt |
|---|---|---|
| 0 | Ungeplant | Keine strukturierte Übersicht, Chancen leben in Köpfen und Postfächern. |
| 1 | Manuell | Excel-Listen, einzelne Notizen, teilweise dokumentiert. |
| 2 | Strukturiert | Definierte Schritte, aber unsystematisch verknüpft und ohne Auswertung. |
| 3 | Assistiert | CRM im Einsatz, Chancen werden gepflegt, erste Auswertungen. |
| 4 | Weitgehend automatisiert | Automatische Auswertungen, Forecast und Erinnerungen. |
| 5 | Vollständig automatisiert | Durchgängige Steuerung mit Live-Dashboards und Prognose. |
Ordne deinen Vertrieb ehrlich einer Stufe zu. Der Sprung gelingt fast immer nur eine Stufe auf einmal: Von „Excel” (1) direkt zu „Live-Dashboard” (5) springt niemand – der Weg führt über ein gepflegtes CRM (3) und erste belastbare Kennzahlen (4).
Wo wollen wir hin?
Das Zielbild ist nicht „Level 5 für alle”. Es ist die Stufe, die zu eurer Größe, eurem Markt und eurem Aufwand passt – und die die Kennzahlen aus Schicht 3 liefern kann, die ihr wirklich braucht.
Und hier ein wichtiger Punkt zur Zusammenarbeit: Den Grundprozess geben wir vor – die Stationen vom Erstkontakt bis zum Auftrag sind in teamspace angelegt und bewährt. Aber die Details – wie eure Phasen heißen, welche Wahrscheinlichkeiten realistisch sind, ab wann eine Chance „qualifiziert” ist, welche Kennzahl euch nachts wachhält – die kennen wir nicht, die kennt ihr. Ein gutes Vorgehen entsteht deshalb gemeinsam: Wir bringen das Modell, ihr bringt euren Vertrieb, und in der Konfiguration treffen sich beide.
Der Grundprozess in teamspace
So sieht der vorgegebene Grundprozess aus – die Kette, an der entlang sich alles modellieren lässt. Jede Station hat ihren Artikel; die Stationsliste oben auf dieser Seite ist die Kurzfassung.
1. Erstkontakt erfassen. Am Anfang stehen ein Kontakt (Person) und eine Organisation (Firma). Den Überblick gibt die CRM-Einführung.
2. Beziehung einordnen. teamspace setzt Interessent, Kunde oder Lieferant weitgehend automatisch – wer ein Angebot bekommt, ist Interessent; wer beauftragt, wird Kunde. Die ABC-Analyse pro Beziehung (beste 20 % = A, mittlere 60 % = B, schwächste 20 % = C) macht Top-Kunden und Klumpenrisiken sichtbar. Das tägliche Werkzeug dafür sind Vorgänge und Wiedervorlagen.
3. Chance anlegen. Wird ein konkretes Verkaufsvorhaben daraus, eröffnest du eine Vertriebschance mit Zielwert und Ansprechpartner. Ab hier zählt sie in der Pipeline. Hintergrund: Vertriebschancen – Einführung.
4. Im Trichter steuern. Die Chance wandert durch die Phasen und Status des Trichters. Mit jeder Phase steigt die Wahrscheinlichkeit, und teamspace rechnet Zielwert × Wahrscheinlichkeit = aktueller Wert – die gemeinsame Währung deiner Pipeline. Wer das Modell dahinter verstehen will: Vertriebstrichter, Phase & CRM-Status verstehen.
5. Angebot machen. In der Phase „Angebot” wird aus der Chance ein Angebot mit Positionen und Preisen – versenden, nachfassen, bei Zusage in einen Auftrag überführen.
Übergang: Mit dem gewonnenen Auftrag (CRM-Status
Beauftragt) endet der Vertrieb und der Abrechnungsprozess übernimmt.
6. Pipeline auswerten. Hier schließt sich der Kreis zu den Kennzahlen aus Schicht 3: Die Auswertung der Vertriebschancen und die CRM- & Vertriebsberichte zeigen Pipelinewert, Forecast, Abschlussquote und liegengebliebene Chancen – getrennt nach Engpässen und Absagen.
Wenn du tiefer einsteigst
Diese Artikel gehören zum Vertrieb, sind aber nicht für jeden Einstieg nötig:
- Kampagnen anlegen und versenden – größere Adresskreise per Mail-Strecke ansprechen.
- Key Account Manager, VIPs und Servicehinweise – wichtige Kunden gezielt betreuen.
- CRM einrichten – Bewertungsmodelle, freie Felder und Vorgangstypen (für Administratoren).
Die vollständige Liste aller Artikel zum Vertriebsprozess findest du unten auf der Prozessseite unter „Alle Artikel zum Prozess”.
Verwandte Themen
- Vertriebstrichter, Phase & CRM-Status verstehen Vertriebschancen Konzept
- Vertriebsprozess auf teamspace.de – Ziele, Reifegrade und Kennzahlen im Überblick