Belege verstehen: Status & Belegrechte

Im Belegüberblick siehst du alle Belege des Moduls in einer Liste – Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Briefe, Eingangsbelege. Hast du die nötigen Rechte, siehst du auch die Belege deiner Kollegen. Von hier filterst du nach Status, suchst per Belegnummer oder Kontakt und rufst per Klick den Beleg auf – von hier aus läuft fast die ganze Faktura. Meine Belege ist dieselbe Liste, gefiltert auf deine eigenen Belege.

Dieser Artikel erklärt das mentale Modell: Wie ein Beleg seinen Lebenszyklus durchläuft und wer ihn sehen darf. Wie du Vorlagen, Freigaben und Provisionen einrichtest, steht in Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen.

Drei Status, drei Stufen

Ein Beleg lebt in einem von drei Status:

• Entwurf – frisch angelegt. Du änderst Positionen, Belegdaten, Adressen – alles offen. Versand ist nicht möglich, der Beleg hat noch keine endgültige Belegnummer. Der Status steht oben links im Detailmanager.
• Validiert – über die Aktion Angebot validieren bzw. Rechnung validieren (allgemein „<Belegtyp> validieren”, live geprüft 2026-06-25) geschlossen. Das PDF ist erzeugt, die Belegnummer fest, Positionen und Belegdaten lassen sich nicht mehr ändern. Der Beleg darf raus an den Kunden.
• Archiviert – über Beleg archivieren weggeräumt. Aus der aktiven Liste raus, in Berichten und Auswertungen weiter sichtbar. Über die Filter blendest du archivierte Belege wieder ein; zurückholen geht über Beleg aus Archiv holen.

Brauchst du an einem validierten Beleg doch noch eine Änderung, setzt du ihn über Bearbeitungsmodus aktivieren zurück in den Entwurf. Die Belegnummer bleibt erhalten, die Daten werden wieder offen.

Belegrechte – drei Zugriffsmodi

Die Faktura ist ein sensibler Bereich. Sichtbarkeit hängt an drei Stufen, die zusammen wirken:

• Basisrecht – der User darf Belege überhaupt sehen, erstellen oder validieren. Lässt sich pro Belegtyp einschränken: Angebote ja, Rechnungen nein.
• Projektrecht – wer am Projekt arbeitet, an dem ein Beleg hängt, sieht den Beleg über die Projekt-Rolle.
• Belegrecht – direkt am einzelnen Beleg gesetzt, im Reiter Berechtigungen.

Belegrechte kennen drei Modi:

• Uneingeschränkt – alle User mit Basisrecht haben Vollzugriff. Andere Rechte dürfen den Zugriff nicht weiter einschränken.
• Eingeschränkt – Zugriff pro Mitarbeiter gesetzt; je Mitarbeiter wählst du Lesen, Schreiben oder Voller Zugriff.
• Privat – nur der Ersteller sieht den Beleg.

Belegrechte lassen sich in den Belegvorlagen vorab pflegen – ein neuer Beleg aus dieser Vorlage erbt die Rechte automatisch.

Spezialisierte Listen rund um den Belegüberblick

Neben dem Belegüberblick hat die Faktura Listen, die jeweils einen Belegtyp im Detail zeigen – mit eigenen Filtern und Spalten:

• Angebotsverfolgung für Angebote, gefiltert nach Entwurf, Offen, Handlungsbedarf, Abgelehnt, Beauftragt.
• Auftragsabrechnung für Aufträge, gefiltert nach Entwurf, Laufende Verträge, Wartend, Jetzt abzurechnen.
• Rechnungsmanagement und Forderungsmanagement für Rechnungen, gefiltert nach Zahlungs-Status.
• Eingangsbelege für Bestellungen, Ausgaben und Eingangsbriefe.

Du kommst dort schneller an die belegtyp-spezifischen Filter heran. Wer alles auf einen Blick haben will – egal welcher Typ – bleibt im Belegüberblick.

Belege prüfen und freigeben

Soll ein Beleg vor dem Versand intern geprüft werden, hängt ihr einen Freigabe-Workflow an den Belegtyp. Mit aktivem Workflow kann der Mitarbeiter den Beleg nicht selbst validieren – er reicht ihn zur Prüfung ein. Der hinterlegte Prüfer bekommt eine Meldung, gibt frei oder weist zurück; erst danach läuft der Beleg in die nächste Stufe. Die Einrichtung steht in Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen.

Typische Fragen & Anforderungen

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