Projekt und Auftrag im Zusammenspiel

Projekt und Auftrag sind zwei Objekte, die voneinander wissen müssen. Das Projekt steuert das Operative – wer was wann macht, was erledigt ist, wo Dokumente liegen. Der Auftrag steuert die Abrechnung – was wann zu welchem Stundensatz auf welche Position läuft. Damit beide Seiten zusammenpassen, gibt es Verknüpfungen, die bei der richtigen Auftrags-Konfiguration automatisch entstehen. (Es können sogar mehrere Aufträge an einem Projekt hängen – etwa bei Erweiterungsaufträgen.)

Du erzeugst das Projekt typischerweise aus dem Auftrag heraus: im Auftrag liegen schon Positionen, Kunde, Sachbearbeiter – beim Anlegen wird daraus das Projekt mit passenden Arbeitspaketen.

Drei Fragen, die der Auftrag beantworten muss

Aus Sicht eines Auftrags ergeben sich drei Fragen:

1. Welche Teilprojekte/Arbeitspakete sollen aus den Auftragspositionen entstehen?
2. Mit welchem Stundensatz kann ich Zeiten (oder Kosten) abrechnen?
3. Wann darf ich eine Rechnung erstellen?

Die ersten beiden Antworten sind Projekt-Verknüpfung; die dritte ist Abrechnungs-Logik. Beide werden in den Position-Einstellungen unter Projekterstellung und Abrechnung gepflegt – oder bereits einmalig im Artikel bzw. in einer Auftragsvorlage.

Wie aus dem Auftrag ein Projekt entsteht

Im Auftrag findest du in den Aktionen die Aktion Projekt erstellen. Pro Auftrag entsteht genau ein Projekt – danach ist die Aktion verbraucht. Du kannst dem neuen Projekt drei Rollen geben:

• Hauptprojekt – der Auftrag bekommt ein eigenes Projekt. Standard.
• Teilprojekt – der Auftrag hängt sich unter ein bestehendes Projekt. Praktisch für Erweiterungs-Aufträge.
• Arbeitspaket – noch eine Stufe tiefer; selten, aber für Mini-Aufträge nützlich.

Legst du im Auftrag Bereiche an (z. B. „Konzeption”), bekommt auch das Projekt diese Struktur – so manipulierst du gezielt, wie das Projekt aussieht.

Pro Position – Projekt-Verknüpfung steuern

Pro Position gibt es zwei Schalter, die das Projekt formen.

Was im Projekt entstehen soll – Feld Projekterstellung:

• Auto – das System legt ein Arbeitspaket an.
• Kein Projekt erstellen – für diese Position passiert nichts (typisch für Grundgebühr, Basiswert, Stundensatz-Sammler).
• Individuelle Einstellungen – Detail-Optionen klappen auf (etwa: erst zum Status In Arbeit erstellen).
• Mit Vorlage – eine Teilprojekt-Vorlage wird verwendet (gut für wiederkehrende Aufgaben-Bündel).

Wo die Position-Abrechnung andockt – Feld Verknüpfung:

• Original Position – direkt mit dem daraus erstellten Arbeitspaket verknüpft.
• Hauptprojekt – dockt am Projekt-Root an (sinnvoll für Stundensatz-Sammler).
• Bereich – dockt am Teilprojekt an, das aus einem Belegbereich entsteht.
• Keine – keine Verknüpfung; Zeit-Buchungen finden die Position nicht selbst.

Wie das Projekt dem Auftrag Zeiten zurückspielt

Bucht ein Mitarbeiter eine Zeit auf ein Arbeitspaket, sucht das System die passende Auftragsposition – nach Regeln, die du pro Position konfigurierst:

• Priorität – sind mehrere Positionen mit demselben Element verknüpft, wird die mit höherer Priorität zuerst angesprochen.
• Max. abrechenbare Zeit und Max. gilt pro X Zeiteinheiten – Begrenzung pro Position, ggf. periodisch (45 Minuten pro Monat).
• Rubrik und Bereich sowie Bearbeiter – nur Zeiten mit passender Rubrik bzw. von bestimmten Mitarbeitern (Stundensatz Volker fängt nur Volkers Zeiten ein).
• Von-Bis – zeitliche Begrenzung der Gültigkeit.

Findet das System keine passende Position direkt am Arbeitspaket, läuft es die Projekt-Hierarchie nach oben – Teilprojekt, Hauptprojekt – und sucht dort weiter. Damit reichen wenige Stundensatz-Sammler am Hauptprojekt, um viele Arbeitspakete abzudecken.

ℹ Stolperstelle „Mehrere Mitarbeiter, ein Arbeitspaket”. Hat das Arbeitspaket keinen eigenen Stundensatz und das Hauptprojekt nur einen Sammler für Volker, landen Zeiten anderer Mitarbeiter auf Volkers Stundensatz – er wird zu hoch belastet. Sauberer Aufbau: zwei Sammler am Hauptprojekt – Stundensatz Volker mit Bearbeiter = Volker Vorstand und der Rest ohne Bearbeiter-Restriktion. Zeiten finden den richtigen Sammler dann automatisch. Erscheint die Warnung „Zeiten ohne Auftragsposition”, fehlt genau so ein Sammler.

Wann der Auftrag abrechnen darf

Über die Abrechnungsdaten am Auftrag (Reiter Stammdaten) bestimmst du, wann das System den Auftrag als „jetzt abzurechnen” markiert – über die Modi Regeln, Manuell, Zahlungsplan, Abrechnungsregeln und Abgerechnet. Im Modus Regeln greifen Kriterien wie Projektfortschritt, Projektstatus, Mindestabrechnung und frühester Abrechnungstermin. Mit der Checkbox Auf Teilprojektbasis zählt der Fortschritt pro Teilprojekt einzeln. Die vollständige Liste der Modi mit Beispielen steht in Aufträge erstellen und abrechnen.

Wichtig: Der Bezugspunkt für „50 % fertig” ist das verknüpfte Teilprojekt – nicht irgendein Projekt. Welche Position welches Projekt-Element abrechnet, siehst du im Reiter Abrechnung.

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