Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen

Damit Belege schnell und einheitlich entstehen, richtest du Belegvorlagen ein. Sollen Belege vor dem Versand geprüft werden, hängst du einen Freigabe-Workflow an den Belegtyp. Und für vertriebliche Vergütung sorgen Provisionsregeln, die teamspace bei der Rechnungsstellung automatisch ausrechnet. Das mentale Modell hinter Status und Belegrechten steht in Belege verstehen: Status & Belegrechte; hier geht es um die Einrichtung.

Belegvorlagen

Für jeden Belegtyp brauchst du eine Vorlage. Für die gängigen Typen sind Standardvorlagen schon angelegt. Eigene Vorlagen ergänzt du, wenn du den Standard immer wieder gleich abänderst – andere Preisliste, andere Belegrechte, andere Standard-Positionen.

Du legst die Vorlage über Konfiguration → Finanzen → Belege → Neue Vorlage an. Im Dialog wählst du:

Belegtyp – Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Rechnungskorrektur, Brief, Bestellung.
Layout – das PDF-Layout, in das der Beleg gerendert wird.
Name – damit du die Vorlage beim Anlegen wiederfindest.

Konfiguration Finanzen Belege: Belegvorlagen-Liste nach Belegtyp gruppiert (Auftragsbestätigung, Anfrage, Bestellschein, Brief) — `Konfiguration → Finanzen → Belege`: die Belegvorlagen, nach Belegtyp gruppiert (Auftragsbestätigung, Anfrage, Bestellschein, Brief) mit Belegname, Preisliste und Zugriff. Eine neue Vorlage legst du über „Neuer Beleg" (Belegtyp wählen → Vorlage/Belegname) an.

Im Detailmanager der Vorlage hinterlegst du eine Preisliste (empfohlen – ohne sie fragt das System beim ersten Beleg nach: „Bitte wählen Sie eine Preisliste aus”). Du kannst Positionen vorab anlegen und Belegrechte vorab pflegen; aus dieser Vorlage erzeugte Belege bringen Positionen und Rechte schon mit. Bei der Beleg-Erstellung tauchen alle passenden Vorlagen zum gewählten Typ in der Auswahl auf.

Freigabe-Workflows

Soll ein Beleg vor dem Versand intern geprüft werden, hängst du einen Freigabe-Workflow an den Belegtyp. Mit aktivem Workflow kann der Mitarbeiter den Beleg nicht selbst validieren – er reicht ihn zur Prüfung ein. Der hinterlegte Prüfer bekommt eine Meldung, öffnet den Beleg, gibt ihn frei oder weist ihn zurück; erst nach der Freigabe läuft der Beleg in die nächste Stufe. Workflow und Prüfungs-Bedingungen werden vorab in der Konfiguration festgelegt – die Abwicklung passiert dann automatisch.

Dialog „Prüfung — 1 Prüfung anlegen: Typ und Prüfer festlegen – der Prüfer kann u. a. eine Benutzergruppe, ein Mitarbeiter oder eine Projektrolle sein.

Beleg-Detailmanager auf dem Reiter „Prüfung — 2 Am Beleg zeigt der Reiter „Prüfung“ die offene Prüfung samt Prüfer und benötigten Bestätigungen.

Provisionen

Im Reiter Provisionen am Beleg siehst du, welche Provisionsregeln greifen und welche Beträge daraus entstanden sind. Die Regeln legst du vorab in der Konfiguration an; aus der Rechnungsstellung eines Auftrags rechnet das System die Provisionen automatisch aus und führt sie mit den jeweiligen Werten auf.

Typische Fragen & Anforderungen

Du möchtest …	So geht’s
Neue Belege immer mit fester Preisliste	Preisliste in der Belegvorlage hinterlegen.
Standard-Positionen vorbelegen	Positionen direkt in der Vorlage anlegen.
Belegrechte automatisch vergeben	Belegrechte in der Vorlage vorpflegen – neue Belege erben sie.
Vier-Augen-Prüfung vor Versand	Freigabe-Workflow am Belegtyp einrichten.
Vertriebsprovision automatisch berechnen	Provisionsregeln in der Konfiguration; Anzeige im Reiter `Provisionen`.