Unter dem Belegüberblick finden Sie eine Übersicht ähnlich der „Meine Belege“-Seite. Der Unterschied besteht in der Sortiermöglichkeit nach Zustand und der Tatsache, dass man auch Belege von Kollegen sehen kann, wenn man die geeigneten Rechte dazu besitzt.
Diese Seite ist das Kernstück des Faktura-Moduls und prinzipiell kann man sagen, dass sich die gesamte Faktura hier abspielt. Die restlichen Seiten bilden lediglich einen Teil der hier dargestellten Funktionalität ab und beziehen sich auf spezifische Geschäftsprozesse.
In der Zusammenfassung haben Sie die Möglichkeit schnell Belege nach bestimmten Belegzuständen zu filtern.
Status der Belege #
Insgesamt wird zwischen 3 verschiedenen Status entschieden, in der sich ein Beleg befinden kann. Diese sind:
- Entwurf
- Validiert
- Archiviert
Entwurf
Sobald ein Beleg angelegt wird, befindet sich dieser im Entwurfsmodus. Dies wird auf der auf der linken oberen Seite des Detailmanagers mit einem „Entwurfs“-Button dargestellt. Belege, die sich im Entwurfsmodus befinden, können vollumfänglich bearbeitet werden. Dies kann zum Beispiel das Bearbeiten von Positionen oder der Belegdaten sein. Belege, die sich im Entwurfsmodus befinden, können nicht versendet werden.
Validiert
Sobald Sie den Beleg fertigstellt haben, können Sie diesen validieren. Hierzu gibt es im Detailmanager eine passende Aktion. Zum Beispiel „Angebot erstellen“. Mit der Validierung wird das .pdf gebildet. Gleichzeitig verschwindet der „Entwurfs“-Button und belegrelevante Daten, wie Belegdaten oder Positionen, können nicht mehr verändert werden. Validierte Belege erhalten eine feste Belegnummer und können versendet werden. Um eine Änderung in validierten Belegen vornehmen zu können, muss der Beleg in den Entwurfsmodus zurückgesetzt werden.
Archiviert
Belege können archiviert werden. Dies bietet sich zum Beispiel bei abgerechneten Aufträgen oder bezahlten Rechnungen an. Durch die Archivierung verschwinden diese Belege nicht aus Berichten und Auswertungen, jedoch aus Ihrer Belegliste. Somit haben Sie immer eine saubere Liste. Über die Filtereinstellungen können jedoch auch archivierte Belege angezeigt werden. Um die Archivierung vorzunehmen gibt es im Detailmanager die Aktion „Beleg archivieren“. Archivierte Belege können über die Aktion „Beleg aus Archiv holen“ wieder zurückgeholt werden.
Berechtigungen der Belege #
Das Finanzmodul stellt eine der sensibelsten Stellen in Unternehmen dar. Aus diesem Grund gibt es mehrere Möglichkeiten, um den Zugriff auf Belege zu regeln. Zunächst benötigt der User das Basisrecht, dass er Belege überhaupt sehen, diese erstellen oder validieren darf.
Dieses Basisrecht kann bereits eingeschränkt werden. Zum Beispiel, dass der User lediglich Angebote, aber keine Rechnungen sehen darf. Ähnlich verhält es sich auch beim Erstellen und Validieren der Belege.
Entscheidend für die Sichtbarkeit der einzelnen Belege sind letztendlich aber die Projektrechte oder die Belegrechte.
Belegrechte
Unabhängig von den Projektrechten ist es auch möglich, einzelne Belege individuell über Belegrechte zu berechtigen. Zur Auswahl stehen hier folgende Zugriffsmodi:
- Uneingeschränkt
Hier haben alle User einen Vollzugriff auf den Beleg. Vorrausetzung hierfür ist jedoch, dass die grundsätzlichen Rechte vorhanden sind, oder der Beleg nicht durch andere Rechte (zum Beispiel Projektrolle) berechtigt ist.
- Eingeschränkt
Beim eingeschränkten Zugriffsmodus können die Zugriffe gezielt pro Mitarbeiter gesetzt werden. Zudem steht jeweils die Wahlmöglichkeit zur Verfügung, in welcher Form der Zugriff gewährt wird (Lesen, Schreiben, Voller Zugriff)
- Privat
Bei dieser Zugriffseinstellung sieht lediglich der Belegersteller den Beleg.
Die Belegrechte können bereits in den Belegvorlagen gesetzt werden, sofern eine Vorlage genommen wird, hat der Beleg bereits die voreingestellten Rechte.
Belege prüfen und freigeben #
Es gibt die Möglichkeit, Belege anderen Personen zur Prüfung vorzulegen. Hierzu können eigene Workflows erstellt werden. Die Workflows wiederum hängen an den betreffenden Belegen, die einer Prüfung obliegen.
Sofern ein Freigabeworkflow an einem Beleg hängt, können Belege zum Beispiel nicht mehr direkt erstellt werden, sondern müssen im Vorfeld zur Prüfung vorgelegt werden.
In diesem Fall kann der Mitarbeiter den Beleg nicht erstellen, sondern lediglich zur Prüfung geben. Die Person, die im Freigabeprozess als Prüfer hinterlegt ist, erhält nun eine Benachrichtigung. Anschließend prüft die Person den Beleg und gibt diesen frei.
Der Belegfreigabeprozess läuft in der Anwendung automatisiert. Hierzu müssen jedoch in der Konfiguration der Prozess und die Bedingungen der Prüfung hinterlegt werden.
Provisionen auf Belege #
An dieser Stelle können die in der Konfiguration angelegten Provisionsregeln bei den Belegen hinterlegt bzw. eingesehen werden. Neben dem Ausweis der geltenden Regeln finden sich hier die durch die Erstellung der Rechnungen aus den Aufträgen erzeugte Provisionen mit ihren monetären Werten.
Belegvorlagen erstellen #
Um Belege erstellen zu können, benötigen Sie eine entsprechende Belegvorlage pro Belegtyp. Standardmäßig sind für die gängigen Belegtypen bereits Vorlagen angelegt. Dennoch haben Sie die Möglichkeit weitere Belegvorlagen zu erstellen. Alles, was Sie in dieser Vorlage einstellen, ist im späteren tatsächlichen Beleg für Sie voreingestellt.
Bei der Erstellung einer neuen Vorlage müssen Sie zunächst den Belegtyp (z.B. Angebot oder Auftrag) und anschließend das Layout auswählen. Abschließend geben Sie Ihrer Vorlage einen wiedererkennbaren Namen.
Anschließend gelangen Sie in den Detailmanager der Belegvorschau. Zu empfehlen ist, wenn Sie hier direkt eine Preisliste hinterlegen.
Darüber hinaus können Sie bereits Positionen hinzufügen. Wenn Sie später aus dieser Vorlage einen tatsächlichen Beleg erstellen, sind diese Positionen bereits vorausgewählt. Alle von Ihnen angelegten Belegvorlagen werden Ihnen bei der Erstellung von Belegen zum passenden Belegtyp angezeigt.