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Hilfecenter

Angebote erstellen und nachfassen

Angebot anlegen, Positionen und Bereiche aufbauen, per Mail versenden, in der Angebotsverfolgung nachfassen und in einen Auftrag überführen.

Video-Vorschau: Angebot erstellen – Erste Schritte in teamspace

Angebot erstellen – Erste Schritte in teamspace

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Voraussetzungen

Im Angebot beschreibst du, was du dem Kunden anbietest – Leistungen, Mengen, Preise. Du legst es im Belegüberblick oder direkt in der Angebotsverfolgung an, befüllst es mit Positionen und schickst es per Mail raus. Sagt der Kunde zu, machst du in zwei Klicks einen Auftrag daraus – alle Positionen, Adressdaten und Vertragsangaben wandern mit, du musst nichts doppelt eintippen.

Dialog Neuer Beleg - Angebot mit Feldern Vorlage, Sachbearbeiter, Referenzbeleg, Belegname, Preisliste und den Schritten Rechnungsempfänger und Zuordnungen
Anlage-Dialog „Neuer Beleg – Angebot": Vorlage, Sachbearbeiter, Referenzbeleg, Belegname und Preisliste (Schritt 1), darunter „Rechnungsempfänger" und „Zuordnungen".

Angebot anlegen

Aus der Angebotsverfolgung (oder dem Belegüberblick) legst du ein Angebot über den +-Button → Neuer Beleg → Typ Angebot an. Der Dialog fragt:

  1. Vorlage – eine der Angebots-Vorlagen. Bei nur einer Vorlage wählt das System sie automatisch.
  2. Kurzinfo – der interne Anzeigename; taucht in Listen auf, nicht im PDF.
  3. Kontakt – der Empfänger aus dem CRM.
  4. Preisliste – überschreibt die Vorlagen-Preisliste, falls für dieses Angebot etwas anderes gilt.
  5. Projekt / Vertriebschance / Interne Abteilung / Sachbearbeiter – optionale Zuordnungen.

Nach Speichern und schließen landest du im Detailmanager – der Beleg steht im Status Entwurf.

Positionen anlegen

Im Reiter Positionen legst du über + an, was du anbietest. Du wählst einen Artikel aus dem Artikelstamm – die Position erbt Name, Beschreibung und Einzelpreis aus Artikel und hinterlegter Preisliste. Der Position-Dialog ist in vier Abschnitte gegliedert:

  • Stammdaten der Position – Name, Beschreibung, Positionsnummer, Bereich, Positionstyp.
  • Abrechnungsdaten – Abrechnungsart, Einzelpreis, Anzahl, Rabattstufe, Beginn/Ende der Gültigkeit.
  • Sonstiges – Zusatztext, Seitenumbruch nach der Position, Tätigkeitsnachweis-Einstellung.
  • Projekterstellung und Abrechnung – ob aus der Position später ein Projekt-Element entsteht (siehe Projekt und Auftrag).

Positionstypen – Standard, Alternativ, Optional

Im Bereich Stammdaten wählst du den Positionstyp. Ohne Auswahl läuft die Position als Standard.

  • Alternativ – eine Alternative zu einer anderen Position; nicht in der Endsumme gezählt.
  • Optional – Zusatz-Leistung zum Dazubuchen; ebenfalls nicht in der Endsumme, aber zur Auswahl.

Bereiche für die Struktur

Trägt das Angebot mehrere Blöcke (Installation, Lizenzkosten, Einführung), legst du Bereiche an. Aus den Aktionen im Reiter Positionen erstellst du einen Neuen Bereich. Der Dialog bietet u. a.:

  • Titel/Beschreibung – stehen auf dem PDF (wenn Titelzeile anzeigen aktiv).
  • Präfix – wird vor der Positionsnummer angezeigt (A.1, A.2, B.1).
  • Teilsumme – zeigt eine Summe für alle Positionen im Bereich.
  • Positionen anzeigen/ausblenden – Position-Details im PDF verbergen.
  • Auf neue Seite drucken und Neuer Preis des Bereichs (überschreibt die Teilsumme).

Positionen ordnest du dem Bereich beim Anlegen oder per Drag in der Positions-Liste zu.

Vorschau, Versand, Annahme

Im Reiter Vorschau siehst du das PDF wie beim Kunden. Stimmt alles, validierst du über Angebot validieren in den Aktionen (live geprüft 2026-06-25) – das PDF wird endgültig, der Status wechselt aus Entwurf auf Validiert. Per Mail verschickst du über Per Mail versenden; Mail-Text und PDF-Anhang sind schon eingestellt. Soll vor dem Versand intern geprüft werden, reichst du das Angebot in den Freigabe-Workflow ein.

Sagt der Kunde zu, läuft die Auftrags-Erstellung über die Aktion Auftrag erstellen im Angebot. Der Angebotsstatus wechselt automatisch auf Beauftragt. Wie es weitergeht, steht in Aufträge erstellen und abrechnen.

Nachfassen in der Angebotsverfolgung

In der Angebotsverfolgung siehst du alle Angebote nach Status:

  • Entwurf – noch nicht validiert.
  • Offen – validiert, Entscheidung des Kunden steht aus (Feld Angebotsstatus in den Stammdaten).
  • Handlungsbedarf – offene Angebote, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist – du solltest nachfassen.
  • Abgelehnt – vom Kunden oder intern abgelehnt.
  • Beauftragt – aus dem Angebot ist ein Auftrag entstanden.

ℹ Wurde ein Angebot beauftragt, ohne dass du den Auftrag im System erzeugst, setzt du den Angebotsstatus manuell – sonst bleibt das Angebot in Offen hängen.

Angebotsverfolgung-Liste mit Status-Filtern (Offen, Handlungsbedarf, Abgelehnt, Beauftragt) und Zusammenfassung in der Sidebar
Angebotsverfolgung-Liste mit Status-Filtern und Zusammenfassungs-Block.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …So geht’s
Dem Kunden Varianten zur Auswahl gebenPositionstyp Alternativ – zählt nicht in die Endsumme.
Zusatz-Leistungen zum Dazubuchen anbietenPositionstyp Optional.
Das Angebot in Blöcke mit Teilsummen gliedernBereiche anlegen, Teilsumme aktivieren, Präfix setzen.
Sehen, welche Angebote überfällig sindStatus Handlungsbedarf in der Angebotsverfolgung.
Aus dem Angebot einen Auftrag machenAktion Auftrag erstellen – alles wird übernommen.
Preise in einer anderen Sprache/Währung anbietenAndere Preisliste im Anlage-Dialog wählen – siehe Artikel und Preislisten.

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