Damit Belege schnell und einheitlich entstehen, richtest du Belegvorlagen ein. Sollen Belege vor dem Versand geprüft werden, hängst du einen Freigabe-Workflow an den Belegtyp. Und für vertriebliche Vergütung sorgen Provisionsregeln, die teamspace bei der Rechnungsstellung automatisch ausrechnet. Das mentale Modell hinter Status und Belegrechten steht in Belege verstehen: Status & Belegrechte; hier geht es um die Einrichtung.
Belegvorlagen
Für jeden Belegtyp brauchst du eine Vorlage. Für die gängigen Typen sind Standardvorlagen schon angelegt. Eigene Vorlagen ergänzt du, wenn du den Standard immer wieder gleich abänderst – andere Preisliste, andere Belegrechte, andere Standard-Positionen.
Du legst die Vorlage über Konfiguration → Finanzen → Belege → Neue Vorlage an. Im Dialog wählst du:
- Belegtyp – Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Rechnungskorrektur, Brief, Bestellung.
- Layout – das PDF-Layout, in das der Beleg gerendert wird.
- Name – damit du die Vorlage beim Anlegen wiederfindest.
Im Detailmanager der Vorlage hinterlegst du eine Preisliste (empfohlen – ohne sie fragt das System beim ersten Beleg nach: „Bitte wählen Sie eine Preisliste aus”). Du kannst Positionen vorab anlegen und Belegrechte vorab pflegen; aus dieser Vorlage erzeugte Belege bringen Positionen und Rechte schon mit. Bei der Beleg-Erstellung tauchen alle passenden Vorlagen zum gewählten Typ in der Auswahl auf.
Freigabe-Workflows
Soll ein Beleg vor dem Versand intern geprüft werden, hängst du einen Freigabe-Workflow an den Belegtyp. Mit aktivem Workflow kann der Mitarbeiter den Beleg nicht selbst validieren – er reicht ihn zur Prüfung ein. Der hinterlegte Prüfer bekommt eine Meldung, öffnet den Beleg, gibt ihn frei oder weist ihn zurück; erst nach der Freigabe läuft der Beleg in die nächste Stufe. Workflow und Prüfungs-Bedingungen werden vorab in der Konfiguration festgelegt – die Abwicklung passiert dann automatisch.
Provisionen
Im Reiter Provisionen am Beleg siehst du, welche Provisionsregeln greifen und welche Beträge daraus entstanden sind. Die Regeln legst du vorab in der Konfiguration an; aus der Rechnungsstellung eines Auftrags rechnet das System die Provisionen automatisch aus und führt sie mit den jeweiligen Werten auf.
Häufige Probleme
Warum fragt das System beim ersten Beleg „Bitte wählen Sie eine Preisliste aus”?
Die Belegvorlage trägt keine Preisliste. Hinterleg im Detailmanager der Vorlage eine Preisliste – dann bringt jeder daraus erzeugte Beleg sie schon mit, und die Nachfrage entfällt.
Warum kann ein Mitarbeiter seinen Beleg nicht selbst validieren? Am Belegtyp hängt ein Freigabe-Workflow. Mit aktivem Workflow reicht der Mitarbeiter den Beleg nur zur Prüfung ein; erst nach der Freigabe durch den hinterlegten Prüfer läuft er in die nächste Stufe. Das ist beabsichtigt – die Vier-Augen-Prüfung.
Warum erbt ein neuer Beleg die Belegrechte nicht? Belegrechte werden nur vererbt, wenn sie in der Vorlage vorgepflegt sind. Trag die gewünschten Rechte einmalig in der Belegvorlage ein, dann bringen neue Belege aus dieser Vorlage sie automatisch mit.
Typische Fragen & Anforderungen
| Du möchtest … | So geht’s |
|---|---|
| Neue Belege immer mit fester Preisliste | Preisliste in der Belegvorlage hinterlegen. |
| Standard-Positionen vorbelegen | Positionen direkt in der Vorlage anlegen. |
| Belegrechte automatisch vergeben | Belegrechte in der Vorlage vorpflegen – neue Belege erben sie. |
| Vier-Augen-Prüfung vor Versand | Freigabe-Workflow am Belegtyp einrichten. |
| Vertriebsprovision automatisch berechnen | Provisionsregeln in der Konfiguration; Anzeige im Reiter Provisionen. |
Verwandte Themen
- Belege verstehen: Status & Belegrechte Faktura Konzept
- Artikel und Preislisten (mit Video) Faktura Konfiguration
- Thema: Berechtigungen Berechtigungen