Im Abrechnungsprozess liegt der schnellste Gewinn eines Dienstleisters: Das meiste davon kostet keinen neuen Kunden, nur einen besseren Ablauf. Wer schneller und vollständiger abrechnet, verbessert die Liquidität sofort – ohne mehr zu verkaufen. Trotzdem fängt man oft bei der Software an. Das ist der falsche Anfang. teamspace ist das Werkzeug; es modelliert und automatisiert einen Prozess, den es nicht ersetzen kann. Ein guter Abrechnungsprozess entsteht in Schichten, von oben nach unten – zuerst das Ziel, dann die Teilziele und Kennzahlen, und erst zuletzt die Abbildung im System. Dieser Lotse beschreibt zuerst diesen Weg und zeigt danach den Grundprozess in teamspace.
Leitsatz: Der schnellste Gewinn liegt nicht in mehr Umsatz, sondern in weniger Bruch. Jede von Hand übertragene Stunde, jede verspätete Rechnung und jeder vergessene offene Posten kostet Geld – und keiner davon braucht einen neuen Kunden.
Fünf Schichten: vom Ziel zur gelebten Praxis
Bevor du irgendetwas in teamspace anlegst, kläre die Schichten darüber – und denk eine Schicht darunter mit: die Menschen, die den Prozess am Ende leben. Jede beantwortet eine andere Frage und baut auf der vorigen auf:
- Ziel & Kernfrage. Die Abrechnung beantwortet im Kern: Wie verwandeln wir Leistung schnell und vollständig in Umsatz? „Schnell” (Geschwindigkeit) und „vollständig” (keine fakturierbare Arbeit geht verloren) sind beide gemeint.
- Teilziele – drei Hebel. Die Kernfrage zerfällt in drei Hebel, die du getrennt steuerst:
- Vollständigkeit: Keine abrechenbare Leistung versickert – jede Stunde, Pauschale und jedes Material landet auf einer Rechnung.
- Geschwindigkeit: Rechnungen in Tagen statt Wochen – und schneller bezahlt.
- Forecast: Belastbare Umsatzplanung aus offenen Aufträgen statt Bauchgefühl.
- Messbare Daten. Erst was du misst, kannst du steuern. Die Kennzahlen der Abrechnung – Umsatz (Ist), Rechnungsdurchlaufzeit, Realisierungsrate, Umsatzforecast, Forderungsbestand, DSO und Anteil E-Rechnung – und ob teamspace sie liefert, stehen in Kennzahlen für den Abrechnungsprozess.
- Modellierung im Werkzeug. Jetzt – und erst jetzt – kommt teamspace. Der entscheidende Hebel ist der Datenfluss ohne Bruch: Freigegebene Zeiten und Kosten werden nach Abrechnungsarten automatisch zu Rechnungszeilen – keine Doppelerfassung, keine Tippfehler. E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) und Mahnwesen hängen direkt daran.
- Einführung & Schulung – die Menschen. Ein abgebildeter Prozess ist erst ein Versprechen. „Vollständig in Umsatz” gelingt nur, wenn das Team zeitnah und lückenlos bucht: jede abrechenbare Stunde, jede Spese, jedes Material. Das braucht Einführung, Schulung und Konventionen (Was ist abrechenbar? Wann wird festgeschrieben?). Hier schließt sich der Kreis: Umsatz und Realisierungsrate aus Schicht 3 sind nur so vollständig wie die Buchungen aus Schicht 5. Hilfreich: teamspace im Unternehmen einführen und die Übung „Vom Angebot zur Rechnung”.
Der Knackpunkt: Die meisten springen direkt zu Schicht 4. Dann hat man eine Rechnungssoftware – aber ohne definiertes Ziel (Schicht 1), ohne Kennzahlen (Schicht 3) und ohne ein Team, das lückenlos erfasst (Schicht 5), wird die Abrechnung davon nicht besser, nur digitaler.
Bestandsaufnahme: Wo stehen wir heute?
Jede Verbesserung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wie rechnen wir aktuell wirklich ab? Dafür hilft eine Reifegrad-Einteilung – sechs Stufen von „ad hoc” bis „durchgängig”:
| Stufe | Reifegrad | Woran man es erkennt |
|---|---|---|
| 0 | Ungeplant | Rechnungen ad hoc, oft erst am Quartalsende. |
| 1 | Manuell | Rechnungen in Word oder Excel, Stunden separat geführt. |
| 2 | Strukturiert | Rechnungssoftware im Einsatz, Positionen aber manuell übertragen. |
| 3 | Assistiert | Rechnungsvorschlag mit Prüfung, ZUGFeRD und XRechnung. |
| 4 | Automatisiert | Rechnung nach Abrechnungsregeln, mehrstufiges Mahnwesen, DATEV-Export. |
| 5 | Durchgängig | Tagesaktueller Durchlauf, automatischer Mahnungslauf, täglicher Abgleich. |
Ordne deine Abrechnung ehrlich einer Stufe zu. Der Sprung gelingt fast immer nur eine Stufe auf einmal – und der wertvollste ist der von 2 auf 3: erst wenn der Rechnungsvorschlag aus den erfassten Leistungen selbst entsteht, verschwinden die Übertragungsfehler und die Durchlaufzeit fällt.
Hinweis Pflicht-Termine: Die E-Rechnungsstandards ZUGFeRD und XRechnung werden ab 2025/2027/2028 stufenweise Pflicht. Wer bei Stufe 3+ steht, hat das bereits abgedeckt – siehe E-Rechnung einrichten und nutzen.
Wo wollen wir hin?
Das Zielbild ist nicht „Level 5 für alle”. Es ist die Stufe, die zu eurem Geschäftsmodell und Rechnungsvolumen passt – und die die Kennzahlen aus Schicht 3 liefern kann, die ihr wirklich braucht.
Und ein wichtiger Punkt zur Zusammenarbeit: Den Grundprozess geben wir vor – die Stationen von der Leistungserfassung bis zur Auswertung sind in teamspace angelegt und bewährt. Aber die Details – welche Abrechnungsarten ihr nutzt, wie eure Freigabe und Mahnstufen aussehen, was als abrechenbar gilt – die kennen wir nicht, die kennt ihr. Ein gutes Vorgehen entsteht deshalb gemeinsam.
Der Grundprozess in teamspace
So sieht der vorgegebene Grundprozess aus – die Kette von der Leistung zum Geldeingang. Jede Station hat ihren Artikel; die Stationsliste oben auf dieser Seite ist die Kurzfassung.
1. Leistung erfassen. Am Anfang steht die zeitnahe, lückenlose Erfassung: Projektzeiten buchen, dazu Spesen & Material und im Service die Servicezeiten am Ticket. Nur erfasste Leistung lässt sich abrechnen.
2. Freigeben & festschreiben. Bevor abgerechnet wird, werden Zeiten geprüft und gegen Änderungen gesichert: Zeitbuchungen festschreiben, bei Bedarf mit dem Freigabe-Workflow des Stundenzettels.
3. Rechnung erzeugen. Aus dem Auftrag und den freigegebenen Leistungen entsteht die Rechnung – die Abrechnungsart bestimmt, wie aus jeder Position eine Rechnungszeile wird. Wiederkehrendes (Wartung, Lizenzen) läuft über wiederkehrende Rechnungen.
4. E-Rechnung & Versand. Geprüft und versandt wird als PDF oder als E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung); die BT-Felder sind die Nachschlage-Referenz für die Strukturdaten.
5. Offene Posten & mahnen. Nach dem Versand zählt der Zahlungseingang: Mahnungen & Forderungsmanagement erkennt überfällige Rechnungen, wechselt Mahnstufen und hält den Forderungsstatus im Blick.
6. Auswerten. Den Abschluss bilden die Finanzberichte: Umsatz (Fakturaanalyse), erwartete Einnahmen (Zukünftige Einnahmen) und der Soll-Ist-Vergleich (Nachkalkulation).
Vorgelagert: Der Durchlauf vom Angebot bis zur Rechnung steht kompakt in Vom Angebot zur Rechnung; das mentale Modell hinter jeder Faktura-Aktion in Belege verstehen: Status & Belegrechte.
Wenn du tiefer einsteigst
Diese Artikel gehören zur Abrechnung, sind aber nicht für jeden Einstieg nötig:
- Faktura – Einführung – der Überblick über das ganze Modul.
- Kosten an Kunden weiterverrechnen – Fremdkosten und Material auf die Rechnung bringen.
- Belegvorlagen, Freigaben & Provisionen – Layouts, Vier-Augen-Prüfung und Provisionen (für Administratoren).
- Artikel und Preislisten – die Preisbasis einrichten (für Administratoren).
Die vollständige Liste aller Artikel zum Prozess findest du unten auf der Prozessseite unter „Alle Artikel zum Prozess”.
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